Chứng từ kế toán hợp lệ là như thế nào? [chi tiết 2023]

Nền kinh tế của nước ta hiện nay đang trên đà phát triển hội nhập cùng với nền kinh tế toàn cầu. Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của đất nước, ngành kế toán ngày càng thể hiện vai trò cần thiết, góp phần tạo nên sự lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia và chất lượng quản trị. Pháp luật về kế toán, kiểm toán đã được hình thành từ khá sớm và tạo tiền đề cho sự ra đời của các tổ chức kế toán như hiện nay. Vậy theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, chứng từ kế toán thế nào là hợp lệ? Mời quý bạn đọc cùng cân nhắc nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Kế toán là gì?

Kế toán (tiếng Anh gọi là LVN Groupounting) được hiểu là quá trình ghi chép, lưu lại những giao dịch diễn ra trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Để dựa vào đó phân tích và lập báo cáo tổng kết tình hình tài chính cho ban giám đốc công ty. Theo Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) thì Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và gửi tới thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm gửi tới những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế – xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Đây được xem là một bộ phận cần thiết trong việc quản lý kinh tế cho doanh nghiệp. Nhiều năm trở lại đây, khi các doanh nghiệp xuất hiện nhanh chóng, ngành kế toán được quan tâm hơn.

Theo đó, bộ phận kế toán đóng vai trò cần thiết trong lĩnh vực quản lý kinh tế, từ phạm vi quản lý ở từng đơn vị, đơn vị, doanh nghiệp cho đến phạm vi quản lý của toàn bộ nền kinh tế.

Đối tượng của kế toán bao gồm:

– Tài sản của đơn vị: Có 2 loại tài sản ngắn hạn và dài hạn.

• Tài sản ngắn hạn là tài sản được đầu tư trong thời gian ngắn, có sự dao động, chuyển đổi và thu hồi vốn trong vòng 1 năm.
• Tài sản dài hạn là những tài sản có thời gian chuyển đổi, đầu tư và có thể thu hồi trong một thời gian dài, thường trên 12 tháng hoặc sau nhiều chu kỳ kinh doanh.

– Sự vận động của tài sản: Bao gồm biến động làm tăng và biến động làm giảm được thực hiện dựa trên 3 quá trình. Đầu tiên là quá trình mua hàng gồm có sự tham gia của các yếu tố tiền, nguyên vật liệu, thuế giá trị gia tăng,… tiếp đến là quá trình sản xuất, các nguyên vật liệu và tài sản bị hao mòn, phát sinh chi phí sản xuất. Cuối cùng là quá trình bán hàng, thu lại lợi nhuận sẽ tác động đến sản phẩm, chi phí bán hàng,…

Các loại kế toán hiện nay có thể kể đến như:

• Kế toán công: Là những người làm vị trí kế toán cho doanh nghiệp hay đơn vị nhà nước. Một điểm đặc biệt ở kế toán công là không công tác trực tiếp với các vấn đề tài chính doanh nghiệp, thay vào đó họ giữ vai trò và công tác với chủ thể tổ chức xã hội.
• Kế toán pháp y: Hiện nay việc kiện tụng trong kinh doanh diễn ra rất thường xuyên, vì vậy kế toán pháp y sẽ là người điều tra các trường hợp kiện tụng đó bằng những nghiệp vụ kế toán của mình. Họ sẽ tìm ra những dấu hiệu bất thường trong tài chính, hoạt động thương mại.
• Kế toán tài chính: Công việc của họ sẽ xoay quanh vấn đề về tài chính bao gồm theo dõi, phân tích các số liệu tài chính. Từ đó, lập ra được bản báo cáo những khó khăn hay thuận lợi của doanh nghiệp.
• Kế toán quản trị: Mỗi doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả và ngày càng phát triển, do đó mà họ sẽ cần kế toán quản trị. Vai trò chính là gửi tới và cập nhật kịp thời những thông tin về tài chính doanh nghiệp. Những thông tin này giúp ban giám đốc dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.Kế toán dự án: Đối với những công trình xây dựng, họ sẽ cần những kế toán dự án để quản lý giúp nhà thầu. Họ chịu rất nhiều trách nhiệm bao gồm các việc chuẩn bị hồ sơ công trình, theo dõi dự án để nắm được chi phí và giải trình khi dự án hoàn thành.
• Kế toán chi phí: Giữ vai trò ghi chép và thực hiện các chi phí có liên quan đến việc hoàn thành mục tiêu kinh doanh, họ có trách nhiệm điều chỉnh, cân đối chi phí để mang lại lợi nhuận cao cho công ty. Vai trò của kế toán chi phí là kiểm soát hoạt động, quy trình và kiểm soát chiến lược.
• Kế toán xã hội: Kế toán xã hội là người giữ vai trò thống kê, cập nhật và báo cáo những tác động kinh tế xã hội của doanh nghiệp cho cộng đồng. Thông thường, những báo cáo của kế toán xã hội sẽ được đính kèm với báo cáo tài chính hằng năm của công ty.
• Kiểm toán: Công việc của kiểm toán là thu thập và xác minh tính chính xác của số liệu báo cáo, từ đó xác định được tính hợp lý của thông tin. Đồng thời, chỉ ra những mặt hạn chế và biện pháp khắc phục, cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

2. Chứng từ kế toán

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, Chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

– Nội dung chứng từ kế toán được quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 bao gồm những thông tin như sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của đơn vị, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
• Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, trọn vẹn, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán không có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm trọn vẹn các nội dung tại Mục 1 của Luật kế toán.

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;

• Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
• Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
• Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo hướng dẫn tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo hướng dẫn tại Điều 41 Luật Kế toán 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

3. Chứng từ kế toán thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn chứng từ hợp pháp là hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thuế) phát hành; và được đơn vị thuế cấp phát cho các đơn vị kinh doanh.

– Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.

– Hóa đơn do doanh nghiệp tự tin theo mẫu và đã được đơn vị thuế chấp nhận.

Lưu ý: Mặc dù Doanh nghiệp bạn có giao dịch; mua bán hàng hóa dịch vụ có thật; hóa đơn tài chính trọn vẹn; thanh toán qua ngân hàng một cách minh bạch; nhưng vẫn có thể gặp phải một số trường hợp:

+ Khi Doanh nghiệp gửi tới hàng hóa dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó; thì hóa đơn mà doanh nghiệp đó xuất cho bên bạn là bất hợp pháp.

+ Doanh nghiệp bạn có hóa đơn hàng hóa dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của đơn vị thuế.

Hóa đơn, chứng từ kế toán hợp lệ là hóa đơn được lập theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/06/2014. Hóa đơn phải đảm bảo các nội dung chủ yếu:

– Ghi trọn vẹn rõ ràng ngày tháng hóa đơn, thông tin khách hàng; mã số thuế, địa chỉ, cách thức thanh toán, số tài khoản,…

– Ghi chính xác, rõ ràng tên hàng hóa; số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán…

– Phải có trọn vẹn chữ ký, người mua, bán, giám đốc. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải đóng dấu treo và có giấy ủy quyền; và người được ủy quyền ký vào đây. Hóa đơn bán hàng qua mạng; điện thoại thì phần chữ ký người mua phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.

– Hóa đơn hợp lệ dùng là căn cứ để xác định chi phí được trừ được không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Mặt khác hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ thôi vẫn chưa đủ mà còn cần phải hợp lý. Hợp lý được hiểu là nội dung trên hóa đơn, chứng từ phải đúng và phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị trong phạm vi được cấp trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Không thể đem hóa đơn mua nhiên liệu phục vụ vận tải để khấu trừ cho doanh nghiệp không có phương tiện vận tải.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề chứng từ kế toán thế nào là hợp lệ, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình nghiên cứu nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của LVN Group về chứng từ kế toán thế nào là hợp lệ vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và trả lời một cách cụ thể nhất.