Quy trình lập báo cáo tài chính [Chi tiết 2023]

Quy trình lập báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Luật Kế toán 2015 báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Báo cáo tài chính dùng để gửi tới thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, đơn vị Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.

Báo cáo tài chính hiện nay áp dụng cho tất cả loại hình doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam.

Căn cứ theo Chuẩn mực số 21 – Trình bày Báo cáo tài chính được ban hành và công bố theo Quyết định 234/2003/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì mục đích lập báo cáo tài chính như sau:

“Báo cáo tài chính phản ánh theo một cấu trúc chặt chẽ tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Mục đích của báo cáo tài chính là gửi tới các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Để đạt mục đích này báo cáo tài chính phải gửi tới những thông tin của một doanh nghiệp về:

a/ Tài sản;

b/ Nợ phải trả;

c/ Vốn chủ sở hữu;

d/ Doanh thu, thu nhập khác, chi phí, lãi và lỗ;

đ/ Các luồng tiền.”

Các thông tin này cùng với các thông tin trình bày trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính giúp người sử dụng dự đoán được các luồng tiền trong tương lai và đặc biệt là thời gian và mức độ chắc chắn của việc tạo ra các luồng tiền và các khoản tương đương tiền.

2. Ý nghĩa báo cáo tài chính

• BCTC phản ánh tổng quan và chi tiết nhất về tình hình tài sản, các khoản nợ, nguồn hình thành tài sản, tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ lập báo cáo.
• Cung cấp những thông tin chi tiết về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đã qua. Do đó mà việc lập BCTC chính là cơ sở để việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn, cũng như khả năng huy động vốn của doanh nghiệp được diễn ra dễ dàng hơn.
• Là tài liệu cần thiết để cho chủ doanh nghiệp có được những phân tích, nghiên cứu, từ đó có thể đưa ra những chiến lược, định hướng kinh doanh đúng đắn trong giai đoạn tiếp theo và nâng cao hiệu quả cho công tác quản trị doanh nghiệp.

Vì vậy mà báo cáo tài chính luôn là tài liệu được quan tâm nhiều từ hội đồng quản trị doanh nghiệp, các nhà đầu tư, quản lý cấp cao và cả chuyên viên của doanh nghiệp.

3. Quy trình lập báo cáo tài chính

Để lập được một báo cáo tài chính hoàn chỉnh một cách đơn giản, chính xác nhất, kế toán viên cần nắm vững các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Tiến hành sắp xếp chứng từ kế toán

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tạo lập một báo cáo tài chính. Đối với công việc này, bạn cần thực hiện một cách tỉ mỉ, đảm bảo đúng trình tự thời gian. Có như vậy, mới thuận tiện cho việc kê khai, kiểm tra báo cáo.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, kế toán viên cần thực hiện kiểm tra dựa trên những chứng từ kế toán đã sắp xếp trước đó.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể kể đến như phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, báo nợ…

Bước 3: Phân loại nghiệp vụ phát sinh theo tháng/ quý

Các nghiệp vụ phát sinh bao gồm: chi phí trả trước, chi phí khấu hao,… đều cần được phân loại rõ ràng để giúp việc kê khai báo cáo tài chính được chuẩn chỉnh.

Bước 4: Tiến hành rà soát, tổng hợp nghiệp vụ phát sinh theo từng nhóm tài khoản

Để tổng hợp thông tin kê khai một cách chính xác, đây là bước tiếp theo mà kế toán không thể bỏ qua. Trong đó, các nhóm tài khoản có thể rà soát có thể được phân loại thành:
– Nhóm hàng tồn kho
– Nhóm công nợ phải thu và phải trả
– Các khoản đầu tư
– Các khoản chi phí trả trước
– Tài sản cố định
– Doanh thu
– Giá vốn
– Chi phí quản lý
Lưu ý rằng, trường hợp phát hiện sai sót, kế toán cần nghiên cứu nguyên nhân và điều chỉnh lại ngay để đảm tính chính xác khi kê khai báo cáo tài chính.

Bước 5: Thực hiện bút toán tổng hợp, kết chuyển doanh thu

Sau các bước rà soát nêu trên, công việc tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo không có số dư ở cuối kỳ là tiến hành bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, kết chuyển lỗ lãi.

Bước 6: Lập báo cáo tài chính

Kế toán viên sẽ thực hiện lập báo cáo tài chính theo hướng dẫn trên phần mềm HTKK để hoàn tất kê khai.
Trình tự cụ thể như sau:
– Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp.
– Tại giao diện chính của phần mềm HTKK, chọn chức năng “Báo cáo tài chính”. Tùy thuộc vào chế độ để lựa chọn bộ báo cáo tài chính phù hợp để tiến hành kê khai.
– Tại “Niên độ tài chính”, điền trọn vẹn thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Đồng ý”.
– Màn hình hiển thị giao diện “Nhập tờ khai”.
– Điền trọn vẹn các thông tin tại 03 biểu: CĐKT, KQHĐSXKD, LCTTGT. Tiếp đó chọn ô “Ghi” và đợi hiển thị thông báo “Đã ghi dữ liệu thành công!”.
– Cuối cùng, ấn chọn “Kết xuất XML” và lưu file đã kết xuất vào máy tính để làm dữ liệu nộp lên đơn vị thuế.
Sau khi hoàn thiện bước 6, quy trình lập báo cáo tài chính đã hoàn tất. Tiếp đó, tổ chức, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tài chính cho đơn vị nhà nước có thẩm quyền và đừng quên in ấn, lưu hồ sơ.

4. Các nguyên tắc lập báo cáo tài chính cần ghi nhớ

Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, có 7 nguyên tắc lập báo cáo tài chính mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Căn cứ:

Nguyên tắc lập báo cáo tài chính 1: Tuân theo các chuẩn mực

Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính phải tuân theo các quy định tại chuẩn mực kế toán “trình bày báo cáo tài chính” và các chuẩn mực khác có liên quan. Toàn bộ thông tin cần thiết phải được giải trình cụ thể để người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Theo chuẩn mực kế toán, việc trình bày báo cáo tài chính phải tuân theo các quy tắc sau:
– Đảm bảo hoạt động liên tục:

+ Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá về khả năng hoạt động liên tục của mình. Báo cáo tài chính cần lập dựa trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục, và sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần (trừ khi doanh nghiệp có ý định hoặc buộc phải ngừng hoạt động, thu hẹp đáng kể về quy mô hoạt động).
+ Để đánh giá khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp, người đứng đầu doanh nghiệp cần dự đoán mọi thông tin tối thiểu 12 tháng tiếp theo kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán.

– Cơ sở dồn tích:

+ Doanh nghiệp cần lập BCTC theo cơ sở kế toán dồn tích, ngoại trừ thông tin liên quan đến luồng tiền.
+ Các giao dịch được ghi nhận vào thời gian phát sinh không căn cứ vào thời gian thực thu, thực chi tiền, được ghi nhận vào sổ kế toán và BCTC của các kỳ kế toán liên quan.
+ Chi phí được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

– Tính nhất cửa hàng: Cách trình bày, phân loại khoản mục trong BCTC phải nhất cửa hàng, trừ khi có sự thay đổi đáng kể về bản chất của các hoạt động doanh nghiệp, hoặc khi cần thiết phải thay đổi trình bày các giao dịch và sự kiện cho hợp lý hơn; hoặc có sự thay đổi về chuẩn mực kế toán, yêu cầu phải có sự thay đổi trong việc trình bày BCTC.

– Tính trọng yếu và tập hợp:

+ Trong BCTC, các khoản mục cần thiết phải được trình bày riêng biệt. Những khoản mục còn lại sẽ được tập hợp chung với nhau.
+ Khi trình bày BCTC, nếu thông tin trọng yếu không được trình bày hoặc trình bày thiếu chính xác thì sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC.
+ Cách xác định khoản mục trọng yếu: Tùy theo tình huống cụ thể, tính chất và quy mô của các khoản mục sẽ là nhân tố quyết định tính trọng yếu.

– Tính bù trừ:

+ Doanh nghiệp cần trình bày riêng biệt tất cả các khoản mục tài sản và công nợ trên BCTC, không được tự ý bù trừ (trừ khi chuẩn mực kế toán khác quy định hoặc cho phép bù trừ).
+ Các khoản chi phí, doanh thu chỉ được bù trừ khi được quy định tại chuẩn mực kế toán khác. Hoặc các khoản lãi lỗ và các chi phí liên quan phát sinh từ các giao dịch và các sự kiện tương tự nhau mà không cần thiết.
+ Các loại tài sản và nợ phải trả, thu nhập và chi phí có tính trọng yếu phải được báo cáo riêng. Việc bù trừ sẽ khiến người đọc BCTC không hiểu được toàn bộ giao dịch, khó có thể dự tính luồng tiền trong tương lai của doanh nghiệp.

– Có thể so sánh:

+ Các thông tin được thể hiện bằng số liệu trên BCTC phải được trình bày tương ứng với các kỳ trước để dễ dàng so sánh giữa các kỳ với nhau.
+ Nếu thay đổi cách trình bày hoặc cách phân loại các mục trong BCTC thì phải phân loại số liệu so sánh nhằm đảm bảo khả năng so sánh với kỳ hiện tại.

Nguyên tắc số 2: Tôn trọng bản chất hơn cách thức

Báo cáo tài chính phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện hơn là các cách thức pháp lý của giao dịch và sự kiện đó.

Nguyên tắc 3

Tài sản không được ghi nhận cao hơn phần giá trị có thể thu hồi. Nợ phải trả không được thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.

Nguyên tắc 4: Phân loại tài sản và nợ phải trả

Tài sản và nợ phải trả bên Bảng cân đối kế toán phải được trình bày thành: Ngắn hạn và dài hạn. Trong từng phần, các chỉ tiêu phải được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.
– Ngắn hạn: Tài sản hoặc nợ phải trả có thời gian đáo hạn còn lại <12 tháng, hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời gian báo cáo được phân loại.
– Dài hạn: Những loại tài sản và nợ phải trả còn lại.
Lưu ý: Khi lập BCTC, kế toán phải tái phân loại tài sản và nợ phải trả của kỳ trước

Nguyên tắc 5: Trình bày rõ ràng

Tài sản và nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt, chỉ thực hiện bù trừ khi tài sản và nợ phải trả liên quan đến cùng một đối tượng, có thời gian đáo hạn ngắn, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện cùng loại.

Nguyên tắc 6: Phù hợp và thận trọng

Các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập phải được trình bày trên BCTC theo nguyên tắc phù hợp và thận trọng. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí và luồng tiền của 1 kỳ báo cáo. Các khoản sai sót của kỳ trước làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh phải được điều chỉnh hồi tố, chứ không điều chỉnh vào kỳ báo cáo.

Nguyên tắc 7

Khi lập BCTC tổng hợp giữa doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, số dư các khoản mục nội bộ của bảng cân đối kế toán, các khoản doanh thu, chi phí lỗ lãi được coi là chưa thực hiện phát sinh từ các giao dịch nội bộ sẽ phải được loại trừ.
Trên đây là tổng hợp 7 nguyên tắc lập báo cáo tài chính mà các doanh nghiệp cần tuân thủ. Trong quá trình lập báo cáo tài chính cần phải thực hiện đồng thời các nguyên tắc trên vì chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau.

5. Một số câu hỏi thường gặp

Có thể xem được thuyết minh báo cáo tài chính không?

Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp bản thuyết minh kèm với báo cáo. Do vậy, hiện nay, Cổng thông tin không gửi tới bản thuyết minh báo cáo đối với các doanh nghiệp đã nộp báo cáo.

Có thể xem báo cáo tài chính của những năm trước đây được không?

Hiện nay, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh có thể gửi tới báo cáo của các công ty cổ phần của 2016. Trong thời gian tới, chúng tôi có thể gửi tới báo cáo của các năm trước đó và năm 2017 tùy vào dữ liệu nhận được từ cơ sở dữ liệu về báo cáo của Tổng cục Thuế.

Báo cáo tài chính có giá trị pháp lý được không?

Dữ liệu báo cáo được gửi tới tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia được xây dựng trên cơ sở truyền tải dữ liệu báo cáo từ Tổng cục Thuế sang Cục Quản lý đăng ký kinh doanh. Do vậy, dữ liệu báo cáo được lưu ở Cục Quản lý đăng ký kinh doanh hoàn toàn trùng khớp với dữ liệu báo cáo được lưu tại Tổng cục Thuế.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi vềQuy trình lập báo cáo tài chính. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.