Công văn có phải đóng dấu giáp lai không? (Cập nhật 2023)

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch. Vậy Công văn có phải đóng dấu giáp lai không? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu thông qua nội dung trình bày dưới đây.

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản.

2. Mục đích đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai nhằm những mục đích như sau:

– Đóng dấu giáp lai sẽ giúp tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các đơn vị nhà nước.

– Đóng dấu giáp lai sẽ giúp bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

Hiện nay, không có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, theo Điểm d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định: “Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu đơn vị, tổ chức quy định”.

Vì vậy, việc quy định các văn bản nào phải đóng dấu giáp lai sẽ do Bộ trưởng, Thủ trường đơn vị quản lý ngành cụ thể han hành. Ví dụ như Tổng cục Hải quan quy định rõ ràng những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai như sau:

– Quyết định giải quyết khiếu nại;

– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

– Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;

– Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;

– Quyết định ấn định thuế;

– Quyết định kiểm tra sau thông quan;

– Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);

– Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

– Thông báo phạt chậm nộp;

– Kết luận kiểm tra, thanh tra;

– Kết luận xác minh đơn tố cáo;

– Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

– Biên bản công tác;

– Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

– Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu.

3. Quy định về đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc lề phải của tài liệu có từ 02 tờ trở lên để tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính chính xác của từng tờ văn bản cũng như là cách thức để ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng dấu giáp lai lên trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu đơn vị, tổ chức quy định cụ thể.

Dấu giáp lai sẽ được đóng vào khoảng mép của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ và mỗi một dấu được đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Dấu được đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu là màu đỏ.

Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời của Luật LVN Group về Công văn có phải đóng dấu giáp lai không? Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.