Hiện nay với nhiều ưu điểm mà hóa đơn điện tử đã dần được sử dụng phổ biến và đang có xu hướng thay thế dần các loại hóa đơn giấy. Theo đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay cũng đã trở thành điều bắt buộc đối với một số ngành nghề lĩnh vực và tại một số địa phương nhất định. Vậy thì các quy định của pháp luật hiện nay thế nào về hóa đơn điện tử? và cách “Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ theo Thông tư 78” được quy định cụ thể thế nào?. Để tìm hiểu câu trả lời cho những câu hỏi này, mời các bạn hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của LVN Group nhé.
Thế nào là hóa đơn điện tử?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo hướng dẫn. Sử dụng chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận chứng từ được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.”
Các loại hóa đơn điện tử
Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về các loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
“Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.”
Vì vậy, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác, gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
Nội dung của hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử. Nội dung hóa đơn điện tử bao gồm các tiêu thức bắt buộc và những tiêu thức không bắt buộc phải có trên mỗi hóa đơn. Nội dung hóa đơn điện tử được xác nhận là trọn vẹn, đúng pháp luật khi và chỉ khi đáp ứng được trọn vẹn các tiêu thức hóa đơn theo như các văn bản pháp luật đã quy định.
Đối với quy định về nội dung của hóa đơn điện tử thì tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định như sau:
“Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
2. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định tại khoản 1 Điều này.”
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ theo Thông tư 78
Hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ chia thành nhiều trường hợp. Tùy vào từng trường hợp sẽ có những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ khác nhau.
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai
– Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
– Quy trình xử lý:
Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi đơn vị thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT
Doanh nghiệp/kế toán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế.
Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.
*Lưu ý:
- Người nộp thuế không được tự ý vào chức năng Hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu thì liên hệ với NCC dịch vụ HDDT để được hỗ trợ xử lý.
- Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
- Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Bước 2:Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cho Cơ quan thuế cấp mã mới (Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã đơn vị thuế) và gửi lại cho bên mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua sau đó người mua hoặc người bán đã phát hiện ra sai sót:
– Đối với trường hợp hóa đơn điện tử sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và không sai sót các nội dung khác thì xử lý:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo 123/2020/NĐ-CP (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế có sai sót nêu trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho Cơ quan thuế).
Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho Cơ quan thuế về sai sót.
Trường hợp 3: Trường hợp đơn vị thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế đã lập có sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT, người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT tại phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với đơn vị thuế thì đơn vị thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Trường hợp quá hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu này mà người bán không có thông báo thì đơn vị thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế khi có sai sót:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế mà có sai sót về tên, địa chỉ của bên mua nhưng không sai các thông tin về số thuế, các nội dung khác mà đã gửi hóa đơn này cho đơn vị thuế thì người bán phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Trường hợp 2: Hóa đơn có sai sót thông tin về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lực chọn cách thức xử lý như sau:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót, trên hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ “ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu …. số … ngày … tháng … năm”.
Kiến nghị
Với phương châm “Đưa LVN Group đến ngay tầm tay bạn”, LVN Group sẽ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Liên hệ ngay:
Vấn đề “Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ theo Thông tư 78” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. LVN Group luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn hỗ trợ pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là tư vấn hỗ trợ pháp lý về chuyển đất trồng cây lâu năm lên thổ cư, vui lòng liên hệ đến hotline 1900.0191. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Giải đáp có liên quan
Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.
Theo đó, tại Công văn 10847/BTC-TCT năm 2021 về phối hợp triển khai hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử rằng để thực hiện có hiệu quả hóa đơn điện tử theo hướng dẫn mới tại các văn bản nêu trên, Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai theo hai giai đoạn:
– Giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022; đồng thời Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại sáu tỉnh, thành phố: Hà Nội, Tp.Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định. Từ nay đến tháng 11/2021 chỉ còn hai tháng, trong khi các công việc triển khai còn rất nhiều và phức tạp, Bộ Tài chính kính đề nghị đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân quan tâm, phối hợp chỉ đạo một số công việc trọng tâm tại địa phương khi triển khai hóa đơn điện tử theo hướng dẫn
– Giai đoạn 2 Từ 04/2022, triển khai áp dụng cho 57 tỉnh thành còn lại theo hướng dẫn tại Quyết định 206/QĐ-BTC năm 2022 triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
Theo đó, kể từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp sẽ phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng cách thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế và không có mã của đơn vị thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế và không có mã của đơn vị thuế cho người bán và người mua;
– Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với đơn vị thuế.