Hướng dẫn kiểm kê tài sản bằng mã vạch

Mỗi doanh nghiệp có thể có một hoặc rất nhiều loại hàng hóa, tài sản, tùy vào tính chất kinh doanh mỗi nơi. Việc kiểm kê tài sản là một vấn đề cần thiết và đáng được lưu ý kỹ càng  bởi nó ảnh hưởng đến rất nhiều các bộ phận liên quan. Mặc dù với mục đích giống nhau, nhưng việc kiểm kê tài sản bằng các thao tác thủ công sẽ rất khác so với việc áp dụng mã vạch công tác. Dưới dây Luật LVN Group sẽ Hướng dẫn kiểm kê tài sản bằng mã vạch để bạn đọc cân nhắc.

1. Mã vạch sản phẩm là gì?

Mã vạch (Barcode) là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin, dữ liệu của sản phẩm hàng hóa mã hóa bằng tổ hợp các khoảng trắng và vạch thắng để biểu diễn các mẫu tự, ký hiệu và các con số. Mọi thông tin về sản phẩm sẽ được thể hiện theo mã vạch sản phẩm như nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, lô sản xuất hàng hóa, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước/ thông số sản phẩm, nơi kiểm tra…

Mã vạch sản phẩm bao gồm 2 phần chính:

• Mã số hàng hóa: Dãy số thể hiện thông tin về nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của Tổ chức GS1. Người dùng có thể dễ dàng nhận diện mã số này.
• Mã vạch: Tổ hợp những khoảng trắng, vạch trắng được sắp xếp đúng quy luật, thông số, chỉ có thể đọc được bằng những thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như máy quét mã vạch,… 

2. Kiểm kê tài sản là gì?

Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản cố định, vốn chủ sở hữu hiện có tại thời gian kế toán viên kiểm kê để đối chiếu, kiểm tra với số liệu trong sổ sách kế toán.

*Phân loại kiểm kê tài sản:

Tùy theo phạm vi và thời gian, kiểm kê tài sản được chia thành 2 loại chủ yếu đó là:

Kiểm kê theo phạm vi và đối tượng tài sản: Kiểm kê từng phần tài sản và kiểm kê toàn bộ.

Kiểm kê theo thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê bất thường và kiểm kê định kỳ.

* Tác dụng của kiểm kê tài sản:

Giúp cho việc ghi chép, vào sổ, lên báo cáo số liệu đúng với tình hình thực tiễn.

Ngăn ngừa các sự kiện tham ô, lãng phí, cắt xén làm thất thoát tài sản doanh nghiệp, làm cơ sở để kỷ luật tài chính với các sự kiện vi phạm, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.

Giúp cho lãnh đạo nắm bắt chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, hàng tồn kho, tài sản bị trả lại, nguồn vốn hiện có …để có biện pháp, quyết định kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng.

Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức khi thực hiện các kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản, đầu tư của doanh nghiệp.

3. Khi nào cần kiểm kê tài sản?

Điều 40 Luật kế toán 2015 quy định, ơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

– Cuối kỳ kế toán năm;

– Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;

– Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc cách thức sở hữu;

– Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các tổn hại bất thường khác;

– Đánh giá lại tài sản theo quyết định của đơn vị nhà nước có thẩm quyền;

– Các trường hợp khác theo hướng dẫn của pháp luật.

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tiễn kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tiễn tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

4. Kiểm kê tài sản bằng mã vạch là gì?

Kiểm kê tài sản bằng mã vạch là một cách dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô để quản lý và theo dõi tài sản cố định của họ. Cho dù được sử dụng để kiểm kê và kiểm soát kho hàng hoặc quản lý vòng đời tài sản, có hai thành phần chính giúp theo dõi tài sản bằng mã vạch có thể thực hiện được: tem nhãn mã vạch và đầu đọc mã vạch.

Nhãn mã vạch có sẵn ở nhiều dạng khác nhau. Từ mã vạch 1D như Mã 39 và Mã 128 đến mã vạch 2D như Ma trận dữ liệu Datamatrix và mã Phản hồi nhanh (Mã QR). Mặc dù khả năng của chúng khác nhau, các loại nhãn mã vạch được sử dụng để lưu trữ dữ liệu. Dữ liệu này được biểu thị bằng các số và chữ cái khác nhau, sau đó được giải mã bởi một đầu đọc mã vạch thường ở dạng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động.

Một yếu tố chính làm cho việc kiểm kê tài sản bằng mã vạch đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp nhỏ là khả năng in mã vạch tại chỗ. Khi dữ liệu đã được gán cho một mã vạch duy nhất, nó sẽ được in và dán vào một tài sản. Cho dù đó là tài sản cố định của doanh nghiệp, tài sản CNTT của họ như màn hình và bàn phím, hay hàng tồn kho.

Với việc thay thế không tốn kém cho các phương pháp theo dõi thủ công tốn nhiều thời gian như bút và giấy, theo dõi tài sản mã vạch mang lại nhiều lợi ích như:

• Tăng độ chính xác của số liệu
• Tăng tốc độ thu thập dữ liệu
• Giảm chi phí theo dõi tài sản
• Giảm lỗi
• Đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ
• Hầu như không yêu cầu đào tạo chuyên viên

5. Các bước thực hiện kiểm kê tài sản bằng mã vạch

Để thực hiện kiểm kê tài sản bằng mã vạch, bạn thực hiện In mã vạch cho tài sản sau đó mới thực hiện kiểm kê.

5.1. In mã vạch tài sản

• Truy cập phần mềm kiểm kê
• Trên màn hình danh sách tài sản, tích chọn các tài sản cần in mã vạch.        
• Nhấn Báo cáoMã vạch tài sản.
• Số lượng mã vạch được in ra sẽ tương đương với số lượng tài sản đã chọn.
• Cán bộ QLTS dùng mã vạch này dán lên tài sản đang sử dụng để phục vụ công tác kiểm kê

5.2. Kiểm kê tài sản

• Trước khi tiến hành kiểm kê theo mã vạch, máy tính cần được kết nối với máy đọc mã vạch.
• Vào menu Tài sảnQuản lý tài sảnKiểm kê
• Nhấn ThêmThêm kiểm kê theo mã vạch.
• Nhập các thông tin Ngày lập, Ngày kiểm kê, Số phiếu, Bộ phận, Ghi chú.
• Sau khi chọn Bộ phận, các tài sản thuộc loại Tài sản cố định vô hình; Nhà; Vật kiến trúc; Phương tiện vận tải thuộc bộ phận đang chọn sẽ được hiển thị luôn trên chứng từ kiểm kê
• Lựa chọn Thêm tài sản xuống dòng khi bắn mã
• Đưa trỏ chuột tới ô Mã tài sản, anh/chị thực hiện bắn mã vạch từng loại tài sản, tài sản có số lượng bao nhiêu thì bắn mã vạch bấy nhiêu lần.
• Sau khi đã kiểm kê toàn bộ tài sản bằng mã vạch, nhấn Đối chiếu số liệu
• Trên thông báo kết quả đối chiếu, nhấn Xem chi tiết số liệu chênh lệch để tải về file danh sách tài sản chênh lệch
• Kiểm tra, điều chỉnh lại các tài sản chênh lệch

– Nếu phát hiện thừa tài sản chưa được khai báo trong chương trình, nhấn Thêm để bổ sung tài sản lên chứng từ kiểm kê

– Nếu phát hiện thiếu tài sản ngoài thực tiễn, anh/chị thực hiện nhập mã tài sản đó vào ô Mã tài sản và nhấn Cập nhật, sau đó sửa lại số lượng Theo kiểm kê là số lượng thực tiễn kiểm kê được tại Chi tiết tài sản.

• Nhấn Cất và đóng để lưu lại chứng từ.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Hướng dẫn kiểm kê tài sản bằng mã vạch. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.