Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử Einvoice nhanh chóng

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Trong đó, einvoice là là một trong những phần mền xuất chứng từ điện tử phổ biến nhất hiện nay. Bài viết sau đây của LVN Group sẽ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử einvoice, mời bạn đọc theo dõi.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử einvoice

1. Hóa đơn điện tử là gì?

2. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp trọn vẹn các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ trọn vẹn các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu chứng từ, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Sử dụng phần mềm E-Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS….

3. Các bước xuất hóa đơn điện tử trên E-invoice

Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thao tác không hoàn toàn giống nhau nhưng về cơ bản các bước tiến hành cũng được thực hiện tương tự như nhau.

Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bước đầu tiên bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống phần mềm E-invoice thì mới có thể thực hiện việc xuất hóa đơn.

Theo đó, muốn đăng nhập thành công, bạn cần phải điền trọn vẹn 03 trường thông tin cơ bản, gồm: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Thực tế, không riêng E-invoice mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều sẽ yêu cầu bạn nhập các trường thông tin này.

Sau khi đã điền trọn vẹn thông tin, bạn nhấn chọn ô “Đăng nhập”.

Bước 2: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Khi đã đăng nhập thành công, trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay chọn một loại hóa đơn nào khác mà bạn đang muốn tạo lập và xuất.

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn

Bước cuối cùng và cũng là bước cần thiết nhất để có thể tạo lập xuất hóa đơn điện tử thành công, bạn cần điền trọn vẹn thông tin về hóa đơn được hệ thống yêu cầu.

Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử như E-invoice thì bạn chỉ cần điền trọn vẹn tất cả trường thông tin trong lần lập hóa đơn đầu tiên, các lần sau thì một số trường thông tin sẽ được hệ thống điền tự động, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.

Đây cũng chính là một trong những ưu điểm giúp rút ngắn quy trình tạo lập hóa đơn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sớm thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn số.

Nhấn “Ghi” khi hoàn tất điền thông tin hóa đơn.

4. In hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy trên Einvoice

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice chỉ với 05 bước đơn giản như sau:

Bước 1: Bạn đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Bước 2: Bạn chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.

Bước 3: Bạn tiến hành nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.

Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.

Bước 5: Bạn nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn đã được in ra.

Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử einvoice. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.