Phân loại kế toán hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023)

Kế toán là một công việc phức tạp không chỉ dừng lại ở những hoạt động thanh toán các khoản thu – chi cho doanh nghiệp. Nghiệp vụ của một kế toán viên phức tạp hơn thế, vì vậy một doanh nghiệp lớn sẽ có nhiều lĩnh vực kế toán khác nhau, mỗi lĩnh vực sẽ có những đặc trưng riêng. Theo đó, kế toán hành chính sự nghiệp là một trong những lĩnh vực của kế toán có nghiệp vụ, vai trò và đặc trưng riêng. Vì vậy, kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu là gì? Có mấy loại kế toán hành chính sự nghiệp? Hãy nghiên cứu qua nội dung trình bày Phân loại kế toán hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023) dưới đây của Luật LVN Group.

1. Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp 

Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

2. Đối tượng áp dụng chế độ kế toán

Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp được áp dụng cho: Cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ hình phạt chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo hướng dẫn hiện hành; tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước (sau đây gọi tắt là đơn vị hành chính, sự nghiệp).

Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, nếu thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc có tiếp nhận viện trợ không hoàn lại của nước ngoài hoặc có nguồn phí được khấu trừ, để lại thì phải lập báo cáo quyết toán quy định tại Phụ lục 04 của Thông tư này.

3. Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Bên cạnh vai trò quản lý và kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các loại vật tư tài sản công và chấp hành dự toán thu, chi theo định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn có chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao.

Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

– Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và trọn vẹn về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này.

– Định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các đơn vị quản lý cấp trên và đơn vị tài chính đúng hạn theo hướng dẫn.

– Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.

4. Phân loại kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Có nhiều tiêu chí để phân loại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, để phù hợp với việc hạch toán kế toán trong các loại đơn vị hành chính sự nghiệp thì cách phân loại theo đặc trưng riêng của từng đơn vị là phổ biến nhất, bao gồm:

– Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: là các đơn vị có nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước và dùng khoản thu đó để trang tr chi phí. Ví dụ: Sở tài chính, phòng ban các cấp Huyện, xã,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp SXKD: là các đơn vị có sử dụng kinh phí của NSNN nhưng có thực hiện thêm hoạt động SXKD nữa. Ví dụ: Trung tâm giống cây trồng vật nuôi của tỉnh, huyện,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: là các đơn vị HCSN có phát sinh các khoản thu bù đắp chi phí ngoài nguồn thu từ Ngân sách Nhà nước. Ví dụ: bệnh viện có thu khoản viện phí, trường học có thu học phí,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: là các đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước cấp để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội như: dự án tuyên truyền sức khoẻ sinh sản vị thành niên của trung tâm y tế,…

Bên cạnh đó còn có các cách phân loại theo hệ thống dọc của cùng 1 ngành bao gồm đơn vị dự toán các cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp cơ sở; hay cách phân loại theo nguồn gốc của nguồn kinh phí của đơn vị bao gồm: đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ hoàn toàn, tự chủ 1 phần và sử dụng hoàn toàn kinh phí của Ngân sách Nhà nước.

Hệ thống chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp đối với mỗi loại hình trên đều có đặc trưng riêng, phù hợp với nguyên tắc hoạt động của các đơn vị đó nhưng vẫn đảm bảo theo hướng dẫn chung.

5. Nội dung kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp gồm có các nội dung cơ bản sau:

– Kế toán tiền và vật tư: Phản ánh về tình hình giao nhận dự toán, tình hình thu, chi Ngân sách Nhà nước; phản ánh tình hình tăng, giảm vật tư và các cách xử lý nguồn kinh phí đã nhận trong kỳ.

– Kế toán tài sản cố định: Thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định như: mua sắm, xin được cấp, tính hao mòn tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định,… Đặc biệt, thấy rõ sự khác nhau giữa tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp và tính khấu hao tài sản cố định trong các doanh nghiệp, bao gồm:

• Khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp tính theo từng tháng (1 lần/tháng vào cuối mỗi tháng).
• Hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp tính theo năm (1 lần/năm vào cuối mỗi năm).

– Kế toán các khoản thu: Bao gồm các nghiệp vụ cho thấy sự khác nhau trong cách hạch toán khoản thu giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (là các khoản thu sử dụng tài khoản 511) và đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh (là các khoản phải thu và sử dụng tài khoản 311) còn trong các doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131.

– Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm: Hạch toán các nghiệp vụ tính, chi lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

– Kế toán các khoản phải trả: Bao gồm các khoản phải trả cho các đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như: nhà gửi tới, học sinh sinh viên và một số các đối tượng khác.

– Kế toán các nguồn kinh phí: Thực hiện các bút toán kế toán về việc nhận dự toán do Ngân sách Nhà nước cấp là việc tăng các loại nguồn kinh phí như: nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án,…

– Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh: Để có thể nhận định được nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp đến từ đâu? Nên sử dụng nguồn kinh phí đó thế nào? Hạch toán nguồn kinh phí kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có gì khác so với hạch toán nguồn vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp?

– Kế toán các khoản chi: Để có thể nhận định được sự khác nhau giữa việc chi cho các hoạt động thường xuyên, hoạt động không thường xuyên, chi dự án hay chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Đồng thời, lên kế hoạch sử dụng một cách hợp lý các nguồn kinh phí chi đó.

– Kế toán các khoản doanh thu: Mục đích là để phản ánh các khoản doanh thu tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Kế toán các khoản chi phí: Bao gồm kế toán các khoản chi phí cho sản xuất kinh doanh tại đơn vị hành chính sự nghiệp như: chi lương, tiền công, phụ cấp, nhập nguyên vật liệu cho sản xuất, chi phân bổ công cụ dụng cụ sản xuất, chi tính hao mòn tài sản cố định,…

– Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ: Là các trường hợp xử lý các loại dự toán, các loại nguồn kinh phí cũng như các khoản chi vào cuối kỳ kế toán năm.

– Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính: Liệt kê các loại sổ sách cần in ra vào cuối kỳ kế toán năm và mục đích in từng loại sổ; lập các báo cáo tài chính cần thiết để gửi tới thông tin cho các đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.

6. Kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò và nghiệp vụ gì?

Chấp hành đúng tiêu chuẩn định mức, quy định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp được ban hành bởi nhà nước.

Đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính, tăng cường kiểm kê, rà soát, quản lý tài sản công, các chi quỹ của ngân sách nhà nước đồng thời nâng cao chất lượng công tác và quản lý đơn vị hành chính.

Đảm bảo sự thống nhất về phương pháp, nội dung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của nhà nước,…

7. Quy định về tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một trong những công cụ phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Các đơn vị hành chính, sự nghiệp căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư 107/2017/TT-BTC để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Trong đó có thể kể đến như tài khoản 111 (tiền mặt); 112 (tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc); 113 (tiền đang chuyển);…

8. Về chứng từ kế toán

Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107. Không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác. Đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Trên đây là nội dung giới thiệu của chúng tôi về Phân loại kế toán hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023) cũng như các vấn đề pháp lý khác có liên quan trong phạm vi này. Trong quá trình nghiên cứu nếu quý khách hàng còn câu hỏi hay quan tâm và có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi.