Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.
cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.
Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
2. Các loại hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với đơn vị thuế.
– Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với đơn vị thuế.
– Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
3. Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
Điều 6 Nghị định 119 quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);
– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của đơn vị thuế với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).
4. Vì sao phải thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử?
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp, để nâng cao tính chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho đơn vị của mình.
Theo đó, thay vì một mẫu hóa đơn điện tử thông thường, đáp ứng trọn vẹn tính hợp lệ, hợp pháp về các tiêu thức phải có trên hóa đơn, nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm logo, số điện thoại, số tài khoản,… đồng thời còn chèn thêm cả hoa văn rất tinh tế, khẳng định dấu ấn văn hóa doanh nghiệp của mình trong mỗi bản hóa đơn điện tử được xuất đi.
Thực tế, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử không phải là việc làm bắt buộc nhưng cần thiết và cần thiết trong công cuộc chuyên nghiệp hóa chu trình sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
5. Cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng
Việc thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp sẽ được thực hiện đơn giản, nhanh chóng ngay trên các phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Căn cứ, cách thay đổi mẫu hóa đơn thường sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng
Để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn cần tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Chẳng hạn như nếu đang sử dụng phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành truy cập và đăng nhập vào hệ thống phần mềm bằng cách: Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp, điền tên đăng nhập, nhập mật khẩu, rồi sau đó ấn nút “Đăng nhập”.
Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn
Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, bạn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể tạo thêm mới và thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình.
Bước 3: Tạo thêm mới mẫu hóa đơn điện tử
Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới ở góc trên, bên phải màn hình, để có thể tự tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.
Tiếp đó, bạn cần chọn:
- Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” lấy từ “Kho mẫu trực tuyến” hay “Mẫu thiết kế riêng”. Có thể nói “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia riêng có, đầy tiện ích của phần mềm HĐĐT E-invoice.
- Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
- Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
- Mặt khác, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có được không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chính sửa mẫu hóa đơn điện tử mình muốn và thay đổi mẫu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.
Sau khi đã hoàn tất mẫu hóa đơn mới dùng cho thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn có thể nhấn “Ghi” để lưu lại.
Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn được không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, bạn mới chỉ tạo được mẫu hóa đơn điện tử mới mà doanh nghiệp muốn thay đổi. Nếu muốn được sử dụng thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới đơn vị thuế trực thuộc.
Bước 5: Nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới đơn vị thuế trực thuộc
Muốn nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn cần phải chuẩn bị đủ bộ hồ sơ gồm các yêu cầu sau:
- Tải mẫu hóa đơn điện tử bạn vừa mới tạo về máy tính, thiết bị đang sử dụng.
- Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Lập Thông báo phát hành Hóa đơn (TB01/AC)
Sau khi đã chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế và chờ phản hồi đồng ý là đã có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới tạo nhằm thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình rồi.
Trên đây là một số thông tin về cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.