Quy định ủy quyền ký chứng từ kế toán của pháp luật

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán rất cần thiết với quá trình hoạt động của doanh nghiệp vậy nên việc nắm bắt được các quy định về chứng từ kế toán rất cần thiết với doanh nghiệp, nhất là kế toán. Vậy Quy định ủy quyền ký chứng từ kế toán của pháp luật thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây!

Quy định về ủy quyền ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán là gì?

– Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

(khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)

– Nội dung chứng từ kế toán:

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

– Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

2. Ký chứng từ kế toán được quy định thế nào?

Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo hướng dẫn của Chính phủ.

– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

3. Nguyên tắc ký chứng từ kế toán

– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Tất cả chữ ký trên chứng từ phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì;

– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thông nhất, giống với chữ ký đã đăng ký, trường hợp không đăng ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó;

– Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên;

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Căn cứ: Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.

Ủy quyền ký chứng từ kế toán thay được không? (Ảnh minh họa)

4. Ủy quyền ký chứng từ kế toán thay Giám đốc?

Theo khoản 5 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám độc hoặc người được ủy quyền) […] và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.

Thêm vào đó, khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng quy định trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Vì vậy, trong trường hợp Giám đốc, Tổng giám đốc không trực tiếp ký chứng từ kế toán, hóa đơn thì có thể ủy quyền cho người khác ký thay.

Người được ủy quyền ký thay phải ký, ghi rõ họ tên trên chứng từ kế toán, hóa đơn và thực hiện các nguyên tắc ký chứng từ nêu trên.

Lưu ý:

– Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

– Hành vi ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền sẽ bị phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng (điểm c khoản 2 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán)

Trên đây là các thông tin về Quy định ủy quyền ký chứng từ kế toán của pháp luật mà LVN Group gửi tới tới quý bạn đọc Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật LVN Group của chúng tôi. Công ty Luật LVN Group luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.