Hóa đơn điện tử là dịch vụ được các doanh nghiệp tìm kiếm và sử dụng nhiều. Vậy bạn đã thực sự hiểu về hóa đơn điện tử hay chưa. Hãy cùng LVN Group theo dõi nội dung trình bày dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Hóa đơn điện tử là gì? Và Cách xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng số mới nhất.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Để trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì? Viettel xin gửi tới tới cho khách hàng một số thông tin cụ thể như sau:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định
Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
3. Khái niệm xuất hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi đi sâu vào nghiên cứu các nội dung khác liên quan, trước tiên, chúng ta phải nắm rõ khái niệm hóa đơn theo hợp đồng. Trong thực tiễn, khi bên mua và bên bán ký kết hợp đồng với nhau, hóa đơn được xuất ra từ hợp đồng đó chính là hóa đơn theo hợp đồng, ngoài ra nó còn có tên gọi khác là Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn đỏ.
Hóa đơn theo hợp đồng là chứng minh rõ ràng nhất cho những hoạt động mua bán hàng hóa, sản phẩm, cung ứng dịch vụ giữa hai bên. Do đó, các thông tin ghi trên loại hóa đơn này phải rõ ràng, chính xác và tuân theo các quy định của pháp luật về nội dung hóa đơn.
Các loại hóa đơn theo hợp đồng đang được sử dụng là:
+ Hóa đơn điện tử
+ Hóa đơn giấy (Hóa đơn đặt in – Hóa đơn tự in)
4. Nội dung xuất hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, bạn cần kiểm tra những nội dung dưới đây để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
4.1 Thông tin của người bán/mua
– Họ và tên của người mua: phải được ghi trọn vẹn và chính xác. Trong trường hợp người mua không gửi tới thông tin hoặc không lấy hóa đơn thì phải ghi chú lại.
– Tên đơn vị/tổ chức/công ty: cũng phải ghi trọn vẹn và chính xác. Trong trường hợp tên đơn vị/tổ chức/công ty quá dài, người lập hóa đơn có thể cân nhắc quy định viết tắt để rút ngắn tên đơn vị của mình lại.
Ví dụ, công ty trách nhiệm hữu hạn có thể viết tắt là công ty TNHH, công ty cổ phần viết tắt thành công ty CP,…
– Mã số thuế: trường thông tin này rất dễ viết sai, do đó người lập hóa đơn cần kiểm tra lại kĩ trước khi xuất hóa đơn.
– Địa chỉ: người lập hóa đơn lưu ý phải điền đúng địa chỉ được đăng ký trong Giấy phép đăng ký kinh doanh.
4.2 Đồng tiền ghi trên hóa đơn
– Phần tiền ghi trên hóa đơn theo hợp đồng sẽ không được làm tròn số lẻ.
– Trong trường hợp người mua dùng ngoại tệ để thanh toán, người lập hóa đơn phải ghi tổng tiền thanh toán bằng nguyên tệ và kèm theo Tiếng Việt tại mục “Số tiền bằng chữ”.
4.3 Chữ ký
– Chữ ký của người bán: ai là người lập hóa đơn thì sẽ là người đó trực tiếp ký, thường sẽ là thủ trưởng đơn vị, hoặc người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền để ký (phải có giấy ủy quyền), dấu của đơn vị sẽ được đóng vào bên trái của hóa đơn.
– Chữ ký của người mua: ai là người giao dịch trực tiếp thì sẽ là người đó ký. Tuy nhiên, chữ ký của người mua là không bắt buộc. Trong trường hợp người mua không trực tiếp tới mua thì người bán phải ghi rõ giao dịch qua điện thoại, qua Internet hay qua fax.
Trên đây là nội dung trình bày về Hóa đơn điện tử theo hợp đồng số mới nhất mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.