Tổ chức bộ máy kế toán hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023)

Các đơn vị Hành chính sự nghiệp do đặc điểm là được thành lập bởi Nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ mà Nhà nước giao, nên so với doanh nghiệp thì ngoài việc cần tuân thủ theo chế độ kế toán và các quy định có liên quan khác. Việc tổ chức bộ máy kế toán đơn vị Hành chính sự nghiệp có những ràng buộc riêng từ cấp trên để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao. Dưới đây, mời các bạn cùng xem Tổ chức bộ máy kế toán hành chính sự nghiệp (cập nhật 2023) để đi đến quyết định lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị HCSN cần nghiên cứu.

1. Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp 

Kế toán hành chính sự nghiệp là người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lập dự toán để có thể quản lý hiệu quả và chủ động trong các khoản chi tiêu. Dựa vào báo cáo dự toán, kinh phí sẽ được Nhà nước cấp cho từng đơn vị.

2. Phân loại kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

Có nhiều tiêu chí để phân loại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, để phù hợp với việc hạch toán kế toán trong các loại đơn vị hành chính sự nghiệp thì cách phân loại theo đặc trưng riêng của từng đơn vị là phổ biến nhất, bao gồm:

– Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần: là các đơn vị có nguồn thu chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước và dùng khoản thu đó để trang tr chi phí. Ví dụ: Sở tài chính, phòng ban các cấp Huyện, xã,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp SXKD: là các đơn vị có sử dụng kinh phí của NSNN nhưng có thực hiện thêm hoạt động SXKD nữa. Ví dụ: Trung tâm giống cây trồng vật nuôi của tỉnh, huyện,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu: là các đơn vị HCSN có phát sinh các khoản thu bù đắp chi phí ngoài nguồn thu từ Ngân sách Nhà nước. Ví dụ: bệnh viện có thu khoản viện phí, trường học có thu học phí,…

– Đơn vị hành chính sự nghiệp dự án: là các đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước cấp để thực hiện các dự án mang tính chất xã hội như: dự án tuyên truyền sức khoẻ sinh sản vị thành niên của trung tâm y tế,…

Bên cạnh đó còn có các cách phân loại theo hệ thống dọc của cùng 1 ngành bao gồm đơn vị dự toán các cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp cơ sở; hay cách phân loại theo nguồn gốc của nguồn kinh phí của đơn vị bao gồm: đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ hoàn toàn, tự chủ 1 phần và sử dụng hoàn toàn kinh phí của Ngân sách Nhà nước.

Hệ thống chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp đối với mỗi loại hình trên đều có đặc trưng riêng, phù hợp với nguyên tắc hoạt động của các đơn vị đó nhưng vẫn đảm bảo theo hướng dẫn chung.

3. Nội dung kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán hành chính sự nghiệp gồm có các nội dung cơ bản sau:

– Kế toán tiền và vật tư: Phản ánh về tình hình giao nhận dự toán, tình hình thu, chi Ngân sách Nhà nước; phản ánh tình hình tăng, giảm vật tư và các cách xử lý nguồn kinh phí đã nhận trong kỳ.

– Kế toán tài sản cố định: Thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định như: mua sắm, xin được cấp, tính hao mòn tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định,… Đặc biệt, thấy rõ sự khác nhau giữa tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp và tính khấu hao tài sản cố định trong các doanh nghiệp, bao gồm:

• Khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp tính theo từng tháng (1 lần/tháng vào cuối mỗi tháng).
• Hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp tính theo năm (1 lần/năm vào cuối mỗi năm).

– Kế toán các khoản thu: Bao gồm các nghiệp vụ cho thấy sự khác nhau trong cách hạch toán khoản thu giữa đơn vị hành chính sự nghiệp có thu (là các khoản thu sử dụng tài khoản 511) và đơn vị hành chính có sản xuất kinh doanh (là các khoản phải thu và sử dụng tài khoản 311) còn trong các doanh nghiệp các khoản phải thu sử dụng tài khoản 131.

– Kế toán các khoản tiền lương và bảo hiểm: Hạch toán các nghiệp vụ tính, chi lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

– Kế toán các khoản phải trả: Bao gồm các khoản phải trả cho các đối tượng trong đơn vị hành chính sự nghiệp như: nhà gửi tới, học sinh sinh viên và một số các đối tượng khác.

– Kế toán các nguồn kinh phí: Thực hiện các bút toán kế toán về việc nhận dự toán do Ngân sách Nhà nước cấp là việc tăng các loại nguồn kinh phí như: nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án,…

– Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh: Để có thể nhận định được nguồn kinh phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị hành chính sự nghiệp đến từ đâu? Nên sử dụng nguồn kinh phí đó thế nào? Hạch toán nguồn kinh phí kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có gì khác so với hạch toán nguồn vốn kinh doanh trong các doanh nghiệp?

– Kế toán các khoản chi: Để có thể nhận định được sự khác nhau giữa việc chi cho các hoạt động thường xuyên, hoạt động không thường xuyên, chi dự án hay chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Đồng thời, lên kế hoạch sử dụng một cách hợp lý các nguồn kinh phí chi đó.

– Kế toán các khoản doanh thu: Mục đích là để phản ánh các khoản doanh thu tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Kế toán các khoản chi phí: Bao gồm kế toán các khoản chi phí cho sản xuất kinh doanh tại đơn vị hành chính sự nghiệp như: chi lương, tiền công, phụ cấp, nhập nguyên vật liệu cho sản xuất, chi phân bổ công cụ dụng cụ sản xuất, chi tính hao mòn tài sản cố định,…

– Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ: Là các trường hợp xử lý các loại dự toán, các loại nguồn kinh phí cũng như các khoản chi vào cuối kỳ kế toán năm.

– Kế toán các sổ sách và báo cáo tài chính: Liệt kê các loại sổ sách cần in ra vào cuối kỳ kế toán năm và mục đích in từng loại sổ; lập các báo cáo tài chính cần thiết để gửi tới thông tin cho các đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.

4. Tổ chức bộ máy kế toán hành chính sự nghiệp

4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, toàn đơn vị chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm (tại trụ sở), không tổ chức kế toán riêng tại các đơn vị phụ thuộc. Phòng này thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa tất cả thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị và thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán theo hướng dẫn.

Các đơn vị đơn vị nội bộ/trực thuộc (trung tâm, chi nhánh… do đơn vị thành lập), nếu có chuyên viên kế toán, thì người này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

Việc này cũng có thể do chuyên viên kế toán của phòng kế toán trung tâm sẽ đến đơn vị trực thuộc để thu thập tài liệu khi có phát sinh.

Các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay phổ biến sử dụng mô hình kế toán tập trung do ưu điểm chính là gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hoàn thành công việc. Chỉ trường hợp đối với các đơn vị lớn phòng kế toán mới có nhiều người, mỗi người đảm nhận các công việc khác nhau (thường là các công việc đi theo các phần hành kế toán cụ thể). Còn đối với đơn vị thông thường, một chuyên viên kế toán có thể đảm nhận nhiều phần hành kế toán khác nhau, điều này cho phép tiết kiệm biên chế.

Thậm chí, với các đơn vị HCSN nhỏ, khá phổ biến việc thu xếp chỉ 1 kế toán, đồng thời là kế toán trưởng, thuộc biên chế phòng Tổ chức hành chính, hoặc phòng Hành chính – Tổng hợp. Một số công việc có liên quan, ví dụ bảo hiểm, giao dịch với kho bạc, thủ quỹ… có thể phân công một người khác hỗ trợ.

4.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Đây là mô hình cho phép công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm, tuy nhiên, tại các đơn vị nội bộ/trực thuộc vẫn thành lập bộ phận kế toán phụ thuộc. Do tính chất cồng kềnh nên mô hình này thường chỉ được sử dụng khi việc tổ chức mô hình tập trung khó thực hiện, có thể vì địa bàn hoạt động nằm rải rác, đồng thời việc ứng dụng CNTT chưa khắc phục được các vấn đề nảy sinh từ khoảng cách địa lý.

4.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Mô hình này được lựa chọn khi việc áp dụng một trong hai mô hình trên đều không phù hợp, cần một mô hình kế thừa được ưu điểm, hạn chế được nhược điểm của cả hai mô hình. Khi áp dụng mô hình hỗn hợp, ngoài phòng kế toán trung tâm, tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô, trình độ quản lý,… ở các đơn vị phụ thuộc mà trụ sở chính có thể quyết định tổ chức bộ phận kế toán riêng hoặc không.

Đặc biệt, đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, mà nguồn thu lại khá lớn (ví dụ như trường học thu học phí, bệnh viện thu viện phí, đơn vị sự nghiệp nghiên cứu khoa học thu từ việc thực hiện các dịch vụ khoa học,…), thì tại các bộ phận/hoạt động có thu, do yêu cầu quản lý, có thể thành lập bộ phận kế toán riêng để tính giá sản phẩm, dịch vụ công mà họ gửi tới và thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác có liên quan. Bộ phận này cũng tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động, có thể chỉ là 01 kế toán đảm nhận hay được tổ chức như một bộ máy, gồm cả kế toán trưởng và các kế toán viên cho phù hợp.