Quy định về chứng từ kế toán điện tử [Cập nhật 2023]

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán rất cần thiết với quá trình hoạt động của doanh nghiệp vậy nên việc nắm bắt được các quy định về chứng từ kế toán rất cần thiết với doanh nghiệp, nhất là kế toán. Vậy Quy định về chứng từ kế toán điện tử thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây!

Quy định về chứng từ kế toán điện tử [Cập nhật 2023]

1. Chứng từ kế toán điện tử là gì? 

Chứng từ kế toán là những căn cứ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là cơ sở để có thể ghi sổ kế toán.

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng.

Theo Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán điện tử được quy định như sau:

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các cách thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

2. Nội dung chứng từ KT điện tử phải có

Căn cứ theo Điều 16 của Luật kế toán, tức là chứng từ điện tử phải có các nội dung:

• Tên và số hiệu của chứng từ
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ
• Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toàn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
• Những nội dung khác theo từng loại chứng từ

3. Quy định mới hiện nay về chứng từ kế toán điện tử

Theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có quy định về chứng từ kế toán điện tử như sau:

Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

– Chứng từ điện tử được ký số bởi đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ chứng từ điện tử và đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm có liên quan theo hướng dẫn của pháp luật chuyên ngành.

– Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tổ trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

– Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện: Phản ánh trọn vẹn nội dung của chứng từ giấy; cá nhân hoặc đơn vị, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định nêu trên.

Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

4. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc

Thực hiện một trong các biện pháp sau:

– Chứng từ điện tử được ký số bởi đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan;

– Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống…

– Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Tại Nghị định này, chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng cách thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc nội dung của chứng giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.

Trên đây là các thông tin về Quy định về chứng từ kế toán điện tử [Cập nhật 2023] mà LVN Group gửi tới tới quý bạn đọc Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật LVN Group của chúng tôi. Công ty Luật LVN Group luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.