Thông thường, ngày lập và ngày ký của chứng từ điện tử thường vào cùng một ngày để tiện cho việc kê khai, nộp thuế và hạch toán thu chi. Vậy những chứng từ điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không và sử dụng chúng thế nào? Ngày xuất hóa đơn điện tử và ngày ký có cần trùng nhau? Mời bạn đọc theo dõi nội dung trình bày sau đây của LVN Group.
Ngày xuất hóa đơn điện tử và ngày ký
1. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau thế nào?
Thông thường, ngày lập và ngày ký chứng từ cần trùng nhau. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã gặp phải tình trạng ngày ký với ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ngày lập và ngày ký chứng từ để có thể xử lý tình huống này một cách tốt nhất.
Bảng phân biệt ngày lập và ngày ký chứng từ:
2. Hóa đơn điện tử ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không?
Quy định mới nhất, theo Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời gian ký số trên hóa đơn khác thời gian lập hóa đơn thì thời gian khai thuế là thời gian lập hóa đơn”.
Vì vậy, có thể thấy ngày lập chứng từ và ngày ký chứng từ không bắt buộc phải trùng nhau. Hoá đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ và đủ điều kiện kê khai thuế.
Tuy nhiên, tốt nhất doanh nghiệp nên lập chứng từ và ký số trong một ngày để đảm bảo các hoạt động được diễn ra đồng bộ nhất.
3. Ngày lập và ngày ký khác nhau trên hóa đơn điện tử được kê khai theo thời gian nào?
Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau thì kê khai thuế theo thời gian nào? Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp cần kê khai thuế theo ngày lập chứng từ điện tử.
Điều 9 của Nghị định nói trên cũng đã quy định về thời gian lập chứng từ chi tiết như sau:
- Đối với hoạt động bán hàng hoá (bao gồm cả tài sản nhà nước, sung quỹ nhà nước, hàng dự trữ quốc gia): là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua và đã thu được tiền hoặc chưa.
- Đối với hoạt động gửi tới dịch vụ: là thời gian hoàn thành việc gửi tới dịch vụ và đã thu được tiền hoặc chưa. Nếu người gửi tới dịch vụ thu tiền trước và trong khi gửi tới dịch vụ thì thời gian lập hóa đơn là thời gian thu tiền (không bao gồm thu tiền đặt cọc hay tạm ứng).
- Đối với trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc chỉ bàn giao từng phần: hóa đơn cần lập sau mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao. Nội dung ghi rõ khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Một số trường hợp đặc biệt được quy định thời gian lập hóa đơn như sau:
4. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có sao không?
Ngày ký không phải là thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Hoá đơn không có ngày ký vẫn được coi là hợp lệ khi có trọn vẹn thông tin về ngày lập và thực hiện đúng quy định pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngược lại, các chứng từ thiếu ngày lập hoặc được khởi tạo, phát hành và sử dụng không đúng quy định được coi là không hợp lệ. Theo quy định của pháp luật, thời gian lập chứng từ được sử dụng khi doanh nghiệp kê khai thuế. Do đó, chứng từ điện tử bắt buộc phải có ngày lập.
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về Ngày xuất hóa đơn điện tử và ngày ký. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.