Quy định về con dấu sao y bản chính trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Quy định về con dấu sao y bản chính trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP

1. Sao y bản chính là gì? Bản sao y là gì?

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc đơn vị, tổ chức có thẩm quyền theo hướng dẫn tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, cách thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, cách thức văn bản).

Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao trọn vẹn, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

2. Quy định về con dấu sao y bản chính trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP 

Theo quy định tại Điều 33 thì việc sử dụng con dấu được quy định:

Sử dụng con dấu:

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo hướng dẫn.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu đơn vị, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật:

Thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do đơn vị, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Mặt khác, việc quản lý con dấu cũng được quy định tại Nghị định này tại Điều 32 như sau:

1. Người đứng đầu đơn vị, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư đơn vị quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức theo hướng dẫn.

2. Văn thư đơn vị có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức tại trụ sở đơn vị, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của đơn vị, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do đơn vị, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

3. Hướng dẫn cách đóng dấu bản sao y bản chính

• Trường hợp bản chính mà bạn muốn sao chép là giấy tờ của chính công ty, doanh nghiệp của bạn thì bạn có quyền tự đóng dấu sao ý bản chính của công ty lên giấy tờ đó và được sử dụng và có giá trị tương đương bản chính.
• Trường hợp giấy tờ mà bạn muốn sao chép không phải của công ty bạn mà là của công ty khác hoặc các văn bản của nhà nước thì việc sử dụng con dấu có dòng chữ sao y bản chính của công ty bạn sẽ không có giá trị hiệu lực. Đối với trường hợp này muốn sao chép giấy tờ thì giấy tờ đó phải được đóng dấu sao y bản chính của đơn vị có thẩm quyền xác nhận sao ý bản chính các tài liệu văn bản gốc bao gồm: phòng tư pháp quận huyện, thị xã, nơi công ty bạn có trụ sở hoặc uy ban nhân dân xã, phường hoặc thị trấn, hoặc các văn phòng công chứng được phép hành nghề.

Vì vậy ta thấy việc đóng dấu sao y bản chính không hề dễ dàng. Từ đó chúng ta có thể phân ra 2 loại:

Đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp:

Có thẩm quyền sử dụng con dấu sao y bản chính trong trường hợp cần sao y bản chính các văn bản, giấy tờ được sao từ sổ gốc của công ty.

Không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu con dấu vượt quá thẩm quyền được sử dụng thì không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

Đối với các văn phòng công chứng được cấp phép, các đơn vị công chứng nhà nước:

Con dấu của các đơn vị công chứng nhà nước và các văn phòng công chứng tư nhân được phép kinh doanh có thể được phép sử dụng con dấu trong các trường hợp:

• Chứng thực các bản sao từ bản chính của các giấy tờ tài liệu thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau được cấp tại Việt Nam và giấy tờ do các cá nhân, đơn vị tổ chức, có thẩm quyền nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp.
• Chứng thực bản sao, được sao từ các hợp đồng giao dịch, chữ kí, chứng nhận,… của các công ty, doanh nghiệp cá nhân trong nước yêu cầu.

Việc sử dụng con dấu sao y bản chính là hết sức phức tạp và nếu không tuân thủ đúng quy định của pháp luật thì các văn bản tài liệu chứng từ cua công ty bạn sẽ không có giá trị sử dụng. Vì vậy hãy nghiên cứu kĩ những quy định của pháp luật khi sử dụng và khắc dấu sao y bản chính.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Quy định về con dấu sao y bản chính trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.