Việc sử dụng bảng kê kèm chứng từ điện tử là cần thiết trong trường hợp số lượng hàng hoá, dịch vụ phải ghi chép lại quá dài trên chứng từ. Mặt khác, nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành cũng khiến quy định về bảng kê kèm chứng từ sẽ có những điểm thay đổi so với thông tư 39. Vậy có trường hợp hóa đơn điện tử không được xuất theo bảng kê không? Quy định chi tiết thế nào? Mời bạn đọc theo dõi nội dung trình bày sau đây của LVN Group.
Hóa đơn điện tử không được xuất theo bảng kê?
1. Quy định bảng kê kèm chứng từ điện tử
1.1 Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?
Hoá đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê, trong trường hợp sau: Danh mục hàng hoá, dịch vụ phải ghi nhận nhiều hơn số dòng của chứng từ, người bán lập thành nhiều chứng từ hoặc “sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ bán theo chứng từ” (theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
1.2 Đối tượng sử dụng bảng kê kèm chứng từ điện tử là ai?
Đối tượng sử dụng bảng kê kèm chứng từ điện tử là những doanh nghiệp đang sử dụng chứng từ điện tử theo nghị định 123, thông tư 78, cụ thể:
Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ đã bán kèm theo chứng từ.”
– Theo điều 10, nghị định 123 quy định
Do vậy, việc sử dụng bảng kê đính kèm chứng từ CHỈ ÁP DỤNG với những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh
1.3 Quy định về bảng kê kèm chứng từ điện tử theo nghị định 123
Quy định về bảng kê kèm chứng từ điện tử mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
- Bảng kê cần được lưu trữ song song với chứng từ cho mục đích kiểm tra, đối soát của đơn vị có thẩm quyền
- Hóa đơn đính kèm bảng kê cần có ghi chú nội dung sau “kèm theo bảng kê số/ngày/tháng/năm
Mặt khác, bảng kê kèm chứng từ điện tử cần:
- Có ô thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT khi người bán nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, kiểm tthế nào cho số tiền thanh toán đúng với số tiền khi trên chứng từ VAT;
- Với hàng hoá, dịch vụ bán ra, bảng kê cần ghi thứ tự bán hàng theo ngày
- Không cần ghi đơn giá nếu hàng hoá, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê hàng hoá, dịch vụ bán theo chứng từ
2. Quy định về Bảng kê kèm chứng từ GTGT giấy
Theo thông tư 39, Nếu danh mục hàng hoá, dịch vụ phải ghi nhận nhiều hơn số dòng của chứng từ, người bán lập thành nhiều chứng từ hoặc “sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ bán theo chứng từ”.
Để viết được mẫu bảng kê kèm chứng từ, người bán có thể tự thiết kế các mẫu bảng, nhưng cần đảm bảo những nội dung như sau:
3. Nội dung mẫu bảng kê
3.1 Nội dung bảng kê kèm chứng từ điện tử
- Tên người bán
- Mã số thuế
- Địa chỉ người bán
- Tên hàng hoá/dịch vụ
- Số lượng hàng hoá
- Đơn giá sản phẩm
- Thành tiền
- Ngày lập bảng kê
- Chữ ký người lập
3.2 Nội dung bảng kê xuất kèm chứng từ GTGT giấy
Tương tự như bảng kê xuất kèm chứng từ điện tử, lưu ý thêm:
- Nếu bảng kê bao gồm nhiều tờ, người lập đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai.
- Ở trang cuối cùng của bảng kê xuất kèm chứng từ VAT giấy cần có đủ chữ ký người bán, người mua như trên chứng từ
- Số lượng bảng kê cần khớp với số liên chứng từ, người bán, người mua cùng phải lưu trữ, quản lý để đơn vị thuế tiện kiểm tra khi có yêu cầu.
4. Mẫu bảng kê kèm chứng từ
5. Cách lập hóa đơn điện tử khi chứng từ nhiều hơn 1 trang theo hướng dẫn
5.1 Đối tượng không được lập bảng kê kèm chứng từ điện tử
Khi phát hành chứng từ điện tử nhiều trang, doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện về trang chứng từ:
- Trang đầu tiên cùng số chứng từ, mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ với trang sau
- Các trang phải khớp thông tin cần có của người bán (địa chỉ, MST, họ tên..). Trừ khi người mua là kế toán thì từ trang thứ 2 trở đi mới cần có những thông tin trên.
- Các trang sau phải có ghi chú bằng Tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang a/b“; với a là số thứ tự trang chứng từ, b là số trang.
Nếu không đảm bảo được những điều kiện trên, đơn vị có thể không được xuất chứng từ kèm bảng kê.
Kinh doanh dịch vụ ăn uống có được xuất bảng kê kèm chứng từ?
Mặt khác, một lưu ý cho HKD, DN kinh doanh dịch vụ ăn uống thì vẫn không có quy định về việc đối tượng này được lập chứng từ có bảng kê.
5.2 Đối tượng được sử dụng bảng kê kèm chứng từ điện tử
Nếu Cơ quan Thuế quản lý trực thuộc của doanh nghiệp đồng ý việc sử dụng bảng kê đính kèm chứng từ điện tử thì kế toán lập chứng từ và bảng kê như đã quy định ở mục 2 mục 3.
6. Lập hóa đơn kèm bảng kê bán lẻ cho khách không lấy chứng từ
Theo Công văn số 1460/CTHN-TTHT, Tổng cục thuế TP Hà Nội đã quy định việc lập chứng từ với doanh số bán lẻ cho khách hàng không lấy chứng từ trong ngày.
Căn cứ, theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:
Nếu đơn vị là cơ sở kinh doanh bán lẻ, tại trụ sở chính, việc hạch toán trên hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng dẫn truyền dữ liệu tới đơn vị thuế, in phiếu tính tiền trong mỗi giao dịch với khách hàng, dữ liệu tính tiền được lưu trữ trên hệ thống. Vào cuối ngày, DN sẽ căn cứ vào đó và lập chứng từ điện tử cho KH không nhận chứng từ.
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về hóa đơn điện tử không được xuất theo bảng kê? Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.