Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về mẫu hóa đơn điện tử khách sạn thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.
mẫu hóa đơn điện tử khách sạn
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.
Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
2. Các loại hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với đơn vị thuế.
– Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với đơn vị thuế.
– Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
3. Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
Điều 6 Nghị định 119 quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);
– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của đơn vị thuế với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).
4. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử cho khách sạn?
4.1. Tiết kiệm thời gian
Lợi ích đầu tiên của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian cho khách sạn và khách hàng. Thông thường, để có thể sử dụng hóa đơn giấy, khách sạn cần phải chờ 1 – 2 tuần để được phê duyệt mẫu và in hóa đơn và phải tốn khoảng 15 – 30 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, vào hồ sơ… trong khi với hóa đơn điện tử, tất cả công việc này sẽ được thực hiện nhanh chóng chỉ với vài click chuột trên phần mềm quản lý khách sạn.
4.2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn
Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 75% chi phí cho những công việc này.
Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Mặt khác, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.
4.3. Ngăn chặn hóa đơn giả
Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này.
4.4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ:
– Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
– Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
– Báo cáo trọn vẹn về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…
4.5. Giảm thiểu các rủi ro khác
Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc… và phải giải trình với các đơn vị chức năng.
Trên đây là một số thông tin về mẫu hóa đơn điện tử khách sạn. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.