Hóa đơn chuyển đổi có bắt buộc đóng dấu treo? (Cập nhật 2023)

Năm 2018, Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với đó doanh nghiệp phải đối mặt với một số vướng mắc đặc thù khi bắt đầu triển khai giải pháp hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp vẫn sử dụng chứng từ giấy phục vụ việc giao dịch ngân hàng, kho bạc hoặc là hồ sơ chứng minh hàng hoá lưu thông trên đường thì khi áp dụng chứng từ điện tử sẽ áp dụng thế nào, có bắt buộc ký và đóng dấu trên chứng từ điện tử chuyển đổi không?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo hướng dẫn tại Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
3. Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
4. Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

…

6. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của đơn vị thuế.”

2. Có các loại hóa đơn điện tử nào?

Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại chứng từ điện tử như sau:

“Điều 5. Loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.”

3. Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?

Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy như sau:

“Điều 12. Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người uỷ quyền theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo hướng dẫn của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
2. b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
3. c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
4. Giá trị pháp lý của các chứng từ điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên chứng từ chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên chứng từ chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ dạng giấy bao gồm trọn vẹn các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa chứng từ chuyển đổi và chứng từ điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Vì vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người uỷ quyền theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình.

Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử.

4. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy mới nhất

Trong quá trình kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, chỉ cần tuân thủ trọn vẹn quy định của pháp luật.

Tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 12/9/2018, Chính Phủ đã quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau:

– Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy;

– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy phải đảm bảo tuyệt đối sự trùng khớp nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi.

5. Yêu cầu nội dung với hóa đơn chuyển đổi

Căn cứ theo hướng dẫn pháp luật hiện hành, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung so với hóa đơn điện tử được chuyển đổi. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng trọn vẹn tiêu thức nội dung như một hóa đơn điện tử thông thường.

Căn cứ, một hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường sẽ phải đảm bảo đáp ứng trọn vẹn các tiêu thức nội dung sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của hai bên bán và mua.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

– Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.

– Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

Với các trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không cần đáp ứng trọn vẹn tiêu thức nội dung theo hướng dẫn, sẽ được hướng dẫn bởi Bộ Tài chính.

6. Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý và không cần đóng dấu

Tại khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Nghị định này.”

Vì vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo đúng quy định pháp luật.

Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp.

7. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng

Hiện nay, để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước dưới đây:

– Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử 

– Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi

– Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi

– Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.