Nguyên tắc kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại những đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị hành chính. Vậy kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp cần tuân theo nguyên tắc nào? Hãy nghiên cứu qua nội dung trình bày sau đây.

1. Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp 

Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

2. Nguyên tắc kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Chi tiêu HCSN phải thực hiện theo tiêu chuẩn định mức quy định, chi đúng mục đích, đúng dự toán được duyệt, không được lấy khoản chi này để chi cho các khoản chi khác nếu không được đơn vị tài chính đồng ý.

– Triệt để tiết kiệm chống lãng phí, các khoản chi có tính chất không cần thiết, phô trương cách thức thì không được phép chi, các khoản tiết kiệm sẽ được sử dụng để nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị.

– Thực hiện lập dự toán, quyết toán của Nhà nước, việc chi tiêu phải có trọn vẹn chứng từ hợp lệ, hợp pháp để làm căn cứ cho đơn vị tài chính giám sát, kiểm tra.

– Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính đối với các khoản thu sự nghiệp, thu đúng, thu đủ, kịp thời và hạch toán trọn vẹn vào sổ sách kế toán, đảm bảo chi tiêu từ các khoản trên phải đúng qui định được duyệt.

– Quản lý các khoản chi tiêu HCSN phải luôn gắn liền với chức năng nhiệm vụ của các đơn vị đơn vị, đảm bảo cho các đơn vị đơn vị vừa hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chính.

– Lựa chọn cách thức kế toán

• Hình thức nhật ký – sổ cái 
• Hình thức chứng từ ghi sổ
• Hình thức nhật ký chung

Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một cách thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt việc thu nhận, xử lý và gửi tới trọn vẹn, kịp thời, chính xác thông tin, tài liệu (kế toán) kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo.

3. Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Bên cạnh vai trò quản lý và kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các loại vật tư tài sản công và chấp hành dự toán thu, chi theo định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn có chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao.

Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

– Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và trọn vẹn về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này.

– Định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các đơn vị quản lý cấp trên và đơn vị tài chính đúng hạn theo hướng dẫn.

– Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.

4. Hướng dẫn hạch toán kế toán hành chính sự nghiệp

Nghiệp vụ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu đơn vị hành chính sự nghiệp

Khi xuất quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng, Kho bạc, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

            Có TK 111- Tiền mặt.

Khi mua chứng khoán đầu tư, căn cứ vào giá mua chứng khoán và các chi phí phát sinh về thông tin, môi giới, giao dịch trong quá trình mua chứng khoán, kế toán ghi sổ theo giá thực tiễn, gồm: Chi phí thực tiễn mua (giá mua cộng (+) Chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua chứng khoán), ghi:

Nợ TK 121- Đầu tư tài chính

            Có các TK 111, 112,…

Doanh thu dịch vụ đã gửi tới, hàng hóa, sản phẩm xuất bán được xác định là đã bán nhưng chưa thu được tiền.

a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, gửi tới dịch vụ theo giá bán không có thuế, các khoản thuế này phải được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)

            Có TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (giá bán không có thuế)

            Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.

+Khi thu được tiền, ghi:

Nợ các TK 111, 112

            Có TK 131 – Phải thu khách hàng.

b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế gián thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

            Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.

Kế toán tạm chi dự toán ứng trước

a) Khi phát sinh các khoản chi từ dự toán ứng trước bằng tiền, ghi:
Nợ TK 137- Tạm chi (1374)

            Có các TK 111, 112.

b) Khi phát sinh các khoản chi trực tiếp từ dự toán ứng trước, ghi:
Nợ TK 137- Tạm chi (1374)

            Có TK 337- Tạm thu (3374).

Đồng thời, ghi:

            Có TK 009- Dự toán đầu tư XDCB (0093).

c) Khi được giao dự toán chính thức, ghi:
Nợ TK 241- XDCB dở dang

            Có TK 137- Tạm chi (1374).

Đồng thời, ghi:

Nợ TK 337- Tạm thu (3374)

            Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (3664).

Xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản tạm ứng cho cán bộ, viên chức và người lao động trong đơn vị, ghi:

Nợ TK 141- Tạm ứng

            Có các TK 111, 112..

Mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho bằng nguồn NSNN

a) Rút dự toán mua nguyên liệu, vật liệu, ghi:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

            Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612).

Đồng thời, ghi:

            Có TK 008- Dự toán chi hoạt động.

Mua sắm TSCĐ bằng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp

– Nếu mua về đưa ngay vào sử dụng, không phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:

Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình

            Có các TK 111, 112, 331, 366… (chi phí mua, vận chuyển, bốc dỡ…).

Đồng thời, ghi:

            Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán), hoặc

            Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi (nếu sử dụng kinh phí được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi), hoặc

            Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu sử dụng nguồn thu hoạt động khác được để lại).

– Nếu TSCĐ mua về phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:

Nợ TK 241- XDCB dở dang (2411)

            Có các TK 112, 331, 366… (chi phí mua, lắp đặt, chạy thử…).

Đồng thời, ghi:

            Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán), hoặc

            Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi (nếu sử dụng kinh phí được cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi), hoặc

            Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu mua bằng nguồn thu hoạt động khác được để lại).

Khi lắp đặt, chạy thử xong, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình

            Có TK 241- XDCB dở dang (2411).

– Tính hao mòn TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động hành chính), ghi:

Nợ TK 611- Chi phí hoạt động

            Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.

– Trích khấu hao TSCĐ (nếu dùng cho hoạt động SXKD, dịch vụ), ghi:

Nợ các TK 154, 642

            Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.

– Cuối năm, đơn vị kết chuyển số khấu hao, hao mòn đã tính (trích) trong năm sang TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp, ghi:

Nợ TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611)

            Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.

Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn phải nộp tính vào chi của đơn vị theo hướng dẫn, ghi:

Nợ các TK 154, 611, 642

            Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương.

Phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động phải nộp trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng, ghi:

Nợ TK 334- Phải trả người lao động

            Có TK 332-Các khoản phải nộp theo lương (3321, 3322, 3324).

Kế toán tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền

– Rút tạm ứng dự toán kinh phí hoạt động (kể cả từ dự toán tạm cấp) về quỹ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

            Có TK 337- Tạm thu (3371).

Đồng thời, ghi:

            Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu rút dự toán trong năm).

Quỹ đặc thù

– Lãi tiền gửi nếu cơ hình phạt chính cho phép bổ sung vào Quỹ đặc thù, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

            Có TK 353- Các quỹ đặc thù

– Các quỹ do đơn vị huy động các tổ chức, cá nhân, các nhà hảo tâm đóng góp, khi nhận được tiền ủng hộ, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 152,…

            Có TK 353- Các quỹ đặc thù.

– Trường hợp bổ sung Quỹ đặc thù từ thặng dư của các hoạt động, ghi:

Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

            Có TK 353- Quỹ đặc thù.

– Khi chi quỹ theo quyết định của đơn vị, ghi:

Nợ TK 353- Các quỹ đặc thù

            Có các TK 111, 112.

Các quỹ

a, Trích Quỹ khen thưởng theo hướng dẫn từ nguồn NSNN cấp theo hướng dẫn hiện hành, ghi:

– Căn cứ quyết định trích lập quỹ, đơn vị làm thủ tục rút dự toán vào TK tiền gửi (quỹ), ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

            Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.

Đồng thời, ghi:

            Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (mục trích lập quỹ khen thưởng).

– Đồng thời phản ánh chi phí trích quỹ, ghi:

Nợ TK 611- Chi phí hoạt động

            Có TK 431-Các quỹ (4311).

b, Trích lập các quỹ từ thặng dư của các hoạt động trong năm, ghi:

Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

            Có TK 431 – Các quỹ.

c, Quỹ khen thưởng, phúc lợi tăng do được các tổ chức bên ngoài thưởng hoặc hỗ trợ, đóng góp, ghi:

Nợ các TK 111, 112

            Có TK 431- Các quỹ (43118, 43121).

d, Các trường hợp khác theo cơ hình phạt chính phải bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (kể cả trường hợp thâm hụt), ghi:

Nợ TK 421- Thặng dư (thâm hụt) lũy kế

            Có TK 431-Các quỹ (4314).