Tích hợp hóa đơn điện tử là gì? – Công ty Luật LVN Group

Tích hợp hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu chi tiết thông qua nội dung trình bày sau !!

 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được định nghĩa trong Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi gửi tới hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…; cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.

>>>> Tìm hiểu ngay: Những điều cần biết về hóa đơn điện tử

2. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là ứng dụng tích hợp các nghiệp vụ của chuyên viên kế toán, giúp giải quyết các vấn đề về sổ sách kế toán, nhật ký của công ty, khai thuế, thu nợ, xử lý các khoản tiền mặt, thanh toán nợ và trả lương cho chuyên viên. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán còn giúp các doanh nghiệp trong việc làm báo cáo tài chính và đưa ra dự báo tiền mặt khi cần thiết.

Phần mềm kế toán đáp ứng được trọn vẹn mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu, phù hợp với mọi lĩnh vực, ngành nghề từ quy mô doanh nghiệp nhỏ đến vừa.

3. Tích hợp hóa đơn điện tử là gì?

HĐĐT và PM kế toán là trợ thủ đắc lực không thể thiếu đối với dân kế toán. Việc tích hợp hai phần mềm này sẽ mang đến những lợi ích vô cùng to lớn với cả dân kế toán và doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm 90% quá trình nhập liệu: dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào PM kế toán tại thời gian lập chứng từ. Nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện.
• Công việc hạch toán doanh thu dễ dàng hơn: hạn chế khó khăn khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ truyền thống.
• Lập, xuất và gửi chứng từ ngay trên phần mềm kế toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
• Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót, trong những mùa quyết toán cao điểm của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống bán hàng xuyên suốt, tập trung hơn, rõ ràng hơn.

Thực tế, việc sử dụng và tích hợp 02 phần mềm hóa đơn điện tử – phần mềm kế toán của cùng một đơn vị gửi tới sẽ đem đến rất nhiều thuận lợi cho người dùng như: dễ dàng nhận hỗ trợ khi gặp khó khăn từ một đầu mối, hệ thống dữ liệu kế toán được lưu trữ an toàn trên cùng một server hoặc được miễn phí tích hợp giữa hai phần mềm này từ nhà gửi tới…

Do đó, trước khi lựa chọn sử dụng HĐĐT và PM kế toán doanh nghiệp cần cân nhắc, nghiên cứu kỹ bản thân đơn vị gửi tới và phần mềm nhằm tránh những rắc rối trong quá trình hợp tác và sử dụng. Hiện tại, Softdreams đã và đang triển khai hiệu quả hai giải pháp HĐĐT EasyInvoice và PM kế toán EasyBooks cho hơn 100.000 nghìn khách hàng trên cả nước, đồng thời thực hiện tích hợp miễn phí giữa 02 phần mềm.

4. Sự khác nhau giữa phiên bản độc lập và tích hợp của phần mềm hóa đơn điện tử

Thông thường, khi đăng ký hóa đơn điện tử của nhà gửi tới trung gian, doanh nghiệp sẽ được gợi ý để đưa ra lựa chọn sẽ sử dụng phiên bản độc lập hay tích hợp cho phần mềm hóa đơn điện tử. Để có được lựa chọn đúng đắn và phù hợp với nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp cần nắm được những đặc điểm của 2 phiên bản này:

Hóa đơn điện tử phiên bản độc lập là phần mềm cho phép người sử dụng thao tác tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn trên chính phần mềm đó.

Hóa đơn điện tử phiên bản tích hợp cho phép người dùng thiết lập liên kết với phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng để kết nối dữ liệu giữa các hệ thống được liên kết.

Tuy nhiên, để đem lại hiệu quả tối ưu cho người dùng khi tích hợp thì cần có sự đồng bộ cao giữa phần mềm hóa đơn điện tử với các phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng.