Trong một số trường hợp khi xuất hóa đơn điện tử, vì một số lí do nên phải điều chỉnh giảm hóa đơn. Việc xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm doanh thu phải được theo hướng dẫn của pháp luật. Vậy cần điều chỉnh thế nào? Mời bạn đọc theo dõi nội dung trình bày sau đây của LVN Group.
Xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm doanh thu
1. Các tình huống cần điều chỉnh giảm hóa đơn
Điều chỉnh giảm hóa đơn được hiểu là việc xuất hóa đơn hoặc lập một biên bản nhằm ghi nhận sự giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó.
Các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, bao gồm:
Khi viết sai hóa đơn
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Căn cứ, theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế,… mà cao hơn thực tiễn thì doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế.
Khi thực hiện giảm giá bán hàng hóa
Trường hợp sau khi lập hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá cho khách hàng thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn điện tử ban đầu.
Khi thực hiện chiết khấu thương mại:
Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi điều chỉnh giảm doanh thu do giá trị quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính trước đó.
2. Quy định về hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm
Căn cứ theo Điểm e Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì:
“e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tiễn điều chỉnh.”
- Hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi số âm (-).
- Đối với hóa đơn bị sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh
Lưu ý về xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm: Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (Theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/NĐ-CP).
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Các bước thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/NĐ-CP như sau:
Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm
Truy cập phân hệ Lập hóa đơn như bình thường và chọn mục Lập hóa đơn điều chỉnh. Sau đó, lựa chọn hóa đơn sai sót gốc, các phần mềm đều sẽ kế thừa dữ liệu thông tin từ hóa đơn gốc sang hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Tại đây, cần ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn theo mẫu: Điều chỉnh …..(1)….. từ …..(2)……. thành ……(3). Ví dụ: Điều chỉnh giảm giá hàng bán sản phẩm A từ 4,000,000đ/kg còn 2,000,000đ/kg
Bước 2: Viết nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm
Thực hiện điều chỉnh hóa đơn nội dung sai sót theo nguyên tắc, sai ở đâu sửa ở đó. Đặc biệt lưu ý: Chỉ ghi giá trị chênh lệch cần điều chỉnh lên hóa đơn điều chỉnh.
Nếu xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm thuế suất, giữ nguyên các ô đơn giá, khối lượng, thành tiền, còn tại ô %thuế suất, ghi số % thuế cần giảm. Ví dụ: mức thuế thực tiễn là 8%; mức ghi nhận sai ở hóa đơn gốc là 10%; vậy ở ô %thuế suất, điền (2%)
Nếu xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm thành tiền, chỉ điền mức giảm (chưa tính thuế) vào ô “thành tiền”; hệ thống sẽ tự động tính mức thuế giảm tương ứng.
Tương tự như vậy với trường hợp xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm đơn giá.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
Phát hành hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế) hoặc gửi đơn vị thuế để đơn vị thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế).
Mặt khác, kế toán cũng cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên file word, in và đóng dấu nếu trên phần mềm Hóa đơn điện tử không hỗ trợ tính năng này.
Một số lưu ý về xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
- Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì không cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (Theo khoản 6, điều 12 thông tư 78/2021/NĐ-CP)
4. Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Căn cứ theo Công văn 3430/TCT-KK năm 2014 của Tổng cục thuế về vấn đề kê khai hóa đơn bán hàng:
“Căn cứ theo hướng dẫn nêu trên, đối với hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế theo hướng dẫn thì thực hiện kê khai:
– Đối với bên bán hàng thì thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.
– Đối với bên mua thì thực hiện kê khai mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.
Hiện tại Tổng cục Thuế đã hỗ trợ việc nhập số liệu âm tại bảng kê 01-1/GTGT, 01-2/GTGT trên ứng dụng HTKK, iHTKK”.
5. Hóa đơn điện tử sai sót phải điều chỉnh giảm có được ghi số âm (-) không?
Căn cứ Khoản 2, Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định:
“Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập chứng từ điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho chứng từ điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào chứng từ điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Căn cứ Mục e khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì:
“Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế có sai sót trong một số trường hợp
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tiễn điều chỉnh.”
Vì vậy đã có sự thay đổi về quy định xử lý sai sót về giá trị trên hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần cập nhật quy định mới để xử lý đúng khi áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn mới của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm doanh thu. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.