Vai trò của người đại diện phát ngôn của doanh nghiệp

Trong xu hướng kinh doanh hiện nay, người phát ngôn cho doanh nghiệp không chỉ là người uỷ quyền cho tiếng nói của doanh nghiệp, là người kết nối doanh nghiệp với các đơn vị thông tấn báo chí, phát ngôn viên còn là người có vai trò cần thiết trong quan hệ đối ngoại. Vậy cụ thể Vai trò của người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp thế nào? Cùng Luật LVN Group đi nghiên cứu !!

Vai trò của người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp

1. Người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp là gì?

Người phát ngôn là người phát biểu thay cho một người khác hay một đơn vị, tổ chức nào đó có thể được chọn thông qua hợp đồng hoặc được bổ nhiệm theo quy chế của đơn vị, tổ chức có thẩm quyền.

Người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp là người uỷ quyền cho 1 cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp; được nhân danh cá nhân hoặc tổ chức đó phát ngôn và gửi tới thông tin cho đội ngũ báo chí và các đối tượng có liên quan. Họ sẽ nêu ra quan điểm, lập trường chính thức của các cá nhân hay tổ chức về những vấn đề liên quan; tổ chức mọi cuộc họp báo; chủ trì việc theo dõi, tổng hợp dư luận báo chí liên quan tới cá nhân và tổ chức đó

Với doanh nghiệp lớn, việc phát ngôn sẽ được giao hẳn cho 1 người làm phát ngôn viên. Với doanh nghiệp nhỏ, giám đốc hoặc trưởng phòng có thể kiêm luôn nhiệm vụ của một phát ngôn viên.

Người phát ngôn có nghĩa vụ phát biểu đúng theo những nội dung đã được chỉ đạo và sắp đặt sẵn của người hay tổ chức đã tuyển dụng mình. Do vậy, nội dung phát biểu của người phát ngôn chính là ý chí của người hay tổ chức mà người phát ngôn đã thay mặt để phát biểu, người phát ngôn không phải chịu tránh nhiệm về nội dung phát biểu của mình, trừ trường hợp người đó phát biểu sai nội dung hoặc vượt quá phạm vi đã được người, tổ chức tuyển dụng mình chỉ đạo.

2. Vai trò của người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp

người phát ngôn cho doanh nghiệp không chỉ là người uỷ quyền cho tiếng nói của doanh nghiệp, mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp với các đơn vị thông tấn báo chí, mà còn giữ một vai trò cần thiết trong quan hệ đối ngoại. Đây là hoạt động gắn liền với quá trình phát triển thương hiệu vì người phát ngôn là hình ảnh thứ hai (sau giám đốc hay chủ doanh nghiệp) uỷ quyền cho hình ảnh của thương hiệu.Thông điệp của doanh nghiệp có đến được với công chúng chính xác theo đúng chiến lược truyền thông được không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại và thực hiện công tác đối thoại thế nào. Trong quá trình này không thể không có sự tham gia của người phát ngôn doanh nghiệp.

Nhiệm vụ chính của người phát ngôn doanh nghiệp là xây dựng và thực hiện chiến lược đối thoại với cộng đồng và khách hàng nhằm phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp, đó là điều phải được xem là điều kiện đủ trong quá trình phát triển một thương hiệu hoàn chỉnh.

Trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, phát ngôn viên còn có nhiệm vụ xây dựng hình ảnh bản thân bằng những hoạt động, sự kiện (gắn với nhiệm vụ của phòng PR nội bộ) nhằm gây dựng tên tuổi và giúp doanh nghiệp mình tạo ảnh hưởng, gây được thiện cảm với cộng đồng.

Người phát ngôn có nhiệm vụ đưa những thông điệp của doanh nghiệp có đến được với công chúng chính xác theo đúng mục tiêu. Và điều này cũng phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại và thực hiện công tác đối thoại. Quá trình này cần có sự tham gia của người phát ngôn.

Người phát ngôn của doanh nghiệp cho nhiệm vụ xây dựng và thực hiện chiến lược đối thoại khách hàng nhằm phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp, công việc này là nền tảng xây dựng một thương hiệu.

Hiện nay, trong bối cảnh thông tin và công nghệ bùng nổ, nghề Phát ngôn viên đã trở thành một nghề nghiệp chuyên môn, một công việc không thể thiếu của công tác quan hệ công chúng. Phát ngôn viên giữ một vai trò rất cần thiết trong việc gửi tới thông tin của các đơn vị, tổ chức đến người dân cũng như xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trước công chúng đối với những phát ngôn viên cho doanh nghiệp.

Nếu có người phụ trách phát ngôn một cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại với công chúng sẽ được lập trình. Những câu trả lời vội vàng, chứa đựng sự bất ổn trước báo chí sẽ là con đường nhanh nhất làm mất uy tín thương hiệu. Nếu có người phụ trách phát ngôn một cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại với công chúng sẽ được lập trình theo một chiến lược rõ ràng. Khi đó, người phát ngôn sẽ là người gác cổng thông tin để quá trình đối thoại của doanh  đạt hiệu quả cao

3. Những yêu cầu cần thiết của người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp

Phát ngôn viên phải nắm được hầu như tất các hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời hiểu được nội bộ doanh nghiệp như chính người sáng lập và vận hành doanh nghiệp đó. Đồng thời, những kỹ năng về truyền tải thông tin, khả năng trình bày, diễn đạt vấn đề và những mối quan hệ với đơn vị báo chí là không thể thiếu với một phát ngôn viên. Người phát ngôn cho doanh nghiệp phải hội tụ được những yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức mà không phải chuyên viên nào cũng có thể làm được. Không những vậy, Nhiều người phát ngôn là uỷ quyền cho hình ảnh thương hiệu, từng lời nói, cử chỉ, hành động đều được khách hàng và công chúng để ý. Vì thế, cần luôn ý thức rằng từng hành động của mình là hành động của thương hiệu. Người phát ngôn cần đầu tư cho cả cách thức bên ngoài lẫn tính cách của mình.

Nhiệm vụ của người phát ngôn là giúp các lãnh đạo “đánh bóng” thông tin về doanh nghiệp (xây dựng thương hiệu), do vậy kỹ năng đưa tin, trả lời phỏng vấn trước báo chí cũng rất cần thiết. Trong thời kỳ khủng hoảng, phát ngôn viên doanh nghiệp là đầu mối duy nhất được phép gửi tới tin ra cộng đồng. Do vậy, đó phải là uỷ quyền có quan điểm nhất cửa hàng và trung thành với lợi ích của doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung phân tích của Luật LVN Group về Vai trò của người uỷ quyền phát ngôn của doanh nghiệp. Mọi câu hỏi của quý bạn đọc về nội dung nội dung trình bày hay các vấn đề pháp lý khác, vui lòng phản hồi với chúng tôi thông qua tổng đài tư vấn dưới đây. Rất mong được tư vấn, hỗ trợ các bạn !