Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về mẫu quyết định phát hành hóa đơn điện tử thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.
mẫu quyết định phát hành hóa đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.
Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.
2. Các loại hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với đơn vị thuế.
– Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với đơn vị thuế.
– Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
3. Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử
Điều 6 Nghị định 119 quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);
– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của đơn vị thuế với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).
4. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì?
Cũng theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung cần có của Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
– Tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập chứng từ điện tử.
– Phương tiện điện tử;
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật chứng từ điện tử, phần mềm ứng dụng;
– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức.
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
5. Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2023
Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay là Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC …
Căn cứ Thông tư số /2011/TT-BTC ngày /2/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng chứng từ điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …
….
Xét đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng cách thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ……../……/20…..trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập chứng từ điện tử.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật chứng từ điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại chứng từ điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại chứng từ (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
Trên đây là một số thông tin về mẫu quyết định phát hành hóa đơn điện tử. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.