Hướng dẫn cài đặt VNPT plugin ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử

Chữ ký điện tử hay chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi và phổ biến hơn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp hay công ty. Với nhu cầu sử dụng chữ ký số ngày một tăng cao như hiện nay, có rất nhiều đại lý gửi tới dịch vụ tạo mới chữ ký số hay gia hạn chữ ký. Tuy nhiên, dịch vụ ở mỗi nơi một khác, đi kèm với đó là chất lượng sản phẩm cũng có sự chênh lệch nhất định. Bài viết này sẽ giới thiệu về nội dung: Hướng dẫn cài đặt VNPT plugin ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử . Hãy cùng LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.

1. Khái niệm chữ ký số

Có nhiều góc độ định nghĩa về token. Dưới góc độ doanh nghiệp sử dụng token thì chữ ký số/chứng thư số/token điện tử…là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Có thể chia chữ ký số thành hai phần chính sau:

+ Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
+ Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

2. Đôi nét về chữ ký số VNPT

2.1 Khái niệm plugin ký số

Plugin ký số thực chất là 1 phần mềm được thiết kế bổ sung tính năng khi ký số ở trên các trang web. Sử dụng plugin sẽ giúp quá trình ký số cũng như kiểm tra chữ ký ở trên các file với nhiều định dạng được tiện lợi hơn.

Cài đặt plugin ký số giúp doanh nghiệp sử dụng chữ ký số tiện lợi khi giao dịch

Hiện nay, hầu hết các phần mềm plugin được dùng cho ký số đều có khả năng tương thích với các trình duyệt khác nhau. Có thể kể đến như: Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge hay Internet Explorer… Quá trình cài đặt phần mềm này cũng khá đơn giản. Dù là dùng trên hệ điều hành Window hay Mac Os thì cũng không gây khó khăn cho người dùng.

2.2 Chữ ký số VNPT là gì?

Chữ ký số VNPT-CA là dịch vụ chữ ký số đầu tiên được cấp phép gửi tới tại Việt Nam do Công ty Điện toán và Truyền số liệu VDC, đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT gửi tới.

Chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, các e-mail, để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master.

Mặt khác, Chữ ký số cũng có thể dùng để khai thuế qua mạng , khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến đơn vị thuế xếp hàng để nộp tờ khai này.

Chữ ký số giúp cho các đối tác có thể ký hợp đồng làm ăn hoàn toàn trực tuyến không cần ngồi trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.

3. Lợi ích của việc sử dụng Chữ ký số VNPT-CA

– Tiết kiệm thời gian cho Doanh nghiệp trong việc kê khai: Không phải đến đơn vị thuế kê khai hàng tháng, thời gian di chuyển, thời gian chờ đợi xếp hàng….
– Tiết kiệm chi phí : in ấn, di chuyển, chi phí cơ hội….
– Đơn giản, tiện lợi, nhanh chóng
– Nâng cao năng xuất lao động, xử lý công việc.
– Trong trường hợp có sự sai xót, bổ sung: nhanh chóng, thuận tiện …
– Thời hạn nộp báo cáo kéo dài: đến hết ngày 20 hàng tháng, nộp báo cáo 24/24

4. Hướng dẫn cài đặt plugin ký số

4.1. Chuẩn bị trước khi cài đặt

Để thực hiện cài đặt thì người dùng phải hoàn thiện đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số VNPT. Các giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị là:

Chứng minh thư bản sao công chứng của người uỷ quyền doanh nghiệp
Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao công chứng của doanh nghiệp
Giấy chứng nhận mã số của doanh nghiệp bản photo có công chứng
Nếu người đi làm thủ tục đăng ký không phải là chủ doanh nghiệp thì phải có giấy ủy quyền

Đây đều là những giấy tờ cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng sở hữu nên việc chuẩn bị hồ sơ để đăng ký rất đơn giản.

4.2. Hướng dẫn cài đặt chữ ký số VNPT

Sau khi đã hoàn thành đăng ký chữ ký số VNPT, người dùng sẽ thực hiện cài đặt chữ ký số để sử dụng. Các bước cài đặt cụ thể như sau:

Bước 1: Cài đặt chứng thư số VNPT-CA (USB token)

Để cài đặt trước hết cần tải chứng thư số về máy. Người dùng truy cập website: https://vnpt-ca.vn/ để tải chứng thư số. Sau đó, thực hiện theo các bước sau:

Cắm USB Token vào máy tính, vào thư mục chứa cài đặt chứng thư số VNPT-CA
Ấn đúp vào biểu tượng VNPT-CA để thực hiện cài đặt
Thiết lập mật khẩu của ứng dụng
Đăng nhập vào thiết bị “PKI Token Manager” và nhấn vào “VNPT-CA” để xem thông tin chứng thư số của doanh nghiệp.

Bước 2: Cài đặt Driver Token

Người dùng truy cập website: https://vnpt-ca.vn/download-page và lựa chọn Driver Token phù hợp và tiến hành tải về máy tính rồi thực hiện cài đặt theo hướng dẫn sau:

Lựa chọn ngôn ngữ Tiếng Việt để thuận tiện và dễ hiểu rồi bấm “OK”

Bấm “Cài đặt” để thực hiện cài đặt Driver Token về máy

Khi cài đặt xong, bấm “Hoàn thành” để hoàn tất việc cài đặt.

Bước 3: Cài đặt Java Plugin Hỗ trợ cài đặt Chữ ký số VNPT

Ứng dụng Java Plugin là rất cần thiết để chọn tệp tờ khai và ký điện tử. Để cài đặt Java Plugin, trước tiên cần tải ứng dụng về máy tính trên website: https://vnpt-ca.vn/download-page. Sau đó thực hiện theo các bước:

Nhấn vào biểu tượng “Java Setup” và cửa sổ hiện lên ứng dụng thì chọn “Install” để cài đặt

Ứng dụng tự động cài đặt

Sau khi cài đặt xong, màn hình hiển thị và bấm “Close” để đóng và hoàn tất cài đặt Java

Bước 4: Cài đặt Plugin CAMS

Cũng giống các ứng dụng khác để cài đặt Plugin CAMS người dùng truy cập vào website: https://vnpt-ca.vn/download-page để tải Plugin CAMS về máy và thực hiện cài đặt theo hướng dẫn sau:

Mở ứng dụng vừa tải về và bấm “Run” để tải

Chọn ngôn ngữ Tiếng Việt và bấm “Đồng ý”

Màn hình hiển thị nhấn “Tiếp tục”. Rồi tích vào ô “Tôi đã đọc và chấp nhận các điều khoản trên” và bấm “Tiếp tục” để thực hiện cài đặt.

Chọn thư mục lưu cài đặt (thường để lưu trong ổ C của máy tính) rồi bấm “Tiếp tục”

Sau khi cài đặt xong và màn hình hiển thị hoàn thành, người dùng bấm “Kết thúc” để hoàn tất cài đặt Plugin CAMS.

Bước 5: Phần mềm VNPT Token Manager AN

Người dùng vào website: https://vnpt-ca.vn/download-page để tải Phần mềm VNPT Token Manager AN rồi thực hiện theo các bước:

Mở cài đặt và bấm “Run”.

Chọn ngôn ngữ Tiếng Việt và bấm “Đồng ý”.

Màn hình hiển thị chọn “Tiếp tục”.

Tích vào “Tôi đã đọc và chấp nhận các điều khoản trên” rồi bấm “Tiếp tục”

Chọn thư mục lưu trữ phần mềm và bấm “Tiếp tục”.

Chờ cho đến khi phần mềm cài đặt xong và bấm “Kết thúc” là hoàn tất quá trình cài đặt.

5. Những lỗi thường gặp khi sử dụng plugin ký số

Quá trình sử dụng plugin ký số, người dùng có thể sẽ gặp phải một số lỗi khiến phần mềm không thể phát huy tác dụng như mong muốn. Để tránh những vấn đề kỹ thuật này, bạn hãy cân nhắc ngay 3 lỗi sau và hướng xử lý để chủ động khắc phục sự cố hiệu quả nhất.

5.1 Lỗi máy tính chưa cài plugin

Sự cố này được hệ thống báo là “Plugin chưa được cài đặt hay chưa được bật lên”. Nguyên nhân của sự cố này là do máy tính của người dùng chưa cài đặt phần mềm Plugin của nhà gửi tới dịch vụ. Vì vậy, khi ký số token, người dùng không thể gọi plugin của đơn vị phát triển phần mềm để thực hiện ký số lên các tài liệu, văn bản giao dịch điện tử được. Với lỗi này, bạn có thể khắc phục theo các bước sau:

Bước 1: Tiến hành đăng nhập tài khoản ở trên phần mềm chữ ký số
Bước 2: Chọn mục “Bộ cài plugin” và chọn vào hệ điều hành mà máy tính đang sử dụng và nhấn chọn “Tải về”.
Bước 3: Thực hiện các bước cài đặt để tải phần mềm về máy.

5.2 Lỗi không tìm thấy plugin ký số vì không tìm được hàm thực thi

Thường thì lỗi plugin ký số này là do các trình duyệt web thiết lập hệ thống bảo mật khiến việc kết nối của công cụ ký số đến trình duyệt không thể thực hiện. Nếu gặp phải vấn đề này, bạn có thể thực hiện 3 bước sau để khắc phục:

Bước 1: Nhập thông tin “//flags/#allow-insecure-localhos” vào thanh địa chỉ trên trình duyệt và nhấn nút Enter.
Bước 2: Tại mục “Allow invalid certificates for resources loaded from localhost.” bạn tiến hành chuyển tính năng từ “Disabled” thành “Enabled”.
Bước 3: Ở cuối cửa sổ trình duyệt có chữ “RELAUNH”. Bạn nhấn vào đó để trình duyệt khởi động lại. Khi đó, Plugin có thể kết nối đến trình duyệt để tiến hành ký số như bình thường.

5.3 Lỗi chưa bật plugin khi khởi động máy tính

Nếu plugin ký số đã được cài đặt và cổng bảo mật của trình duyệt cũng được thiết lập như 2 cách trên mà hệ thống vẫn báo lỗi “Plugin chưa được cài đặt hay chưa được bật” thì bạn cần kiểm tra xem phần mềm đã được bật khi khởi động lại máy tính hay chưa. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Chuyển chuột xuống góc trái màn hình và chọn mục “Menu Start”
Bước 2: Chọn vào phần mềm Plugin của dịch vụ được gửi tới để tiến hành khởi chạy lại.

6. Hướng dẫn cài đặt VNPT plugin ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử

Bước 1: Tải và cài đặt bản Phần mềm VNPT CA -Plugin (version mới nhất)

Mở phần mềm VNPT CA -Plugin vừa tải về (Chạy bằng quyền Administrator và cần tắt hết các trình duyệt web đang mở) => Chọn “ Yes “

Bước 2: Nhấn chọn “ Đồng ý “

Bước 3: Nhấn chọn “ Tiếp tục “

Bước 4: Nhấn tick chọn “ Tôi đã đọc và chấp nhận các điều khoản trên“ và Nhấn chọn “ Tiếp tục “

Bước 5: Nhấn chọn “ Buộc dóng “ để đóng tất cả các trình duyệt web đang mở, hoặc đang chạy ngầm trên windows.

Bước 6: Nhấn chọn “ Kết thúc” hoàn tất quá trình cài đặt phần mềm VNPT CA -Plugin.

Nếu Thấy hiển thị thông báo góc phải nàm hình “ VNPT CA -Plugin đã chạy “ thì đã thành công rồi !

Bước 7: Đăng nhập lại vào trang hóa đơn điện tử chọn mục “ Hệ Thống “ và chọn mục “ Chữ ký số “ để cập nhật chứng thư số

Bước 8: Nhấn chọn “ Cập nhật” để hoàn tất việc cập nhật lại chữ ký số.

7. Những điều cần biết khi sử dụng plugin ký số

Có nhiều thông tin mà nhiều người dùng vẫn đang nhầm tưởng về plugin ký số. Thực tế, chỉ khi nắm chính xác về plugin mới có thể giúp bạn sử dụng tính năng này được hiệu quả nhất.

Thứ nhất, plugin ký số không phải là phần mềm đi kèm của chữ ký số.
Thứ hai, plugin là tính năng được quy định theo từng ứng dụng khác nhau. Ví như, phần mềm kê khai thuế sẽ có plugin ký số riêng, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ có plugin riêng…
Thứ ba, plugin cũng không phải là một sản phẩm hay dịch vụ dùng để kinh doanh giống như chữ ký số hay hóa đơn điện tử…
Thứ tư, việc sử dụng cần phải nghiên cứu kỹ về quy định, cách dùng để hạn chế các lỗi phát sinh. Vì vậy, việc ký số trên các văn bản giao dịch điện tử cũng sẽ được thuận lợi.

8. Những câu hỏi thường gặp

8.1 Chữ ký số VNPT là gì?

8.2 Tại sao phải sử dụng chữ ký số VNPT?

Website gửi tới tất cả thông tin về dịch vụ chữ ký số

Hỗ trợ khách hàng tận tình

VNPT-CA Token manager đa năng

Tính bảo mật cao

VNPT được cấp phép 3 lần gửi tới dịch vụ chữ ký số VNPT-CA

8.3 Plugin ký số là gì?

8.4 Các lỗi thường gặp khi dùng plugin ký số là gì?

1. Lỗi máy tính chưa cài plugin
2. Lỗi không tìm thấy plugin ký số vì không tìm được hàm
3. Lỗi chưa bật plugin khi khởi động máy

Trên đây là nội dung trình bày về Hướng dẫn cài đặt VNPT plugin ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử mời bạn đọc thêm cân nhắc và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam