1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định
Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
3. Hướng dẫn thực hiện chứng từ điện tử M-INVOICE trên 3TSoft
PHẦN I: KHAI BÁO CHUNG
– Các bước chọn cách thức hóa đơn điện tử:
Bước 1: Vào hệ thống chọn Khai báo tham số hệ thống. Tại phần I đến cách thức quản lý hóa đơn tích chọn Hóa đơn điện tử.
Ô vuông bên cạnh là các lựa chọn hóa đơn điện tử 3TSoft đã liên kết, nếu bạn dùng hóa đơn điện tử của HILO bạn gõ chữ H, của VNPT bấm chữ V.
Bước 2: Vào hệ thống đến Chọn đơn vị cơ sở, bấm Yes, sau đó bấm f3, trỏ chuột ở dấu mũi tên
Cần khai báo URL gọi API, khai báo tài khoản quản trị, tài khoản service
Các thông tin này người sử dụng sẽ liên hệ với bên nhà gửi tới hóa đơn điện tử HILO/VNPT để lấy thông tin
Lưu ý:
- Với chứng từ của HILO thì 2 cặp tài khoản quản trị và service là giống nhau.
PHẦN II: LẬP THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN
Sau khi đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống hóa đơn điện tử HILO/VNPT người sử dụng tiến hành lập thông báo phát hành trên phần mềm 3TSoft:
Vào hệ thống đến thông báo phát hành hóa đơn, bấm f2
Lưu ý:
- Loại hóa đơn sẽ để là 01GTKT.
- Các ô mẫu số, ký hiệu lấy trong thông báo phát hành của bên HILO/VNPT
- Nguyên tắc bảo mật và nguyên tắc đảo số sẽ để như trong hình.
PHẦN III: LẬP HÓA ĐƠN
Bước 1: Lập hóa đơn
Người sử dụng có thể lập hóa đơn trong:
- Kế toán vật tư hàng hóa Hóa đơn bán hàng hoặc
- Kế toán tổng hợp Hóa đơn GTGT.
Lưu ý:
- Chỉ những hóa đơn GTGT bán ra không nhập được trong hóa đơn bán hàng mới nhập vào hóa đơn GTGT
- Khi lập trong hóa đơn GTGT thì người sử dụng sẽ làm thêm thao tác ghi sổ kế toán.
- Hóa đơn điện tử khi lập không có số hóa đơn.
Bước 2: Hoàn thiện hóa đơn
Sau khi lập hóa đơn , hóa đơn mới sẽ được ghi nhận tại cửa sổ Danh sách hóa đơn, người sử dụng chọn chức năng Hoàn thiện hóa đơn, chương trình sẽ hiện ra cửa sổ để người sử dụng hoàn thiện. Sau khi hoàn thiện thành công, hóa đơn có trạng thái .
Lưu ý:
- Người sử dụng phải hoàn thiện từng hóa đơn và nhập địa chỉ email của người mua hàng.
Bước 3: Phát hành hóa đơn
Sau khi hoàn thiện hóa đơn , người sử dụng sẽ thực hiện phát hành hóa đơn và ký điện tử hóa đơn. Tại cửa sổ Danh sách hóa đơn, người sử dụng sẽ chọn những hóa đơn đã hoàn thiện, cần phát hành và chọn chức năng phát hành hóa đơn. Trong bước này khách hàng sẽ tiến hành ký điện tử hóa đơn. Sau khi ký điện tử thành công, hóa đơn có trạng thái . Khi đó hệ thống hóa đơn điện tử của HILO/VNPT sẽ cấp cho các hóa đơn đã được ký 1 số hóa đơn và gửi hóa đơn và email của khách hàng.
Nếu người sử dụng muốn in hóa đơn thì sẽ vào hế thống của HILO/VNPT để in.
Trên đây là nội dung trình bày vềHướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử trên amis mới nhất mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.
Trên đây là nội dung trình bày vềHướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử 3tsoft mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.