Chứng từ giấy của hóa đơn điện tử là gì?

Chứng từ giấy của hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu chi tiết thông qua nội dung trình bày sau !!

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

(Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng cách thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Chứng từ giấy của hóa đơn điện tử là gì?

Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi:

+ Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; hoặc

+ Theo yêu cầu của đơn vị quản lý thuế, đơn vị kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo hướng dẫn của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử

Tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức gửi tới giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế và không có mã của đơn vị thuế. Tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

– Tổ chức gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế và không có mã của đơn vị thuế cho người bán và người mua;

– Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với đơn vị thuế.