Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Trong đó, einvoice là là một trong những phần mền xuất chứng từ điện tử phổ biến nhất hiện nay. Bài viết sau đây của LVN Group sẽ giới thiệu về phần mềm xuất hóa đơn điện tử einvoice, mời bạn đọc theo dõi.
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử einvoice
1. Hóa đơn điện tử là gì?
- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
- Hóa đơn điện tử là 1 trong 3 cách thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử.
- Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; chứng từ khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.
2. Giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tích hợp trọn vẹn các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-invoice hỗ trợ trọn vẹn các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu chứng từ, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.
Mô hình triển khai phần mềm hóa đơn điện tử minh họa
Sử dụng phần mềm E-invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, chính xác nhờ cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp đã được tích hợp sẵn trên phần mềm. Việc ký số lên từng hóa đơn điện tử hoặc ký điện tử cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã lập cũng trở lên dễ dàng hơn. Sau khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép tự động gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử như: email, SMS…..
Doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử từ phần mềm E-invoice của Thái Sơn còn được hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế và các tiện ích khác khi lập hóa đơn.
E-invoice linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN..
3. Ý nghĩa của việc xuất hóa đơn điện tử
Lợi ích của hóa đơn điện tử nói chung (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của đơn vị Thuế và hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị Thuế)
1. Đối với doanh nghiệp:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn…);
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế;
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra;
– Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của đơn vị thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với đơn vị thuế và thông tin người bán gửi tới cho người mua.
2. Đối với đơn vị thuế và đơn vị khác của Nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp đơn vị thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn;
– Cơ quan thuế và các đơn vị quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay;
– Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
3. Đối với xã hội:
– Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên), tình trạng làm giả hóa đơn;
– Góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp;
– Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng;
– Sử dụng hóa đơn điện tử giảm tối đa việc sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn có mã của đơn vị thuế
– Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế có độ chính xác và tính bảo mật cao. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nhân lực;
– Tổ chức, doanh nghiệp không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của đơn vị thuế. Tránh được việc nộp chậm, không nộp báo cáo dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
– Mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế giúp doanh nghiệp tăng độ uy tín khi giao dịch với khách hàng. Bằng cách tra mã xác thực trên hóa đơn tại website của đơn vị thuế, doanh nghiệp và khách hàng có thể biết được nguồn gốc hóa đơn. Hơn nữa, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp ngăn chặn gian lận hóa đơn trong công tác quản lý thuế.
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về phần mềm xuất hóa đơn điện tử einvoice. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.