Trong nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh cao thì một doanh nghiệp muốn có những tối tác tiềm năng, đối tác lớn thì cần phải chuẩn bị cho mình một hồ sơ năng lực thật trọn vẹn, chuyên nghiệp. Hồ sơ năng lực có vai trò rất quan trọng, đây được xem là dẫn chứng nhằm chứng minh uy tín và năng lực của doanh nghiệp cho đối tác, tạo lòng tin giúp việc hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn. Vậy hồ sơ năng lực gồm những gì? Để trả lời câu hỏi này mời bạn hãy cùng LVN Group tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Hồ sơ năng lực là gì?
Hồ sơ năng lực hay còn được gọi với cái tên là company profile hoặc profile công ty. Là tài liệu thường được sử dụng trong những thương vụ hợp tác giữa doanh nghiệp của bạn với đối tác và khách hàng. Là tài liệu marketing vô cùng quan trọng, giúp truyền tải thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Hồ sơ năng lực được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, gồm nhiều trang A4 – thể hiện dưới dạng hình ảnh đi kèm nội dung. Hồ sơ năng lực cung cấp thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện.
Bộ hồ sơ năng lực giúp truyền tải thông tin từ bao quát đến cụ thể về doanh nghiệp của bạn, cụ thể như thông tin về thương hiệu (logo, slogan, sản phẩm doanh nghiệp), tầm nhìn, giá trị cốt lõi, kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động. Và tất nhiên, không thể thiếu là tiềm năng phát triển khi hợp tác giữa đối tác và doanh nghiệp của bạn.
Hồ sơ năng lực gồm những gì?
Thư ngỏ
Đôi lời chào hỏi thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem.
Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ sẽ phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.
Giới thiệu công ty
Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:
- Tên công ty
- Giấy phép kinh doanh
- Lĩnh vực hoạt động
- Lịch sử hình thành và phát triển
- Liên hệ ngay (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Phương châm hoạt động
- Tầm nhìn
- Sứ mệnh
- Giá trị cốt lõi
Năng lực công ty
Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư được không.
Thành tích đạt được
Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.
Vai trò, lợi ích của hồ sơ năng lực
Một bộ hồ sơ năng lực sẽ gồm những gì, vai trò thế nào là câu hỏi được rất nhiều khách hàng quan tâm. Nhằm giúp bạn có thể trả lời chi tiết vấn đề này, Biss Brand đã tổng hợp một số thông tin sau.
Hành trang trước đối tác khách hàng
Bộ hồ sơ năng lực chính là uỷ quyền, là bộ mặt của công ty. Thiết kế hồ sơ năng lực đẹp, ấn tượng, độc đáo, trọn vẹn thông tin sẽ tạo được dấu ấn tốt trong mắt khách hàng. Đây được coi là hành trang mà bất kỳ công ty nào cũng cần có khi đi gặp khách hàng, đối tác. Đừng đánh mất cơ hội của mình chỉ vì bộ hồ sơ năng lực yếu kém.
Tài liệu tham gia các dự án đấu thầu
Thời gian trước đây chỉ có các công ty bất động sản, xây dựng mới chú trọng thiết kế, làm bộ hồ sơ năng lực. Còn ngày nay bất kể công ty, lĩnh vực nào cũng có một bộ sơ năng năng lực cho riêng mình.
Đặc biệt khi tham gia buổi triển lãm, đấu thầu, khi không có thời gian để công tác thì bộ hồ sơ sẽ thay tất cả lời muốn nói. Công ty có thể đưa vào đây những thông tin quan trọng, nổi bật của mình, nhằm để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Thông qua bộ hồ sơ năng lực sẽ giúp bạn ký kết được nhiều hợp đồng lớn.
Xây dựng thương hiệu tăng doanh số bán hàng
Để tránh thương hiệu của bạn bị nhầm lẫn với bất kỳ thương hiệu nào khác thì bộ hồ sơ năng lực rất quan trọng. Đây là thứ tài liệu nhỏ gọn, trọn vẹn thông tin, dễ dàng tra cứu, tạo nên thương hiệu cho riêng công ty. Bất kỳ lúc nào khách hàng cần cũng có thể tìm hiểu thêm về công ty bạn.
Tạo niềm tin khi bán hàng
Trong quá trình bán hàng, nếu chỉ nói lời vô nghĩa sẽ rất khó khiến khách hàng có thể tin tưởng. Bạn cần chuẩn bị thêm giấy tờ, những thông tin chứng minh điều mình nói là thật. Tất cả những thông tin này sẽ có trong bộ hồ sơ năng lực. Một bộ hồ sơ năng lực công ty gồm những gì sẽ được trả lời kỹ hơn trong phần sau của bài viết.
Tạo thêm sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Một tờ quảng cáo hay tờ rơi rất dễ bị khách hàng bỏ qua khi nhìn thấy. Tuy nhiên, với bộ hồ sơ năng lực được thiết kế công phu, hình ảnh rõ ràng, thông tin trọn vẹn sẽ khiến khách hàng để ý hơn. Đối tác, khách hàng sẽ đánh giá được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp tốt hơn.
Yêu cầu của hồ sơ năng lực bạn cần phải biết
Một bộ hồ sơ năng lực thông thường của doanh nghiệp sẽ được thiết kế và in ấn đóng quyển, trung bình khoảng 20 trang trở lên. Và có thể có được bộ hồ sơ năng lực thực sự ấn tượng nó phải phụ thuộc vào 02 yếu tố đó chính là nội dung và cách thức.
– Bố cục nội dung:
Trang đầu tiên của một hồ sơ năng lực chính là thư ngõ. Đây chính là đôi lời chào hỏi của công ty đó dưới sự thay mặt của Giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty. Trong phần thư ngỏ này, doanh nghiệp cũng phần nào thể hiện được lĩnh vực cũng vực tầm vóc của mình cho khách hàng thấy được. Khi viết thư ngỏ, giọng văn trang trọng, thân tình và tràn đầy sự tự tin hãnh diện của doanh nghiệp mình.
Tiếp đến là giới thiệu khái quát về công ty. Phần nội dung này chắc chắc không thể không có trong hồ sơ năng lực. Giới thiệu công ty thường là những nội dung khái quát nhất, ví dụ: lĩnh vực, quy mô hoạt động, khu vực hoạt động, quy mô nhân sự, giấy phép kinh doanh, ngày thành lập, thời gian hoạt động, tổng kế chi nhánh và sản phẩm,…
Thứ ba đó là tầm nhìn và sứ mệnh. Tầm nhìn thể hiện được kế hoạch phát triển trong tương lai gần. Trong khi đó sứ mệnh sẽ chỉ ra được những định hướng mang tính chất xã hội trong thời gian dài hơn.
Thứ tư đó là lĩnh vực hoạt động của công ty. Phần này nên nêu cả các dịch vụ và phạm vi hoạt động.
Thứ năm là cơ cấu tổ chức, có thể được trình bày dưới dạng sơ đồ cũng như trình bày ảnh của chuyên viên công ty để thể hiện quy mô nhân sự của công ty.
Các trang tiếp theo sẽ PR chi tiết về các dịch vụ hay sản phẩm nổi bật của doanh nghiệp. Đây là phần sẽ ghi điểm trực tiếp với khách hàng cho nên doanh nghiệp chsu ý nên viết càng cụ thể càng tốt trong hồ sơ năng lực.
Thứ sáu đó là năng lực tài chính, đây được coi như một cơ sở để nhà đầu tư có thể căn cứ và quyết định có đầu tư được không. Bởi lẽ trong kinh doanh thì năng lực tài chính được xem là khả năng có thể thanh toán nợ nếu kết quả xấu nhất xảy ra trong đầu tư.
Và cuối cùng là các dự án tiêu biểu lẫn giải thưởng. Đây là phân thông tin riêng để bổ sung và hỗ trợ hiệu quả cho quá trình quảng bá doanh nghiệp.
– Hình thức trình bày:
Trong khi trình bày một hồ sơ năng lực, có khá nhiều yếu tố cần phải chú ý, bởi hồ sơ năng lực không chỉ đơn giản là vài tờ tư liệu mà nó được đóng trang gập gáy ngay ngắn như một quyển sổ thực sự, thậm chí còn phải đẹp mắt hơn. Đó cũng là lý do vì sao hiện nay có rất nhiều đơn vị nhận thiết kế hồ sơ năng lực doanh nghiệp chứ không phải ai cũng có thể thiết kế được. Nhìn chung thì sẽ có những yếu tố về cách thức sau:
Thứ nhất đó chính là tone màu và chủ đề của quyền hồ sơ năng lực. Có thể chọn màu chủ đạo dựa theo lĩnh vực mình làm hoặc chọn những gam màu có liên quan đến bộ phận nhận diện thương hiệu của mình. Ví dụ: một bộ hồ sơ năng lực của một công ty môi trường có thể chọn gam màu xanh lá, hay hồ sơ năng lực của một doanh nghiệp về đồ ăn nhanh có thể hướng đến tone màu vàng hoặc đỏ.
Có thể bạn quan tâm:
- Thời gian khiếu nại nghĩa vụ quân sự
- Quy trình tuyển quân nghĩa vụ quân sự
- Công dân nam đủ bao nhiêu tuổi trở lên phải đăng ký nghĩa vụ quân sự?
Liên hệ ngay
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Hồ sơ năng lực gồm những gì?“. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay nhu cầu sử dụng đến dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý như thủ tục ủy quyền khai nhận di sản thừa kế cần được trả lời, các LVN Group, chuyên gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 1900.0191 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
- FaceBook: www.facebook.com/lvngroup
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@lvngroup
- Youtube: https://www.youtube.com/Lvngroup
Giải đáp có liên quan
Trang bìa hồ sơ năng lực là cả bộ mặt của công ty. Trên đây phải có trọn vẹn logo, tên công ty, slogan, biểu tượng lĩnh vực kinh doanh. Thiết kế chủ đạo thiên về hướng đơn giản, sáng tạo, ấn tượng.
Đây sẽ là ấn tượng đầu tiên khách hàng nhận được nên hãy chú trọng và làm cẩn thận. Bạn nên chọn tông màu chủ đạo liên quan đến ngành nghề, đồng điệu với màu logo.
Có 2 loại profỉle công ty chính:
Profile dạng quyển: đây là tài liệu được thiết kế và in ấn thành phẩm với số lượng lớn. Doanh nghiệp có thể mang theo mọi nơi để cho vào hồ sơ chào thầu, dự thầu, tài liệu đi kèm với các tài liệu bán hàng khác. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng để trao tay làm quà tặng cho khách hàng, đối tác.
Profile điện tử: đây là định dạng profile sử dụng để up lên các kênh online của doanh nghiệp như website. Profile này còn có tên gọi khác là profile online hay E-profile. Khách hàng, đối tác, người dùng chỉ cần có thiết bị được kết nối internet là có thể xem được profile của doanh nghiệp một cách dễ dàng. Tất nhiên là vẫn trọn vẹn các bước thiết kế, tuy nhiên thay vì in ấn thì chúng ta sử dụng luôn định dạng online.
Thực tế, không có quy định chung cho dung lượng trang trong cuốn hồ sơ năng lực. Mỗi công ty khác nhau về ngành nghề, quy mô, năng lực và mục đích làm hồ sơ năng lực. Vì vậy, dung lượng trang chỉ nên cân nhắc sao cho phù hợp. Một vài lưu ý về số lượng trang trong cuốn hồ sơ năng lực công ty.
Số lượng trang thông thường từ 12 đến 20 trang trở lên
Đảm bảo số trang phải chia hết cho 4 để không có trang trắng
Doanh nghiệp mới thành lập, dung lượng trang thường từ 12 đến 20 trang. Doanh nghiệp lớn, dung lượng trang thường từ 20 trang trở lên để thể hiện rõ quy mô và năng lực.
Xác định số trang ngay từ đầu để triển khai dàn trang, chia trang phù hợp. Số trang có thể phát sinh nếu thông tin doanh nghiệp muốn thể hiện nhiều hơn dung lượng trang xác định ban đầu.