Những quy định cần lưu ý khi thực hiện chứng thực chữ ký

Chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người. Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v. với ý nghĩa chứng minh cho sự hiện diện của người đó. Ta nên tránh nhầm lẫn với thuật ngữ chữ ký tay. Chứng thực chữ ký” là việc đơn vị, tổ chức có thẩm quyền theo hướng dẫn tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Vậy khi hực hiện chứng thực chữ ký cần lưu ý những gì? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu nội dung trình bày dưới đây.

Quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc đơn vị, tổ chức có thẩm quyền theo hướng dẫn tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính quy định: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc đơn vị nhà nước có thẩm quyền theo hướng dẫn tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc đơn vị nhà nước có thẩm quyền theo hướng dẫn tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực (Điều 2).

Vậy ta có thể hiểu đơn giản việc chứng thực chữ ký là việc một đơn vị nhà nước có thẩm quyền tiến hành việc giám định, đối chiếu chữ ký trên văn bản giấy tờ có liên quan.

Quy định về thủ tục chứng thực chữ ký mới nhất năm 2023

Theo đó tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định về Thủ tục chứng thực chữ ký như sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ bao gồm:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo hướng dẫn, tại thời gian chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp

+ Tại thời gian chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực.

Bước 3: Thực hiện chứng thực

+ Ghi trọn vẹn lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Lưu ý:

1. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
2. Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo hướng dẫn của pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Vì vậy, khi muốn chứng thực chữ ký bất kì loại giấy tờ nào đòi hỏi chủ thể có yêu cầu phải đáp ứng được các nội dung yêu cầu cụ thể theo hướng dẫn của pháp luật để thủ tục thực hiện được tiến hành đúng trình tự và dễ dàng nhất.

Quy định mới nhất về thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký

Theo Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch về thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực: “Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày đơn vị, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày công tác tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này”.

Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà đơn vị thực hiện việc chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo hướng dẫn tại cá điều 21,33 và 37 tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015 , thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian gồm ngày tháng năm, giờ hẹn cụ thể và rõ ràng để trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Quy định về việc ủy quyền chứng thực chữ ký, văn bản giấy tờ theo yêu cầu

Quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015  có quy định chi tiết về việc ủy quyền chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ như sau:

” Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”

Theo đó ta có thể hiểu rằng  việc ủy quyền theo hướng dẫn trên thỏa mãn các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền  và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới cách thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

Việc thực hiện kê khai thông tin cá nhân trong tờ kê khai  lý lịch cá nhân cũng là một trong những đối tượng được yêu cầu chứng thực chữ ký căn cứ tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015  có quy định chi tiết như sau:

 “Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

1. a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
2. b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
3. c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo hướng dẫn của pháp luật;

) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”

Theo đó, người thực hiện chứng thực không ghi bất kì nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định chính phủ ngày 16 tháng 2 năm 2015. Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

Trên đây, LVN Group đã giúp bạn nghiên cứu về Những quy định cần lưu ý khi thực hiện chứng thực chữ ký. Trong quá trình nghiên cứu, nếu có câu hỏi câu hỏi xin vui lòng liên hệ website của Công ty Luật LVN Group để được trả lời !.