Các bước đăng ký thay chữ ký số tại kho bạc nhà nước

1. Thay đổi chữ ký có ảnh hưởng gì không?

Trong hoạt động của doanh nghiệp, chữ ký số không chỉ được sử dụng để ký kết các văn bản điện tử, hóa đơn điện tử mà còn là thiết bị để doanh nghiệp thực hiện các công việc cần thiết như khai nộp thuế qua mạng, khai nộp bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng…

Việc thông tin chữ ký số (số serial, tổ chức cấp…) có sự thay đổi so với đăng ký ban đầu có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của chữ ký số hoặc là nguyên nhân khiến các công việc khai nộp của doanh nghiệp gặp gián đoạn với các lỗi phát sinh.

2. Những trường hợp cần thay đổi thông tin chữ ký số

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần thay đổi hoặc cập nhật thông tin chữ ký số để tránh ảnh hưởng đến việc sử dụng chữ ký số, tiêu biểu như:

• Trường hợp gia hạn chữ ký số: Doanh nghiệp mới gia hạn chữ ký số đồng nghĩa với việc số serial cũ trên chữ ký số không còn hiệu lực, do đó cần thay đổi số serial trên các hệ thống kê khai.
• Trường hợp chuyển đổi nhà gửi tới chữ ký số mới: Sau khi thực hiện chuyển đổi nhà gửi tới chữ ký số thì doanh nghiệp cũng bắt buộc phải cập nhật lại thông tin trên các hệ thống kê khai như thuế hay bảo hiểm xã hội điện tử,…

* Một là: khi bạn sử dụng chữ ký giao dịch với ngân hàng (làm thẻ ATM, gửi tiền,..) nhưng thời gian sau chữ ký bạn thay đổi thì khi bạn thực hiện giao dịch (như: Rút tiền,…) cần đối chiếu chữ ký gốc ban đầu đăng ký, nhưng bạn lại không nhớ thì có ảnh hưởng gì không?

-> Đối với trường hợp này thì bạn cần chứng minh được chủ thể giao dịch với ngân hàng là bạn bằng 3 điều kiện phải thỏa mãn như sau:

– Giấy chứng nhận về nhân thân người giao dịch: CMND, Hộ chiếu…(1)

– Nhân dạng phải đúng hoặc gần đúng với hình (do thời gian làm giấy tờ lâu nên có thể hơi khác.(2)

– Chữ ký.(3)

Đối với 2 yêu cầu (1) và (2) thì thông thường nếu bạn thường xuyên giao dịch thì sẽ được thông cảm.

Riêng yêu cầu (3) thì không thể chấp nhận. Vì: Đây là chứng cứ giao dịch (nhận tiền) mà ngân hàng có trách nhiệm phải lưu giữ để chứng minh khi có khiếu nại của khách hàng. Trong thực tiễn rất nhiều trường hợp khách hàng khiếu nại về việc họ bị mất tiền trong tài khoản; Khi có khiếu nại mà ngân hàng xuất trình chữ ký của người nhận tiền không giống với chữ ký mẫu thì ngân hàng sẽ phải bồi thường. Đây là lý do người nhận tiền phải ghi giấy đề nghị để lưu bút tích và ngoài chữ ký nhận tiền thường phải viết họ tên để khi cần thì giám định chữ viết.

Căn cứ: Thông tư số 23/2014/TT-NHNN;

Vì vậy, đối với trường hợp này bạn cần lưu ý như sau:

– Khi bạn có ý định thay đổi thì liên hệ ngay với ngân hàng để làm thủ tục đăng ký, bổ sung chữ ký với ngân hàng tại thời gian thay đổi để tránh bị quên chữ ký và gây bất tiện cho giao dịch sau này.

– Để chắc chắn hơn thì khi đăng ký với ngân hàng bạn cần lưu lại một bản chữ ký mẫu để khi qua thời gian bạn có thay đổi chữ ký thì vẫn còn nhớ chữ ký gốc;

– Trường hợp bạn không lưu lại, bạn có thể kiểm tra lại giữ liệu cá nhân, vì thời gian giao dịch ngân hàng sẽ đưa lại cho mình một số giấy tờ có chữ ký của bạn.

* Hai là: việc bạn thay đổi chữ ký trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán. Một lĩnh vực được xem là nguy hiểm khi có rủi ro phát sinh. Theo quy định Nghị định 41/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/5/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Theo quy định, bạn có thể bị phạt hành chính lên đến 10 triệu đồng đối với hành vi chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký và lên đến 30 triệu đồng nếu bạn có hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Các bước đăng ký thay chữ ký số tại kho bạc nhà nước. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.