Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì? – Công ty Luật LVN Group

Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu chi tiết thông qua nội dung trình bày sau !!

1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ  vào Khoản 1 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập trọn vẹn các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức gửi tới dịch vụ về chứng từ điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo hướng dẫn của pháp luật.

2. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung nào?

Trước khi khởi tạo hóa đơn tử thì phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp bằng cách thức là văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của đơn vị thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Vậy Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung sau:

Thứ nhất,  có tên hệ thống thiết bị và tên phần mềm ứng dụng sử dụng  để khởi tạo, lập chứng từ điện tử.

Thứ hai, phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Thứ ba, bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật chứng từ điện tử, phần mềm ứng dụng

Thứ tư, quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức.

Thứ năm, trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Lập hóa đơn điện tử

• Lập Hóa đơn điện tử là việc thiết lập trọn vẹn các thông tin quy định trên định dạng hóa đơn. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán hoặc truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
• Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Có 2 cách thức gửi hóa đơn điện tử là gửi trực tiếp và Gửi thông qua tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.

4. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và gửi cho người mua , người bán và người mua chưa kê khai thuể, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập chứng từ điện tử điều chỉnh sai sót.

5. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập Hóa đơn điện tử

Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của đơn vị thuế.

6. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Nội dung của chứng từ điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
• Nội dung của chứng từ điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung chứng từ điện tử đó;
• Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận chứng từ điện tử.
• Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo hướng dẫn của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của đơn vị nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử. Nếu không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.