Hồ sơ xin thôi việc gồm những gì? [2023]

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 28/2015/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP, giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể là một trong các loại giấy tờ sau đây:

– Hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.

– Quyết định thôi việc.

– Quyết định sa thải.

– Quyết định kỷ luật buộc thôi việc.

– Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.

– Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp.

– Giấy xác nhận của doanh nghiệp về việc chấm dứt hợp đồng lao động với các thông tin về người lao động, loại hợp đồng lao động đã ký, lý do, thời gian chấm dứt hợp đồng lao động…

Do vậy, khi tiến hành thanh lý hợp đồng lao động với phía doanh nghiệp, người lao động cần yêu cầu họ gửi tới thêm giấy tờ xác nhận về việc chấm dứt hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp cố tình không chịu gửi tới giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động, gây ảnh hưởng đến việc hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động có thể tiến hành thủ tục khiếu nại theo hướng dẫn tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP.

Theo đó, người lao động phải thực hiện khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động không giải quyết hoặc giải quyết không thỏa đáng thì người lao động có thể khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đòi lại quyền lợi.

3. Quy trình nghỉ việc chuẩn theo hướng dẫn pháp luật

Quy trình nghỉ việc tại công ty bao gồm các bước sau:

Bước 1. Viết đơn xin nghỉ việc

• Người xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu NS – 09 – 01. Sau khi viết đơn xong, người xin việc chuyển đơn cho Quản lý xem xét theo bước 2.
• Mẫu được lấy trực tiếp tại khu vực phòng NS.
• Người xin nghỉ việc phải đảm bảo đúng thời hạn báo trước. Nếu không đảm bảo đúng thời hạn báo trước, người xin nghỉ việc phải bồi thường tiền lương cho những ngày không báo trước và không được thưởng năng suất và các khoản thưởng cho những thời gian chưa được tính lương.
• Đối với các quy định về nghỉ việc không có trong quy trình này hoặc các quy định khác của công ty thì thực hiện theo bộ luật lao động và các văn bản pháp luật lao động liên quan.

Thời hạn báo trước cụ thể:

• Đối với hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng: 30 ngày
• Đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng: 03 ngày công tác
• Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn: 45 ngày

Bước 2. Quản lý xem xét

• Thẩm quyền và trách nhiệm xem xét bao gồm: Trưởng các phòng ban.
• Đối với chuyên viên các bộ phận có cấp tổ trường thì trước khi chuyển cho quản lý thì phải chuyển qua cấp tổ trưởng xác nhận.
• Đối với các quản lý, chuyên viên do Giám đốc trực tiếp quản lý thì sau khi viết đơn, người xin nghỉ việc chuyển trực tiếp cho phòng Nhân sự theo bước 3.
• Quản lý có thẩm quyền xem xét phải xác định các tâm tư nguyện vọng của chuyên viên. Nếu vượt ra ngoài khả năng, thì Quản lý phối hợp với phòng Nhân sự để xem xét giải quyết. Trường hợp không thể giải quyết được thì ký xác nhận vào đơn xin nghỉ việc và chuyển trả lại đơn cho người xin nghỉ việc.
• Quản lý có trách nhiệm xem xét và trả lời đơn cho người xin nghỉ việc không quá 2 ngày công tác.

Bước 3: Xác nhận của phòng nhân sự

• Người xin việc chuyển lại đơn cho Phòng Nhân sự.
• Phòng Nhân sự có trách nhiệm trao đổi với quản lý các bộ phận để xác định tâm tư nguyện vọng của NV.
• Thời gian giải quyết không quá 3 ngày kể từ ngày nhận đơn.

Bước 4: Duyệt cho nghỉ việc

• Với trường hợp xác định cho nghỉ việc, Phòng Nhân sự chuyển đơn xin nghỉ việc cho GD duyệt kèm theo phương án thay thế.
• Thời gian chuyển đơn cho GD không quá 4 ngày kể từ khi nhận được đơn.

Bước 5: Thanh lý hợp đồng

– Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức việc thanh lý hợp đồng với CNV.

– Việc thanh lý gồm các nội dung:

• Hoàn thành các công việc cần thực hiện trước khi nghỉ việc theo biên bản bàn giao công việc.
• Biên bản bàn giao các công cụ dụng cụ cho Quản lý bộ phận.
• Biên bản bàn giao hồ sơ theo mẫu đính kèm quy trình này.
• Bản cam kết nghỉ việc.

Bước 6: Quyết định cho nghỉ việc

• Sau khi hoàn thành việc thanh lý công việc, Phòng NS lập biên bản thanh lý nghỉ việc, thảo quyết định nghỉ việc trình GD ký (kèm theo các biên bản thanh lý).
• Quyết định nghỉ việc được chuyển cho người xin nghỉ việc, quản lý bộ phận, Phòng NS lưu 1 bản (và kèm theo các chứng từ thanh lý bản chính) và 1 bản chuyển cho Phòng Tài chính – Kế toán làm căn cứ thanh toán cho người nghỉ việc (phải kèm theo các biên bản thanh lý, bảng chấm công, biên bản đánh giá…).

Bước 7: Thanh toán các chế độ còn lại

• Phòng Tài chính – Kế toán có trách nhiệm phối hợp Phòng Nhân sự để lập bảng thanh toán cho người xin nghỉ việc và trình GD duyệt. Phòng Tài chính – Kế toán chỉ thanh toán cho người nghỉ việc khi đã có trọn vẹn hồ sơ xác nhận từ Phòng NS chuyển sang.
• Phòng Tài chính – Kế toán trực tiếp liên hệ với người xin nghỉ việc để làm thủ tục thanh toán.
• Đối với các trường hợp người lao động còn câu hỏi, khiếu nại thì Phòng Nhân sự có trách nhiệm giải quyết và gửi báo cáo cho Giám đốc theo báo cáo hàng tuần.