Mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp là gì? (cập nhật 2023)

Kế toán hành chính sự nghiệp – Hiện nay các vấn đề liên quan đến sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp đã được quy định rõ ràng để các đơn vị có thể áp dụng một cách dễ dàng. Việc đảm bảo các yêu cầu theo hướng dẫn của pháp luật về nguyên tắc mở sổ, ghi sổ, lưu trữ, bảo quản sổ đối với sổ kế toán có vai trò cần thiết, ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ gửi tới cho bạn đọc Mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp là gì? (cập nhật 2023)

1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?

Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc bằng các nguồn khác nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định.

Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như để chủ động trong công việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi cho đơn vị mình và dựa vào dự toán đã được lập và xét duyệt ngân sách nhà nước cấp kinh phí cho đơn vị, vì vậy đơn vị hành chính sự nghiệp còn được gọi là đơn vị dự toán.

Hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp rất phong phú, đa dạng, phức tạp và mang tính phục vụ. Vì vậy hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp thường KHÔNG có thu hoặc CÓ thu nhưng không đủ đáp ứng nhu cầu chi tiêu, các khoản chi cho các hoạt động chủ yếu được trang trải bằng nguồn kinh phí của nhà nước cấp. Do chi tiêu chủ yếu bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp nên đơn vị phải lập dự toán thu – chi và việc chi tiêu phải đúng dự toán được duyệt theo các tiêu chuẩn, định mức nhà nước quy định.

Vì vậy, đơn vị hành chính sự nghiệp được hiểu là đơn vị dự toán hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác (hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ,…) để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định.

Cơ quan hành chính nhà nước là các đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội, an ninh quốc phòng v.v., bao gồm ba hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương: Cơ quan lập pháp, đơn vị hành pháp và đơn vị tư pháp.

Đơn vị sự nghiệp nhà nước là các đơn vị hoạt động gửi tới các hàng hóa,dịch vụ công cho xã hội và các dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông – lâm – ngư nghiệp v.v., nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống vật chất và tinh thần của người dân, duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân. Các đơn vị sự nghiệp nhà nước hoạt động không vì mục đích lợi nhuận,mà mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính hay còn gọi là các đơn vị hoạt động vô vị lợi.

Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị không trực tiếp sản xuất sản phẩm vật chất nhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm ổn định, duy trì bộ máy quản lý nhà nước các cấp, đảm bảo ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội và an ninh quốc phòng.

⇒ Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại những đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị hành chính.

2. Sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính, sự nghiệp phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư 107/2017/TT-BTC như sau:

a) Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Tùy theo cách thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở trọn vẹn các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện trọn vẹn, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

Sổ kế toán ngân sách, phí được khấu trừ, để lại phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước để theo dõi việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí được khấu trừ để lại.

Sổ kế toán theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài phản ánh chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước làm cơ sở lập báo cáo quyết toán theo hướng dẫn của Thông tư này và theo yêu cầu của nhà tài trợ.

b) Mẫu sổ kế toán tổng hợp:
– Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ảnh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

– Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.

c) Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết gửi tới các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.

Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo yêu cầu quản lý.

3. Về nguyên tắc mở sổ kế toán hành chính sự nghiệp

Trường hợp bảo quản lưu trữ sổ kế toán:

– Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ

– Trường hợp sự thay đổi chuyên viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa chuyên viên kế toán cũ với chuyên viên kế toán mới. 

– Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ, chuyên viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. 

– Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.

Trường hợp ghi chép nội dung sổ kế toán:

– Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, trọn vẹn theo các nội dung của sổ.

– Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán tương ứng dùng để ghi sổ.

– Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. 

– Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

Trường hợp mở sổ kế toán:

– Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán.

– Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới. 

– Số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn NSNN sau ngày 31/12 được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán, phục vụ lập báo cáo quyết toán NSNN theo hướng dẫn.

– Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

– Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh

– Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng

– Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán

– Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 03 đính kèm tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC

– Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.

4. Mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp

 

NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Năm: ……………….

– Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …

– Ngày mở sổ: ………………………………..

Trên đây là nội dung giới thiệu của chúng tôi về Mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp là gì? (cập nhật 2023) cũng như các vấn đề pháp lý khác có liên quan trong phạm vi này. Trong quá trình nghiên cứu nếu quý khách hàng còn câu hỏi hay quan tâm và có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi.