Quy định về con dấu văn phòng đại diện

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền có quyền có con dấu riêng, tài khoản riêng nhưng không được thực hiện chức năng kinh doanh. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ giới thiệu đến bạn đọc Quy định về con dấu văn phòng uỷ quyền

Quy định về con dấu văn phòng uỷ quyền

1. Văn phòng uỷ quyền là gì? 

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Con dấu của văn phòng uỷ quyền

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới cách thức chữ ký số theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, cách thức và nội dung dấu của văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo hướng dẫn của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Vì vậy, không yêu cầu bắt buộc văn phòng uỷ quyền phải có con dấu, nên việc văn phòng uỷ quyền có con dấu được không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

3. Điều kiện để được đăng ký văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng uỷ quyền.

Tên văn phòng uỷ quyền bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền” ….

Văn phòng uỷ quyền chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng uỷ quyền chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng uỷ quyền đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng uỷ quyền như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….

Trưởng văn phòng uỷ quyền không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.

Địa chỉ trụ sở của văn phòng uỷ quyền công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

Mặc dù văn phòng uỷ quyền không phát sinh các thủ tục với đơn vị thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng uỷ quyền khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng uỷ quyền để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

4. Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

Thông báo lập văn phòng uỷ quyền;

Biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);

Quyết định thành lập văn phòng uỷ quyền;

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền nếu người đứng đầu văn phòng uỷ quyền không đồng thời là người uỷ quyền theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng uỷ quyền;

Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài

Thực hiện thủ tục thành lập theo hướng dẫn tại nước sở tại.

Doanh nghiệp thành lập văn phòng uỷ quyền tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.

Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.

Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho đơn vị đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

5. Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền

Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền tại nội dung trình bày này áp dụng cho cả việc thành lập văn phòng uỷ quyền của công ty có vốn Việt Nam và cả thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

• 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng uỷ quyền;
• Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng uỷ quyền;
• 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

• Sau khi nhận được thông tin về tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng uỷ quyền và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng Luật Việt An sẽ soạn hồ sơ.
• Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền và công bố thành lập

• Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền được nộp tại: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng uỷ quyền đặt trụ sở.
• Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng uỷ quyền trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền

• Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền cho doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới đơn vị đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng uỷ quyền

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng uỷ quyền nên khắc con dấu của văn phòng uỷ quyền

Trên đây là nội dung trình bày Quy định về con dấu văn phòng uỷ quyền.Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.