1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định
Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử az invoice
3.1 Quy trình tạo hóa đơn điện tử
- Bước 1: Thêm 1 hoặc nhiều khách hàng (người mua hàng) vào hệ thống
- Bước 2: Tạo 1 hoặc nhiều sản phẩm vào hệ thống
(có thể bỏ qua bước 1, 2 này)
- Bước 3: Tạo hóa đơn
- Bước 4: Ký số hóa đơn
- (bước 1) – TẠO DANH MỤC KHÁCH HÀNG (NGƯỜI MUA HÀNG)
Người dùng có thể thêm mới khách hàng bằng cách:
- Nhập hàng loạt từ excel: nhấn vào nút “Nhập dữ liệu từ excel”
- Thủ công: nhấn vào nút “Thêm mới khách hàng”
- (bước 2) – TẠO DANH MỤC SẢN PHẨM/HÀNG HÓA
Người dùng có thể thêm mới khách hàng bằng cách:
- Nhập hàng loạt từ excel: nhấn vào nút “Nhập dữ liệu từ excel”.
- Thủ công: nhấn vào nút “Thêm mới Sản phẩm”.
- (bước 3) – TẠO HÓA ĐƠN
- (bước 4) – KÝ HÓA ĐƠN
Bước 1: Cắm token vào máy tính
Bước 2: Ký số bằng cách vào mục “Nghiệp vụ” => chọn “Ký”
3.2 Gửi hóa đơn cho người mua
Để gửi hóa đơn cho người mua, có các cách sau:
- Gửi qua email: Hóa đơn khi ký số xong, ngay lập tức hệ thống tự động sẽ gửi email cho người mua.
Trường hợp muốn gửi mail cho nhiều người, làm như sau:
i) Chọn “Nghiệp vụ” => chọn gửi email
ii) nhập email cần gửi, nhấn nút gửi:
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy để giao cho người mua
Trên hóa đơn chuyển đổi có hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn gốc. - Gửi SMS cho người mua: Tính năng có thu phí, vui lòng liên hệ để được tư vấn.
3.3 Gửi hóa đơn nháp cho người mua
Trong phần “Nghiệp vụ”, chọn “Gửi email”
3.4 Hủy hóa đơn
- Nguyên tắc:
- Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu đơn hàng bị hủy, người dùng tiến hành hủy hóa đơn.
- Hóa đơn đã hủy sẽ tự động được thông báo qua email cho người mua.
- Lập hóa đơn hủy xong, hệ thống tự động tạo Biên bản hủy hóa đơn, người bán và người mua tiến hành ký số lên biên bản (không cần lập biên bản giấy).
- Thực hiện như sau:
- Chọn nghiệp vụ Hủy hóa đơn
- Nêu lý do Hủy hóa đơn. Lý do này sẽ được điền vào mục lý do hủy hóa đơn trong biên bản hủy hóa đơn.
- Ký biên bản hủy hóa đơn.
3.5 Lập hóa đơn thay thế
- Nguyên tắc:
- Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu hóa đơn xuất sai và người bán và người mua chưa kê khai thuế, người dùng tiến hành lập hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn bị thay thế sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn đã hủy” trên hóa đơn.
- Hóa đơn thay thế sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số …, ký hiệu …, mẫu số …, ngày …”.
- Khi lập hóa đơn thay thế xong, hệ thống tự động thông báo qua email v/v thay thế hóa đơn cho người mua.
- Lập hóa đơn thay thế xong, hệ thống tự động tạo Biên bản thay thế hóa đơn, người bán và người mua tiến hành ký số lên biên bản (không cần lập biên bản giấy).
- Thực hiện như sau:
- Chọn nghiệp vụ thay thế hóa đơn
- Nêu lý do thay thế hóa đơn. Lý do này sẽ được điền vào mục lý do thay thế hóa đơn trong biên bản thay thế hóa đơn.
- Ký biên bản Thay thế hóa đơn: Thực hiện giống ký biên bản Hủy hóa đơn.
3.6 Lập hóa đơn biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Nguyên tắc:
- Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu hóa đơn xuất sai và người bán hoặc người mua đã kê khai thuế, người dùng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn bị điều chỉnh vẫn còn nguyên giá trị..
- Hóa đơn điều chỉnh sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số …, ký hiệu …, mẫu số …, ngày …”.
- Khi lập hóa đơn điều chỉnh xong, hệ thống tự động thông báo qua email v/v điều chỉnh hóa đơn cho người mua.
- Lập hóa đơn điều chỉnh xong, hệ thống tự động tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua tiến hành ký số lên biên bản (không cần lập biên bản giấy).
- Thực hiện như sau:
- Chọn nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
- Nêu lý do điều chỉnh hóa đơn. Lý do này sẽ được điền vào mục lý do điều chỉnh hóa đơn trong biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Ký biên bản Thay thế hóa đơn: Thực hiện giống ký biên bản Hủy hóa đơn
3.7 Xuất báo cáo
Hệ thống cho phép xuất báo cáo:
- Thống kê tình hình sử dụng hóa đơn.
- Bảng kê bán ra.
- Bảng kê chi tiết đến từng sản phẩm.
Trên đây là nội dung trình bày vềHướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử az invoice mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.