Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền 

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để lưu thông tin. Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Tuy nhiên trong quá trình xử lý hóa đơn không thể tránh những sai sót. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót số tiền. 

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn. 

Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể bị mắc những sai sót về ngày, về số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Chính vì thế, biên bản điều chỉnh được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để giúp kế toán sửa các lỗi sai này.

Theo Khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ phát hiện ra sai sót trong nội dung sẽ được xử lý như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
• Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Vì vậy, trong Trường hợp 2 ở trên, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh để ghi nhận sai sót và căn cứ để lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

2. Xử lý thế nào khi hóa đơn sai sót số tiền ? 

Bộ tài chính đã ban hành thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử. Theo đó sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng,… sẽ được xử lý như sau:

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua.

– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới đơn vị thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến đơn vị thuế.

Vì vậy để xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền, kế toán cần dùng đến 2 mẫu văn bản là biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và thông báo hủy hóa đơn điện tử.

3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót. 

 

BIÊNBẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT 

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính

– Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính

Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại …… , chúng tôi gồm có:

Bên A: ……………………………..

Do ông: …………………….., chức vụ: …… , làm uỷ quyền.

Địa chỉ: ……………………………….

Điện thoại: ……………………….; Email: ……… 

Mã số thuế: …………………………

Bên B: ……………………………………. 

Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm uỷ quyền.

Địa chỉ: ………………..

Điện thoại: ……………; Email: …………………

Mã số thuế: ……………..

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh chứng từ GTGT số …………., ký hiệu ……… ngày …….. (đã kê khai vào kỳ …….) và lập hóa đơn điều chỉnh số ……., ký hiệu ……. ngày ……………, cụ thể như sau:

Lý do điều chỉnh: ……………………. 

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Lưu ý: Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các thông tin như sau cần được ghi trọn vẹn:

• Ngày trên BBĐC hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
• Nội dung trên BBĐC phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
• Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập BBĐC và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

4. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót số tiền. 

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai (hoặc có thỏa thuận bằng văn bản), phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của 2 bên (hoặc sử dụng chữ ký số ký xác nhận). Thông tin ngày lập biên bản điều chỉnh là ngày hiện tại. 

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh cùng ngày với biên bản điều chỉnh chứng từ.

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá trị bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng… cho hóa đơn số…,ký hiệu…

Hóa đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm ( – )

Bước 3: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Không có quy định giới hạn số lần điều chỉnh cho 1 chứng từ, tuy nhiên kế toán doanh nghiệp lưu ý nội dung điều chỉnh trên các chứng từ không được trùng lặp nhau, tránh việc kê khai doanh thu, thuế sai, đồng thời cần lưu trữ toàn bộ chứng từ gốc và các chứng từ điều chỉnh để đối chiếu thuế chính xác.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền.”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.