Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Luật LVN Group nghiên cứu chi tiết thông qua nội dung trình bày sau !!
1. Hoá đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?
Chữ ký số là một phần trong tập chữ ký điện tử, được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh… nhằm xác đích chủ dữ liệu đó và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật.
Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử với mục đích xác thực hóa đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành.
3. Những điều cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
- “Bên mua không phải là đơn vị kế toán;
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có trọn vẹn hồ sơ, chứng từ chứng minh việc gửi tới hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…”
Kết luận: Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng;
a) Các trường hợp không cần phải có trọn vẹn chữ ký số của cả người bán và người mua
Theo khoản 3, điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:
- “Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo hướng dẫn của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua”.
b) Cách xác nhận chữ ký số trên hóa đơn điện đã hết hạn
Với trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số. Khi chữ ký số được gia hạn thành công, thông tin tự động cập nhật lên hệ thống của tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.
c) Doanh nghiệp được sử dụng bao nhiêu chữ ký số trên hóa đơn điện tử?
Doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ số để xác nhận hóa đơn điện tử. Và tất các các chữ ký số này đều phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo đúng quy định của bộ tài chính và được cập nhật trọn vẹn các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục thuế.