Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Theo quy định, từ tháng 4/2023, Nhà nước triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Vậy hóa đơn điện tử có những lợi ích gì khi triển khai? Xuất chứng từ điện tử để làm gì? Mời bạn đọc theo dõi nội dung trình bày sau đây của LVN Group.
Xuất chứng từ điện tử để làm gì?
1. Hóa đơn điện tử là gì?
- Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
- Hóa đơn điện tử là 1 trong 3 cách thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử.
- Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; chứng từ khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.
2. Ý nghĩa của việc xuất hóa đơn điện tử
Lợi ích của hóa đơn điện tử nói chung (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của đơn vị Thuế và hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị Thuế)
1. Đối với doanh nghiệp:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn…);
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế;
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra;
– Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của đơn vị thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với đơn vị thuế và thông tin người bán gửi tới cho người mua.
2. Đối với đơn vị thuế và đơn vị khác của Nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp đơn vị thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn;
– Cơ quan thuế và các đơn vị quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay;
– Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
3. Đối với xã hội:
– Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên), tình trạng làm giả hóa đơn;
– Góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp;
– Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng;
– Sử dụng hóa đơn điện tử giảm tối đa việc sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn có mã của đơn vị thuế
– Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế có độ chính xác và tính bảo mật cao. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và nhân lực;
– Tổ chức, doanh nghiệp không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của đơn vị thuế. Tránh được việc nộp chậm, không nộp báo cáo dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
– Mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế giúp doanh nghiệp tăng độ uy tín khi giao dịch với khách hàng. Bằng cách tra mã xác thực trên hóa đơn tại website của đơn vị thuế, doanh nghiệp và khách hàng có thể biết được nguồn gốc hóa đơn. Hơn nữa, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp ngăn chặn gian lận hóa đơn trong công tác quản lý thuế.
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về xuất hóa đơn điện tử để làm gì. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.