Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đơn giản

Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là công việc phải thực hiện hàng tháng, hàng quý của mỗi kế toán doanh nghiệp. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đơn giản.

1. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là báo cáo về việc sử dụng chứng từ trong kỳ xem doanh nghiệp đã viết, xuất ra bao nhiêu chứng từ, trong đó có bao nhiêu chứng từ bị xoá bỏ, huỷ hay mất.

2. Đối tượng phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ

Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụn phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đã mua của đơn vị thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của đơn vị thuế theo hướng dẫn.

3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ điện tử

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy theo quý quy định như sau:

– Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4.

– Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7.

– Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10.

– Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

4. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng chứng từ 

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý được nộp theo mẫu số 3.9 trong Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

5. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy đơn giản nhất

Để lập báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau đây:

Đối với trường hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy, bạn có thể lấy Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong mục 3.9, phần Phụ lục của Thông tư 39/2013/ TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Sau khi hoàn thành thì nộp báo cáo lên đơn vị thuế doanh nghiệp mình trực thuộc.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy vẫn có thể làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HKTT) theo các bước sau đây:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

Bạn tiến hành mở và đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Trường hợp nếu không có bạn có thể tải về.

Bước 2: Chọn chức năng “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”

Sau khi đã đăng nhập phần mềm HTKK, trên giao diện chính, bạn nhấn vào Menu, nhấn chọn “Hóa đơn” và chọn tiếp “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”. Sau đó, bạn có thể chọn báo cáo theo tháng hay theo quý tùy ý.

Lưu ý, trên đó sẽ có cả mục “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/CA)”. Tuy nhiên phần này chỉ áp dụng với đối tượng đặc biệt, được chỉ định. Là doanh nghiệp thông thường, bạn không chọn mục này.

Bước 3: Chọn “Kỳ báo cáo”

Tiếp đó, cửa sổ để chọn kỳ báo cáo sẽ xuất hiện, bạn chọn các phụ lục cần kê khai “Kỳ báo cáo cuối cùng” hoặc “Chuyển địa điểm” rồi nhấn “Đồng ý” để bắt đầu điền báo cáo.

Bước 4: Hoàn tất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Trên giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần hoàn tất tất cả thông tin được yêu cầu.

Để điền vào các chỉ tiêu trên báo cáo, bạn có thể cân nhắc hướng dẫn sau:

Cột 1: Bạn sẽ chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.

Cột 2: Cột này phần mềm sẽ tự động nhảy hiển thị theo mã loại hóa đơn của cột 1, bạn không cần điền.

Cột 3: Bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp bạn.

Cột 4: Bạn nhập ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp mình.

Cột 5: Cột này bạn không cần nhập, phần mềm tự tính.

Cột 6, 7: Bạn nhập dạng số liệu.

Cột 8, 9: Bạn cũng nhập vào dạng số (tương tự cột 6,7).

Cột 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật, bạn không cần nhập.

Cột 13: Lưu ý khi điền phần này vì số lượng này sẽ không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy.

Cột 14, 16,18: Phần này bạn không cần điền, hệ thống sẽ tự động cập nhật.

Cột 15, 17,19: Là cột “số hóa đơn” bị xóa bỏ, mất, hủy nằm trong khoảng của cột 10, 11 và không được trùng nhau, không được giao nhau.

Tới đây, sau khi điền xong các thông tin trên thì việc làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tới đây coi như hoàn tất. Bạn cần nhấn nút Ghi để lưu lại. Trường hợp có lỗi sai sót gì khi điền báo cáo hệ thống sẽ tự động thông báo.

Kế đó, bạn nhất “Kết xuất XML” để có thể nộp cho đơn vị thuế doanh nghiệp trực thuộc.

Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đơn giản do Luật LVN Group gửi tới. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.