Biên bản có đóng dấu không ? (Cập nhật 2023)

Con dấu là phương tiện đặc biệt uỷ quyền cho các đơn vị, tổ chức có thẩm quyền do đơn vị nhà nước có thẩm quyền cấp. Được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ. Con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm: con dấu của đơn vị nhà nước và con dấu của đơn vị tổ chức khác. Hôm nay LVN Group sẽ giới thiệu đến các bạn nội dung về Biên bản có đóng dấu không ? (Cập nhật 2023). Cùng LVN Group nghiên cứu ngay sau đây bạn ! !

Biên bản có đóng dấu không ? (Cập nhật 2023)

 1. Biên bản là gì ?

Biên bản là cách thức một loại văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản lập ra phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và trọn vẹn. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực.

Biên bản có tầm cần thiết rất lớn giúp ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Dù biên bản không có hiệu lực pháp lý, tuy nhiên, chúng được dùng rộng rãi để làm chứng cứ chứng minh các sự kiện thực tiễn đã xảy ra.

2. Có những loại biên bản nào ?

Có nhiều loại biên bản khác nhau được sử dụng ở nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là một số loại biên bản thường thấy nhất hiện nay:

• Thứ nhất, biên bản hội họp là loại biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị.
• Thứ hai, biên bản hành chính là loại biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo hướng dẫn hành chính như biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận và bàn giao, biên bản hợp đồng;
• Thứ ba, biên bản có tính chất pháp lý là loại biên bản ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật như biên bản phiên tòa, biên bản khám nghiệm tử thi, biên bản tai nạn giao thông.

3. Biên bản có đóng dấu không ?

a. Đối với biên bản doanh nghiệp

Trước đây tại Luật doanh nghiệp 2005 và những văn bản hướng dẫn thì con dấu của một công ty được quản lý rất chặt chẽ, thậm chí việc in hay khắc con dấu thuộc thẩm quyền và giao cho đơn vị công an. Tuy nhiên khi xã hội ngày càng phát triển, sự cởi mở hơn trong tư duy làm luật được thể hiện trong Luật doanh nghiệp 2014 thì cách thức quản lý, sử dụng con dấu là do doanh nghiệp quyết định được ghi nhận trong điều lệ công ty. Thậm chí những văn bản thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp được nộp tới sở kế hoạch & đầu tư cũng chỉ cần người uỷ quyền ký thay vì ký và đóng dấu mới được coi là hợp lệ.

b. Đối với biên bản đơn vị nhà nước

Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu công ty tùy ý thích miễn là được thỏa thuận trong điều lệ công ty. Sẽ có những công ty thống nhất việc sử dụng con dấu trong mọi giao dịch nhưng cũng có những công ty sẽ khống chế và chỉ dùng trong những trường hợp nhất định. Suy cho cùng thì biên bản họp công ty có hoặc không đóng dấu, việc đó hợp pháp được không tùy vào nội quy sử dụng con dấu của từng doanh nghiệp.

4. Quy định về Cách ký tên, đóng dấu đúng luật vào văn bản theo NĐ 30/2020/NĐ-CP

a. Ký tên

1. Cơ quan, tổ chức công tác theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu đơn vị, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Cách thức: Trường hợp ký thay người đứng đầu đơn vị, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

2. Cơ quan, tổ chức công tác theo chế độ tập thể

– Người đứng đầu đơn vị, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của đơn vị, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu đơn vị, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu đơn vị, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

– Cách thức: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên đơn vị, tổ chức.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

3. Ký thừa ủy quyền

– Đối tượng áp dụng:

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu đơn vị, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

– Cách thức: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

4. Ký thừa lệnh

– Đối tượng áp dụng:

Người đứng đầu đơn vị, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc đơn vị, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản.

Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế công tác hoặc quy chế công tác văn thư của đơn vị, tổ chức.

– Cách thức: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

– Căn cứ pháp lý: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30.

b. Đóng dấu

1. Đóng dấu chữ ký

– Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

– Cách đóng dấu chữ ký:

+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi không có chữ ký.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo hướng dẫn.

– Căn cứ: Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

2. Đóng dấu treo

– Cách thức đóng dấu: Do người đứng đầu đơn vị, tổ chức quy định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

– Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

– Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

3. Đóng dấu giáp lai

– Cách thức đóng dấu: Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

– Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020.

– Mặt khác, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng.

VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP ngày 21/11/2012).

Lưu ý: Những quy định nêu trên áp dụng bắt buộc đối với đơn vị, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước từ ngày 05/3/2020.

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Trên đây là những nội dung về Biên bản có đóng dấu không ? (Cập nhật 2023) do Công ty Luật LVN Group gửi tới kiến thức đến khách hàng. LVN Group hy vọng nội dung trình bày này sẽ là nguồn thông tin hữu ích gửi đến quý bạn đọc !