Quy trình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023)

Các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động bằng nguồn kinh phí của nhà nước cấp hoặc từ các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, hoạt động kinh doanh hay viện trợ không hoàn lại. Do đó, kế toán tổng hợp đóng vai trò cần thiết trong công tác quản lý các khoản chi tiêu , phải biết lập dự toán cho từng khoản chi tiêu phù hợp. Vậy quy trình của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp thế nào? Mời quý bạn đọc xem nội dung trình bày sau để biết thêm thông tin chi tiết.

1. Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp 

Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

2. Đối tượng áp dụng chế độ kế toán

Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp được áp dụng cho: Cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập, trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ hình phạt chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo hướng dẫn hiện hành; tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước (sau đây gọi tắt là đơn vị hành chính, sự nghiệp).

Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, nếu thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước hoặc có tiếp nhận viện trợ không hoàn lại của nước ngoài hoặc có nguồn phí được khấu trừ, để lại thì phải lập báo cáo quyết toán quy định tại Phụ lục 04 của Thông tư này.

3. Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp

Bên cạnh vai trò quản lý và kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các loại vật tư tài sản công và chấp hành dự toán thu, chi theo định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn có chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết kiệm và hiệu quả cao.

Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

– Ghi chép và phản ánh một cách kịp thời, chính xác và trọn vẹn về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình triển khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, đồng thời kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.

– Kiểm soát và theo dõi tình hình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới cần dự toán và cả tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này.

– Định kỳ lập và nộp các báo cáo tài chính cho các đơn vị quản lý cấp trên và đơn vị tài chính đúng hạn theo hướng dẫn.

– Cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch dự toán, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.

4. Phân loại kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Có nhiều tiêu chí để phân loại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, để phù hợp với việc hạch toán kế toán trong các loại đơn vị hành chính sự nghiệp thì cách phân loại theo đặc trưng riêng của từng đơn vị là phổ biến nhất, bao gồm:

– Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: là các đơn vị có nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước và dùng khoản thu đó để trang tr chi phí. Ví dụ: Sở tài chính, phòng ban các cấp Huyện, xã,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp SXKD: là các đơn vị có sử dụng kinh phí của NSNN nhưng có thực hiện thêm hoạt động SXKD nữa. Ví dụ: Trung tâm giống cây trồng vật nuôi của tỉnh, huyện,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: là các đơn vị HCSN có phát sinh các khoản thu bù đắp chi phí ngoài nguồn thu từ Ngân sách Nhà nước. Ví dụ: bệnh viện có thu khoản viện phí, trường học có thu học phí,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: là các đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước cấp để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội như: dự án tuyên truyền sức khoẻ sinh sản vị thành niên của trung tâm y tế,…

Bên cạnh đó còn có các cách phân loại theo hệ thống dọc của cùng 1 ngành bao gồm đơn vị dự toán các cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp cơ sở; hay cách phân loại theo nguồn gốc của nguồn kinh phí của đơn vị bao gồm: đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ hoàn toàn, tự chủ 1 phần và sử dụng hoàn toàn kinh phí của Ngân sách Nhà nước.

Hệ thống chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp đối với mỗi loại hình trên đều có đặc trưng riêng, phù hợp với nguyên tắc hoạt động của các đơn vị đó nhưng vẫn đảm bảo theo hướng dẫn chung.

5. Quy định về tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một trong những công cụ phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Các đơn vị hành chính, sự nghiệp căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư 107/2017/TT-BTC để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Trong đó có thể kể đến như tài khoản 111 (tiền mặt); 112 (tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc); 113 (tiền đang chuyển);…

6. Về chứng từ kế toán

Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư 107. Không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác. Đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

7. Quy trình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

• Các đơn vị HCSN chính là những đơn vị quản lý như y tế, giáo dục, văn hóa, thông tin, khoa học công nghệ, kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí của nhà nước cấp hoặc từ các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, hoạt động kinh doanh hay viện trợ không hoàn lại.
• Đối tượng nghiên cứu, phản ánh của kế toán trong đơn vị hành chính sự  nghiệp chính là các hoạt động hành chính sự nghiệp như: các khoản thu từ ngân sách nhà nước, khoản chi lương cho cán bộ viên chức … tất cả những hoạt động đó đều được kế toán theo dõi, phải ánh toàn bộ nguồn vốn quỹ phát sinh tại đơn vị.
• Để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị HCSN phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này. Dựa vào bản dự toán, ngân sách nhà nước (NSNN) cấp kinh phí cho các đơn vị.

Ví dụ: Khi nhận dự toán kế toán hạch toán

Nợ TK 00821: Chi thường xuyên – Tự chủ

Nợ TK 00822: Chi không thường xuyên – Không tự chủ

• Khi phát sinh các khoản chi cho hoạt động hành chính sự nghiệp. Kế toán rút nguồn và thực hiện ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, trọn vẹn và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Kiểm soát tính tuân thủ các cơ chế, các chế độ chính sách của nhà nước; Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu NSNN trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Ví dụ: Rút dự toán mua nguyên liệu, vật liệu, kế toán hạch toán:

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

            Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612).

Đồng thời, ghi:

            Có TK 008- Dự toán chi hoạt động

• Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; tiến hành khóa sổ, chốt số dư để kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các đơn vị quản lý cấp trên và đơn vị tài chính theo hướng dẫn, gửi tới thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị. Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị và cho các đối tượng sử dụng bên ngoài đơn vị có được những thông tin số liệu, nhằm kiểm giá đánh giá khách quan tình hình sử dụng vốn ngân sách của đơn vị.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Quy trình kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023). Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.