Doanh nghiệp có được quyền sao y bản chính hay không?

Doanh nghiệp có được quyền sao y bản chính được không?

1. Sao y bản chính là gì? Bản sao y là gì?

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc đơn vị, tổ chức có thẩm quyền theo hướng dẫn tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, cách thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, cách thức văn bản).

Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao trọn vẹn, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

2. Doanh nghiệp có quyền sao y bản chính không?

Bản sao y bản chính là bản sao trọn vẹn, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính (khoản 4 Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP).

Theo đó, bản sao y bản chính chính là bản sao chứng thực từ bản chính. Bản sao chứng thực từ bản chính là bản sao được đơn vị, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Chỉ các đơn vị, tổ chức sau có thẩm quyền chứng thực:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Phòng Tư pháp);

– UBND xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã);

– Cơ quan uỷ quyền ngoại giao, Cơ quan uỷ quyền lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan uỷ quyền);

– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

Vì vậy, doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số đơn vị có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo hướng dẫn như đã nêu trên.

3. Sao y bản chính có phải là cấp bản sao từ sổ gốc không?

Có không ít ý kiến cho rằng, sao y bản chính bao gồm bản sao chứng thực từ bản chính và bản sao từ sổ gốc.

Từ đó, lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo hướng dẫn, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.

Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.

Tuy nhiên, việc giải thích có điểm chưa hợp lý, theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và đơn vị, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.

Sổ gốc phải là sổ do đơn vị, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo hướng dẫn, trong đó có nội dung trọn vẹn, chính xác như bản chính mà đơn vị, tổ chức đó đã cấp.

Vì vậy, có thể hiểu, sổ gốc phải do đơn vị Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, doanh nghiệp không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.

Căn cứ vào những điều đã phân tích ở trên, không có quy định cấm các doanh nghiệp sử dụng con dấu sao y bản chính trong nội bộ cũng như với các đối tác (nếu đối tác chấp nhận). Tuy nhiên, giấy tờ có dấu sao y bản chính của công ty không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của đơn vị có thẩm quyền.

4. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối với mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu gì?

Theo quy định của khoản 11 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:

“11. Đăng ký mẫu con dấu là việc đơn vị, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với đơn vị đăng ký mẫu con dấu.”

Về hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới căn cứ theo Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:

– Đối với đơn vị, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của đơn vị có thẩm quyền.

– Đối với đơn vị có chức năng quản lý nhà nước, đơn vị chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của đơn vị có thẩm quyền.

– Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của đơn vị có thẩm quyền;

+ Giấy phép hoạt động do đơn vị có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo hướng dẫn của pháp luật.

– Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của đơn vị có thẩm quyền;

+ Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được đơn vị có thẩm quyền phê duyệt.

– Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của đơn vị có thẩm quyền;

+ Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do đơn vị có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo hướng dẫn của pháp luật;

+ Giấy phép hoạt động do đơn vị có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo hướng dẫn của pháp luật.

– Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của đơn vị có thẩm quyền.

– Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:

+ Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;

+ Văn bản của đơn vị có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;

+ Giấy phép hoạt động do đơn vị có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo hướng dẫn của pháp luật.

– Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của đơn vị có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo hướng dẫn của pháp luật.

– Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:

+ Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;

+ Giấy phép hoạt động do đơn vị có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo hướng dẫn của pháp luật.

– Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

– Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo hướng dẫn của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của đơn vị có thẩm quyền.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Doanh nghiệp có được quyền sao y bản chính được không? Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.