Người ký nháy văn bản có trách nhiệm như thế nào?

Hôm nay LVN Group sẽ giới thiệu đến quý bạn đọc nội dung về Người ký nháy văn bản có trách nhiệm thế nào ? Cùng LVN Group nghiên cứu ngay sau đây bạn ! !

Ký nháy là gì ?

1. Ký nháy

Ký nháy (ký tắt) thường được đặt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, một số chữ ký nháy đặt ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy được sử dụng để nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Người ký nháy không ký trọn vẹn chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

2. Người ký nháy văn bản có trách nhiệm thế nào ?

Chữ ký nháy thể hiện người ký đã đọc, xác nhận nội dung của văn bản, không còn chỉnh sửa, thay đổi gì thêm.

Vì thế, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản, văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Vậy người ký nháy có phải chịu trách nhiệm khi nội dung văn bản có sai sót?

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây tổn hại, có thể bị áp dụng những cách thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ đơn vị đó áp dụng.

3.  Có bao nhiêu loại chữ ký nháy 

a. Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản

– Chữ ký nháy này thông thường là của người soạn thảo văn bản.

– Việc ký nháy nhằm xác định người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

b. Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

– Chữ ký nháy này được dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung.

Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

– Đồng thời, người ký nháy cũng có thể ký vào từng trang nếu văn bản đó có nhiều trang. Việc ký nháy vào từng trang cũng thể hiện tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

c. Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Quy định pháp luật về ký nháy 

Căn cứ theo hướng dẫn chi tiết tại Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về chữ ký trong văn bản hành chính hiện nay như sau:

– Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên đơn vị, tổ chức.

+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu đơn vị, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

5.  Cách ký nháy, đóng dấu theo hướng dẫn pháp luật

Khác với ký nháy, ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Chữ ký này trong văn bản phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Căn cứ, cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

a. Về cách ký nháy

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy; hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo; hoặc tên đơn vị, tổ chức.

– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng; thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

– Trường hợp ký thay người đứng đầu đơn vị; tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách; hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.”; vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.”; vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.

b. Về cách đóng dấu

• Đóng dấu của đơn vị, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.
• Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính; hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu; trùm một phần tên đơn vị, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Đóng dấu giáp lai:  Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản; hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

 

Trên đây là những nội dung về Người ký nháy văn bản có trách nhiệm thế nào ? do Công ty Luật LVN Group gửi tới kiến thức đến khác hàng. LVN Group hy vọng nội dung trình bày này sẽ là nguồn thông tin hữu ích gửi đến quý bạn đọc !