1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định
Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử sinvoice
Tại Menu chính trên Phần mền, Chọn mục Quản lý hóa đơn, sau đó chọn Lập hóa đơn
Tại giao diện sau đó, nội dụng sẽ thể hiện như hình bên dưới.
Nội dung bao gồm 4 bảng thông tin các doanh nghiệp quan tâm khi lập hóa đơn gồm:
Thông tin người bán – Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel
Thể hiện các thông tin của doanh nghiệp như: Mã số thuế, Tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, Số tài khoản ngân hạng… Và Các thông tin mà doanh nghiệp muốn thể hiện lên hóa đơn.
Các trường thông tin này được xem là các thông tin đúng và cố định của doanh nghiệp. Do đó, nội dụng của trường này sẽ không thể thay đổi hay cập nhật khi doanh nghiệp xuất hóa đơn. Trong trường hợp, các thông tin trên trường này chưa chính xác, doanh nghiệp cần liên hệ lại với chuyên viên của Viettel để được hướng dẫn và cập nhật đúng thông tin của doanh nghiệp
Thông tin khách hàng – Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel
200.000 Vnd, thì phải xuất hóa đơn ( dù khách hàng không lấy) thì trên thông tin người mua và địa chỉ ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không gửi tới tên, địa chỉ, Mã số thuế”
Thông tin giao dịch – Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel
Doanh nghiệp có thể chọn cách thức thanh toán và Loại tiền tệ tại đây
Hình thức thanh toán gồm : CK, DTCN, TM, TM/CK….
Các Loại tiền tệ bao gồm : VND, EUR, JPY, USD….
Thông tin hóa đơn – Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel
Đây có thể được coi là trường cần thiết nhất, các doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hóa đơn. Các thông tin cần lưu ý
- Tên mẫu hóa đơn: Chọn loại hóa đơn cần xuất ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ….
- Mẫu hóa đơn: Nếu doanh nghiệp có nhiều hơn 1 mẫu hóa đơn, cần lưu ý chọn đúng mẫu hóa đơn điện tử cần xuất.
- Ký hiệu hóa đơn: Với 1 Mẫu hóa đơn, có thể có nhiều kí hiệu hóa đơn khác nhau, Tương tự với trường hợp mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cũng nên lưu ý chọn đúng kí hiệu của tờ hóa đơn cần xuất
- Ngày xuất hóa đơn: Theo các thông tư hướng dẫn, hóa đơn điện tử không được phép xuất lùi ngày trừ các trường hợp được đơn vị thuế quản lý cho phép. Do đó phần mềm hóa đơn điện tử Viettel có tính năng lùi ngày khi xuất hóa đơn. Điều kiện để xuất lùi ngày là Số hóa đơn phải liên tục và ngày lùi tối đa không quá 30 ngày kể từ ngày hiện tại
Nội dung xuất đơn – Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel
Vì nhu cầu đa dạng trong nội dung hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, Chi tiết nội dung hóa đơn sẽ thay đổi theo từng mẫu hóa đơn điện tử khác nhau. Do đó, phần chi tiết nội dung hóa đơn chỉ thể hiện sau khi doanh nghiệp chọn mẫu hóa đơn tương ứng.
Các trường cần lưu ý trong phần này gồm:
- Trường “Điều chỉnh”, đây được hiểu như là các loại nội dung hóa đơn khác nhau:
+ Hàng hóa: Là nội dung như 1 loại hàng hóa bình thường, doanh nghiệp bắt buộc phải nhập Tên Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá. Hệ thống sẽ tự tính ra Thành tiền
+ Ghi chú: Là nội dung hóa đơn thể hiện như 1 dòng ghi chú, Bắt buộc nhập ở trường “Tên sản Phẩm”
+ Chiết khấu: Nội dụng được hiểu nhưng 1 cách chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn, Doanh nghiệp bắt bược phải nhập trường “Tên sản Phẩm” và “Thành tiền”, Số tiền nhập vào sẽ được trừ trực tiếp trên hóa đơn vào số tổng tiền trước thuế. Các doanh nghiệp có chiết khấu sau thuế lưu ý trường hợp này
+ Bảng kê: Nội dung hóa đơn hiểu như nội dung bảng kê, các hóa đơn dịch vụ thường sử dụng chức năng này. Doanh nghiệp bắt bược phải nhập trường “Tên sản Phẩm” và “Thành tiền”, Số tiền nhập vào được hiểu như tiền hàng hóa, dịch vụ. ( Lưu ý: hiện hóa đơn điện tử không cho phép doanh nghiệp xuất bảng kê, do hóa đơn điện tử có thể có nhiều trang hàng hóa)
+ Phí Khác: Doanh nghiệp bắt bược phải nhập trường “Tên sản Phẩm” và “Thành tiền”, Số tiền nhập vào sẽ được trừ trực tiếp trên hóa đơn vào số tổng tiền trước thuế.
Thứ tự nhập nội dung hóa đơn như sau:
Doanh nghiệp chọn loại “điều chỉnh” (cách nhập nội dung hóa đơn), sau đó nhập thứ tự các nội dung : Mã sản phẩm ( có thể để trống), Tên sản phẩm, Đơn vị tính (Có thể để trống), Số lượng (tùy theo cách nhập nội dung, có thể để trống), đơn giá (tùy theo cách nhập nội dung, có thể để trống)
Tiếp theo chọn loại “Thuế GTGT” theo đúng quy định, trường hợp lệnh số tiền, doanh nghiệp có thể nhận số tiền thuế trực tiếp vào Ô kế bên
Đến bước này, Về phần nội dung hóa đơn đã xong. Doanh nghiệp có thể bấm vào “Lập hóa đơn” để ký và phát hành chính thức hóa đơn đó. Nhưng trong trường hợp, doanh nghiệp chưa muốn xuất hóa đơn ngày, hay cần xác nhận của đối tác về nội dung dung hóa đơn. Doanh nghiệp có thể bấm vào nút “Lưu nháp” để tiến hành lưu lại nội dung hóa đơn đã nhập trước đó.
Trên đây là nội dung trình bày vềHướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử sinvoice mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.