Quy định về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Để thuận lợi trong việc kinh doanh, ngoài các cách thức như thành lập mới, thành lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp có thể lựa chọn cách thức thành lập văn phòng uỷ quyền để phù hợp với mục đích và nhu cầu kinh doanh của mình. Tất nhiên, dù là thành lập công ty hay văn phòng uỷ quyền thì cũng cần thực hiện đúng theo hướng dẫn của pháp luật. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ giới thiệu đến bạn đọc một số thông tin về Quy định về Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài

1. Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài là gì?

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng uỷ quyền của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam để nghiên cứu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

2. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài như sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo hướng dẫn của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng uỷ quyền phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng uỷ quyền không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng uỷ quyền phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

3. Hồ sơ thành lập Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài

Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền gồm:

(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền theo mẫu của Bộ Công Thương do uỷ quyền có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

(3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền;

(4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do đơn vị, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

(5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền;

(6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng uỷ quyền bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng uỷ quyền;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Tài liệu (2), (3), (4), (5) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam.

Tài liệu (2) phải được đơn vị uỷ quyền ngoại giao, đơn vị lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam.

4. Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài

Tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng uỷ quyền.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa trọn vẹn, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày công tác kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng uỷ quyền chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

Trong thời hạn 05 ngày công tác, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng uỷ quyền.

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày công tác, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

5. Quyền của văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài

7. Câu hỏi thường 

Cơ cấu tổ chức của văn phòng uỷ quyền thế nào?

Cơ cấu tổ chức của văn phòng uỷ quyền cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng uỷ quyền. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

Vốn điều lệ của văn phòng uỷ quyền gồm những gì?

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.

Người đứng đầu văn phòng uỷ quyền là ai?

Người đứng đầu văn phòng uỷ quyền do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi, Người đứng đầu văn phòng uỷ quyền có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo hướng dẫn.

Nên thành lập văn phòng uỷ quyền hay chi nhánh công ty?

Việc thành lập văn phòng uỷ quyền hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc uỷ quyền cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng uỷ quyền công ty.

Trên đây là nội dung trình bàyQuy định về Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.