Công văn thay đổi chữ ký giám đốc [Mới nhất 2023]

1. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc theo Luật doanh nghiệp năm 2014

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp năm 2014, tuỳ theo loại hình, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Giám đốc/ Tổng Giám đốc có thể là uỷ quyền theo pháp luật hoặc không phải là người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong các thủ tục đăng ký/ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được quy định từ Điều 40 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP không có quy định liên quan đến việc thay đổi chữ ký của Giám đốc hoặc người uỷ quyền theo pháp luật. Tuy nhiên Khoản 7 Điều 8 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định một trong những nghĩa vụ của doanh nghiệp đó là chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa trọn vẹn thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó.

Đồng thời, căn cứ Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP thì doanh nghiệp gửi Thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Căn cứ Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2014, chữ ký chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh; chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp là nội dung bắt buộc phải có trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – một trong những hồ sơ khi đăng ký doanh nghiệp. Do đó, nếu người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký, tức là thuộc trường hợp “cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.

Vì vậy, trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người uỷ quyền theo pháp luật, muốn thay đổi chữ ký thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Thông báo cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc không phải là người uỷ quyền theo pháp luật thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.

2. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc/Tổng Giám đốc

Căn cứ Điều 118 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, liên quan đến lập và ký chứng từ kế toán được quy định như sau:

“Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo hướng dẫn, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các chuyên viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký”.

Vì vậy, về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký số; và chữ ký của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký trước đó. Đối với chữ ký của Tổng Giám đốc/ Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và đóng dấu phải phù hợp với chữ ký và mẫu dấu còn giá trị tại ngân hàng.

Trường hợp Giám đốc/ Tổng Giám đốc có nhu cầu thay đổi mẫu chữ ký thì phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng doanh nghiệp đăng ký tại khoản (nếu doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng).

3. Công văn thay đổi chữ ký giám đốc

Mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc

4. Có bị xử phạt khi thay đổi chữ ký trên các chứng từ?

Đồng thời Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập có quy định như sau:

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

“…

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo hướng dẫn của mỗi loại chứng từ kế toán;

b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

 c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;”

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Công văn thay đổi chữ ký giám đốc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.