Chứng từ cần biết khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác

Đôi khi các doanh nghiệp cần phải xuất nhập khẩu hàng hóa thông qua bên thứ ba gọi là xuất nhập khẩu ủy thác. Khi thực hiện thủ tục này, các bên phải chú ý tới những chứng từ cần thiết. Bài viết dưới đây của Công ty Luật LVN Group sẽ cung cấp thông tin về Chứng từ cần biết khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác. Mời các bạn tham khảo.

1. Xuất hập khẩu ủy thác là gì?

Theo quy định tại Điều 155 Luật Thương mại 2005 quy định về ủy thác mua bán hàng hóa cụ thể như sau:

“Điều 155. Uỷ thác mua bán hàng hóa

Uỷ thác mua bán hàng hoá là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận uỷ thác thực hiện việc mua bán hàng hoá với danh nghĩa của mình theo những điều kiện đã thoả thuận với bên uỷ thác và được nhận thù lao uỷ thác.”

Hiểu một cách đơn giản, uỷ thác xuất nhập khẩu tức là việc thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu. Đơn vị cung cấp dịch vụ này sẽ chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục trong hoạt động xuất nhập khẩu thay cho bên mua và bên bán. Cụ thể:

Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhờ vào một đơn vị thứ 3 có kinh nghiệm chuyên về uỷ thác xuất nhập khẩu. Đơn vị này sẽ trực tiếp đại diện cho doanh nghiệp nhập khẩu lô hàng nào đó về cho mình. 

Còn xuất khẩu uỷ thác cũng tương tự. Đây là hình thức nhờ một công ty thứ 3 đứng ra làm đại diện cho doanh nghiệp để xuất khẩu các lô hàng cho thương nhân nước ngoài.

+ Ưu điểm

– Hỗ trợ các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm dày dạn trong việc làm thủ tục thương mại quốc tế. Các doanh nghiệp non trẻ chưa thành thạo việc giao tiếp cũng như đàm phán, làm việc với những thương nhân nước ngoài. Như vậy, Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu chính là giải pháp an toàn nhất, đảm bảo tiến trình diễn ra chuyên nghiệp, nhanh chóng, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp của mình. 

– Đảm bảo toàn bộ quy trình trong hoạt động thông quan hàng hoá cùng nhiều thủ tục xuất nhập khẩu khác được tiến hành nhanh chóng, chính xác. Từ đó tiết kiệm tối đa kinh phí cũng như đảm bảo sự ổn định cho chuỗi cung ứng hàng hoá. 

+ Nhược điểm

– Doanh nghiệp mua dịch vụ cần trả chi phí dịch vụ uỷ thác. 

– Vì làm việc qua một bên trung gian ở giữa nên người uỷ thác sẽ rơi vào thế bị động và có thể thiếu thông tin ít nhiều. Chính vì thế, bên cung cấp dịch vụ và bên mua dịch vụ cần có sự hợp tác ăn ý và tin tưởng lẫn nhau.

– Đã có trường hợp đơn vị được uỷ thác đã tạo mối quan hệ và giao dịch với người bàn, khiến chủ hàng thực sự tức là người uỷ thác bị mất đi vai trò của mình. Từ đó, bên được uỷ thác trở thành đối thủ cạnh tranh với bên uỷ thác

2. Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác cần có

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được chia thành 4 phần chính đễ dễ nhận biết:

Chứng từ hàng hóa: Có tác dụng chỉ rõ giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa. Những chứng từ này cần được người bán làm và người mua là người nhận chúng, trong bộ chứng từ này chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận chất lượng.

Chứng từ vận tải : Chứng nhận này là chứng từ cần thiết do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng. Trong bộ chứng từ vận tải thường bao gồm vận đơn đường biển, biên nhận cảng… Đối với vận tải đường sắt và hàng không thì cần vận đơn đường sắt và đường hàng không đi kèm.

Giấy phép quản lý chuyên ngành: Gồm những giấy tờ liên quan chứng nhận tới xuất xứ, chất lượng và, quy cách thành phẩn của hàng hóa như: C/0, C/Q, CA, chứng thư hun trùng

Chứng từ thanh toán khác: tín dung thư L/C, TT, bảo hiểm …

3. Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cần có

Theo quy định tại Điểm 2.3 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn trong một số trường hợp như sau:

“2.3. Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Lệnh điều động nội bộ theo hướng dẫn làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

Trường hợp uỷ thác xuất khẩu hàng hóa, khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận uỷ thác, cơ sở có hàng hóa uỷ thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của đơn vị hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tiễn xuất khẩu của cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa uỷ thác xuất khẩu lập hóa đơn GTGT để kê khai nộp thuế, hoàn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Cơ sở nhận uỷ thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.”

Vì vậy, khi ủy thác xuất khẩu hàng hóa thì doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhận ủy thác phải lưu ý các vấn đề sau:

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu

– Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ;

– Khi doanh nghiệp nhận ủy thác thông báo về số hàng hóa thực xuất khẩu doanh nghiệp lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu.

Đối với doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu

– Khi nhận hàng ủy thác xuất khẩu, doanh nghiệp căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của bên ủy thác để kiểm tra số hàng nhận được;

– Khi hoàn thành thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp nhận ủy thác sử dụng invoice hoặc hóa đơn thương mại lập và giao cho khách hàng nước ngoài (theo Thông tư 119/2014/TT-BTC đã bỏ hóa đơn xuất khẩu).

4. Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác

Việc ủy thác xuất nhập khẩu sẽ có những điểm hạn chế nhất định. Do đó, khi sử dụng dịch vụ này bạn nên tính toán thật kỹ và lưu ý những điểm sau:

– Bạn phải chịu chi phí cho dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu (hay còn gọi là hoa hồng ủy thác).

– Bạn sẽ bị thiếu chủ động và nắm được ít thông tin vì bị hạn chế do phải công tác thông qua một bên thứ 3.

– Có khả năng gặp phải một số rủi ro nhất định về thông tin từ nhà gửi tới và sản phẩm nhập khẩu. Trong một số trường hợp, chủ hàng nhập khẩu thực sự có thể bị quên đi vai trò khi người được ủy thác và người bán đã quen công tác và giao dịch với nhau.

5. Những rủi ro trong xuất nhập khẩu ủy thác

Trong ủy thác xuất nhập khẩu, rủi ro lớn nhất là đối với công ty nhận ủy thác. Vì đơn vị này đã thay mặt cho người nhập khẩu đứng tên trên giấy tờ. Chịu mọi trách nhiệm pháp lý khi nhập hàng vào. Do đó, trong trường hợp nếu mặt hàng bên trong lô hàng được nhập hay xuất ra là loại hàng cấm. Thì người bị pháp luật gọi tên đầu tiên sẽ luôn là đơn vị làm dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.

Có thể nói rằng, với dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, toàn bộ trách nhiệm và rủi ro đã được chuyển giao từ bên uỷ thác sang đơn vị được uỷ thác. Khi có bất cứ vấn đề nào phát sinh ngoài ý muốn, đơn vị nhận được uỷ thác phải nhanh chóng xử lý. Thậm chí nếu có vấn đề về mặt pháp lý, bên nhận uỷ thác sẽ phải đứng ra chịu trách nhiệm.

Đối với dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu, để đôi bên cần có lợi, doanh nghiệp thuê dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ cần chú ý các vấn đề sau:

– Đối với đơn vị cung cấp dịch vụ uỷ thác

+ Luôn xem xét kỹ các giấy tờ cũng như chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá.

+ Chỉ nhận cung cấp dịch vụ uỷ thác giao hàng tại xưởng người bán hay còn gọi là EXW. Như vậy sẽ đảm bảo được lô hàng được khai báo chính xác, không phải là hàng nằm tỏng danh mục bị cấm.

+ Tiến hành ký hợp đồng uỷ thác giữa bên cần uỷ thác và công ty FWD. Bên cần uỷ thác sẽ phải chịu mọi trách nhiệm và rủi ro nếu như hàng hàng bị khai sai sự thật. 

Lưu ý rằng các điều khoản được nêu trong hợp đồng cần có nội dung chặt chẽ, khai báo đầy đủ về giao ước hàng hoá được khai trên giấy tờ. Bên cần uỷ thác sẽ phải chịu mọi trách nhiệm và rủi ro nếu như hàng hàng bị khai sai sự thật 

– Đối với bên thuê dịch vụ uỷ thác

+ Kiểm tra kỹ lưỡng về lô hàng xem có thuộc danh mục hàng cấm nhập khẩu được không.

+ Việc uỷ thác sẽ khiến thông tin nhà cung cấp hàng và giá cả lô hàng bị lộ. 

+ Doanh nghiệp uỷ thác có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin về mặt hàng. Điển hình là mẫu mã, số model, thông số kỹ thuật đi kèm.

+ Có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho bên đơn vị được uỷ thác nhằm thanh toán cho bên bán hàng tức là bên xuất khẩu.

 

Trên đây là tất cả thông tin về Chứng từ cần biết khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!