Tư vấn về thủ tục hủy chứng từ kế toán hiện nay!

Tiêu hủy chứng từ kế toán là công việc rất cần thiết để loại bỏ đi các thông tin, số liệu trên các tài liệu không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn. Ngoài mục đích bảo mật thông tin, hủy chứng từ là cách để mỗi đơn vị, doanh nghiệp giải phóng diện tích văn phòng hoặc kho lưu trữ. Vậy Tư vấn về thủ tục hủy chứng từ kế toán hiện nay! thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Khi nào hủy chứng từ kế toán?

Thời điểm để doanh nghiệp hủy chứng từ kế toán, khi đã hết thời hạn lữu trữ chứng từ. Thời hạn lưu trữ các chứng từ thường rơi vào 5 năm hoặc 10 năm. Khi đã hết thời hạn lưu trữ, kế toán viên sẽ tiêu hủy tùy ý.

Tài liệu của đơn vị nào, đơn vị đó sẽ tự tiêu hủy. Dựa trên điều kiện của các đơn vị, mà bạn sẽ tự lựa chọn cách thức để tiêu hủy chứng từ kế toán.

2. Ai có quyền quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán cho doanh nghiệp?

Căn cứ theo Điều 16 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Kế toán. Thì chứng từ kế toán tiêu hủy phải là các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo hướng dẫn. Và nếu các tài liệu đó không có chỉ định nào khác của các đơn vị nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiến hành tiêu hủy.

Người có quyền đưa ra quyết định tiêu hủy phải là người uỷ quyền pháp luật của đơn vị kế toán (là người đứng đầu của đơn vị, doanh nghiệp sở hữu chứng từ kế toán đó).

3. Việc hủy tài liệu có cần xin phép của đơn vị nào không?

Có lẽ đây là câu hỏi mà chúng tôi nhận được nhiều nhất của các “chị em” kế toán khi muốn tiến hành hủy chứng từ cho đơn vị, doanh nghiệp mình.

Nếu là doanh nghiệp tư nhân, FDI thì chỉ cần người đứng đầu doanh nghiệp (người uỷ quyền pháp luật cho doanh nghiệp) ra quyết định tiêu hủy thì bạn mới được phép hủy.

Tất nhiên là những hồ sơ, chứng từ kế toán đó phải là các loại tài liệu đã hết thời gian lưu trữ, hoặc chúng không nằm trong diện có thông báo phải giữ lại để thanh tra, kiểm tra của các đơn vị có thẩm quyền như thuế… Và đặc biệt hơn là các hồ sơ chứng từ cần hủy không liên quan tới vụ án hình sự bắt buộc phải giữ lại điều tra.

Đối với doanh nghiệp có vốn Nhà nước, đơn vị, bộ ngành nào đó. Thì bắt buộc bạn phải làm tờ trình gửi đơn vị có thẩm quyền để thẩm định những tài liệu muốn hủy. Sau khi cấp trên thẩm định, sẽ ban hành văn bản cho phép tiêu hủy thì người đứng đầu doanh nghiệp, đơn vị mới được phép ra quyết định tiêu hủy chứng từ kế toán.

3. Thủ tục để tiêu hủy chứng từ kế toán

Khi tiêu hủy chứng từ kế toán, cần phải làm thủ tục tiêu hủy trước.

Đầu tiên, người uỷ quyền của doanh nghiệp, theo hướng dẫn của Pháp luật sẽ đứng đầu để thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ trước. Lưu ý, trong Hội đồng tiêu hủy này, gồm có: Lãnh đạo của văn phòng kế toán; Kế toán trưởng; Người đứng đầu của bộ phận lưu trữ những tài liệu, chứng từ kế toán; Một số những thành phần khác do người đứng đầu chỉ định.

Khi đã trọn vẹn các thành viên trong Hội đồng. Hội đồng sẽ bắt đầu tiến hành kiểm kê, đánh giá và phân loại các tài liệu chuẩn bị tiêu hủy của doanh nghiệp. Sau khi đã phân loại xong, sẽ bắt đầi lập ra Danh sách các tài liệu cần được tiêu hủy. Biên bản tiêu hủy tài liệu cũng sẽ được lập ra ngay sau đó.

Sau khi kế toán đã tiêu hủy xong những chứng từ kế toán của doanh nghiệp, kế toán cần phải lập ngay Biên bản tiêu hủy tài liệu. Trong Biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán sẽ gồm có những nội dung như: Loại chứng từ được tiêu hủy; Thời hạn lưu trữ của các loại chứng từ trước đó ( Chứng từ lưu trữ tối thiểu 5 năm; Chứng từ lưu trữ tối thiểu 10 năm); Hình thức tiêu hủy của các loại chứng từ ( Cắt; Xé; Đốt); Kết luận về việc tiêu hủy chứng từ; Trên biên bản cần có trọn vẹn chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng.

4. Hồ sơ khi tiêu hủy tài liệu của kế toán

Trước khi kế toán viên thực hiện tiêu hủy tài liệu của công ty, kế toán sẽ phải chuẩn hồ sơ tiêu hủy như sau:

• Danh sách những tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ và cần tiêu hủy
• Bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy
• Quyết định về việc thành lập Hội đồng về việc tiêu hủy các tài liệu cần thiết của doanh nghiệp
• Biên bản họp Hội đồng về việc tiêu hủy tài liệu kế toán
• Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu
• Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu kế toán

Sau khi đã chuẩn bị xong những hồ sơ này, kế toán viên đã có thể bắt đầu tiêu hủy chứng từ, tài liệu kế toán.

5. Những cách thức tiêu hủy chứng từ kế toán

Khi kế toán viên tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán. Có thể lựa chọn một số những cách thức tiêu hủy như sau:

• Cắt nhỏ các chứng từ kế toán
• Đốt cháy chứng từ kế toán
• Xé nhỏ chứng từ kế toán

Dựa vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà kế toán viên có thể lựa chọn cho mình cách thức tiêu hủy phù hợp nhất.

6. Mức xử phạt hành chính liên quan đến hành vi hủy chứng từ

Một số các hành vi khi hủy chứng từ trong doanh nghiệp vi phạm và bị xử phạt hành chính. Các hành vi bao gồm:

• Những tài liệu, chứng từ của doanh nghiệp chưa lưu trữ đủ thời hạn. Mà kế toán viên đã đem ra để tiêu hủy. Mặc dù trường hợp này chưa đến mức phải truy cứu trước pháp luật.

Ví dụ: Chứng từ thuộc nhóm đối tượng lưu trữ trong vòng 5 năm. Nhưng mới chỉ lưu trữ được 4 năm, kế toán đã đem ra tiêu hủy.

• Trước khi đem tài liệu kế toán ra tiêu hủy. Doanh nghiệp đã không thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ. Không làm theo các bước tiêu hủy chứng từ cơ bản.

Những trường hợp vi phạm này sẽ bị xử phạt hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng. Quy định trong Điều 3, Khoản 157, Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Trên đây là các thông tin về Tư vấn về thủ tục hủy chứng từ kế toán hiện nay!  mà LVN Group gửi tới tới quý bạn đọc Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Công ty Luật LVN Group của chúng tôi. Công ty Luật LVN Group luôn cam kết sẽ đưa ra nhưng hỗ trợ tư vấn về pháp lý nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc.