Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền có quyền có con dấu riêng, tài khoản riêng nhưng không được thực hiện chức năng kinh doanh. Vậy chức năng và nhiệm vụ của văn phòng uỷ quyền là gì? LVN Group mời bạn cân nhắc nội dung trình bày sau:

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng uỷ quyền là gì?

1. Văn phòng uỷ quyền là gì? 

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng uỷ quyền

2.1 Chức năng hoạt động của Văn phòng uỷ quyền của các doanh nghiệp trong nước 

Nội dung hoạt động của Văn phòng uỷ quyền là uỷ quyền cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.

Văn phòng uỷ quyền không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng uỷ quyền không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng uỷ quyền nên việc hạch toán của văn phòng uỷ quyền là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng uỷ quyền để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Mặt khác, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì cách thức thành lập văn phòng uỷ quyền tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng uỷ quyền trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng uỷ quyền là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng uỷ quyền, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng uỷ quyền xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây tổn hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

Vì vậy, nhìn chung, văn phòng uỷ quyền được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, uỷ quyền công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng uỷ quyền có 10 chức năng chính sau:

• Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được đơn vị chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
• Thực hiện các công việc báo cáo với các đơn vị chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
• Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo hướng dẫn riêng của doanh nghiệp.
• Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
• Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
• Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động chuyên viên.
• Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
• Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
• Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ chuyên viên tại cơ sở.

2.2. Chức năng hoạt động của Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng uỷ quyền của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam, hoạt động theo Giấy phép hoạt động được cấp bởi Sở công thương Thành phố Hồ Chí Minh, có con dấu tròn và mã số thuế để duy trì hoạt động;

Văn phòng uỷ quyền của Thương nhân nước ngoài không có chức năng kinh doanh; Văn phòng uỷ quyền là một đơn vị phụ thuộc của Thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng uỷ quyền, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng uỷ quyền trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Văn phòng uỷ quyền gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của Văn phòng trong năm trước đó;

Văn phòng uỷ quyền báo cáo, gửi tới tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của đơn vị quản lý nhà nước có thẩm quyền.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

Thông báo lập văn phòng uỷ quyền;

Biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);

Quyết định thành lập văn phòng uỷ quyền;

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền nếu người đứng đầu văn phòng uỷ quyền không đồng thời là người uỷ quyền theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng uỷ quyền;

Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo hướng dẫn tại nước sở tại.

Doanh nghiệp thành lập văn phòng uỷ quyền tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.

Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.

Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho đơn vị đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

4. Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền

Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền tại nội dung trình bày này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng uỷ quyền của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

• 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng uỷ quyền;
• Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng uỷ quyền;
• 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

• Sau khi nhận được thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng uỷ quyền và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng Luật Việt An sẽ soạn hồ sơ.
• Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền và công bố thành lập

• Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng uỷ quyền đặt trụ sở.
• Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng uỷ quyền trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền

• Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền cho doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới đơn vị đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng uỷ quyền

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng uỷ quyền nên khắc con dấu của văn phòng uỷ quyền

Trên đây là nội dung trình bàyChức năng và nhiệm vụ của văn phòng uỷ quyền là gì? Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.