Sổ chứng thực là gì? Sổ chứng thực và cách ghi sổ chứng thực?

Chứng thực là việc đơn vị có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân,.. Những điều cần biết về chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản là gì? Những trường hợp cần chứng thực là những trường hợp nào? Sổ chứng thực là gì? Sổ chứng thực và cách ghi sổ chứng thực? Hãy theo dõi nội dung trình bày dưới đây mà LVN Group chia sẻ để biết thêm thông tin chi tiết về vấn đề này.

sổ chứng thực chữ ký

1. Chứng thực

1.1. Chứng thực là gì?

Chứng thực được hiểu cơ bản là việc chứng nhận tính xác thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc hợp đồng, giao dịch của đơn vị nhà nước có thẩm quyền, từ đó nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể trong các quan hệ pháp luật.

Qua định nghĩa nêu trên, ta nhận thấy chứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của văn bản, giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký về mặt cách thức.

1.2. Phân loại chứng thực:

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định về chứng thực bao gồm các loại cụ thể sau đây:

– Thứ nhất là chứng thực bản sao từ bản chính: việc chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là việc các đơn vị, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

– Thứ hai là chứng thực chữ ký: việc chứng thực chữ ký được hiểu là việc các đơn vị, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

– Cuối cùng là chứng thực hợp đồng, giao dịch: được hiểu là việc đơn vị có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch và năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

1.3. Các đơn vị có thẩm quyền chứng thực

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các đơn vị có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực bao gồm:

– Thứ nhất, phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc cấp tỉnh có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:

+ Chứng thực các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài hay các đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

– Thứ hai, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do đơn vị có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo hướng dẫn của Luật Đất đai.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo hướng dẫn của Luật Nhà ở.

+ Chứng thực di chúc.

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

– Thứ ba, đơn vị uỷ quyền ngoại giao, đơn vị uỷ quyền lãnh sự và đơn vị được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

2. Sổ chứng thực được dùng để làm gì?

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực và số chứng thực như sau:

1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Vì vậy, có thể hiểu sổ chứng thực là tài liệu dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại các đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực. Khi hết năm thì các đơn vị, tổ chức đó sẽ thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

3. Sổ chứng thực được lưu trữ trong khoảng thời gian bao lâu?

Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ cụ thể như sau:

“Điều 14. Chế độ lưu trữ

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực.
2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, đơn vị thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.
4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.
5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về lưu trữ.”

Vì vậy, theo hướng dẫn nêu trên thì sổ chứng thực sẽ được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực.

4. Số chứng thực được hiểu là gì?

Tại khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực và số chứng thực, theo đó số chứng thực được hiểu là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước. Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

Hy vọng nội dung trình bày trên đã gửi tới những thông tin chi tiết và cụ thể về sổ chứng thực chữ ký. Nếu có những câu hỏi hay câu hỏi liên quan đến các vấn đề pháp lý hãy liên hệ Công ty Luật LVN Group để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.