Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và là xu hướng hóa đơn tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, đúng pháp luật, nội dung trình bày dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp. Vậy Hướng dẫn kiểm tra mẫu hóa đơn có hợp lệ không thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!
1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp
Hóa đơn điện tử hợp lệ được hiểu là hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ trọn vẹn các tiêu thức nội dung theo hướng dẫn pháp luật hiện hành.
Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC, các hóa đơn điện tử khi xuất đáp ứng các tiêu thức nội dung bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành trước khi xuất, đồng thời phải tuân thủ trọn vẹn các quy định về tạo lập hóa đơn theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp hiện nay
Hiện nay, cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, người dùng có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
Kiểm tra trên Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Bước 1: Kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Trước tiên, người dùng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng mắt thường thông qua kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn.
Khi chắc chắn không có sai sót gì, người dùng sẽ truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.
Bước 2: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế
Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT
Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).
Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu
Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền trọn vẹn thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:
- Mã số thuế người bán HHDV;
- Mẫu số;
- Ký hiệu hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Nhập mã xác thực.
Cuối cùng, sau khi đã nhập trọn vẹn và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.
Bước 5: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu
Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.
Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với trọn vẹn cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.
Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.
3. Phân loại các hóa đơn được coi là hóa đơn hợp lệ
– Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn có dòng thuế GTGT trên tờ hóa đơn):
Là loại hóa đơn mà khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ xuất hóa đơn này cho bạn. Đây là loại hóa đơn tài chính do Cơ quan Thuế quản lý và phải báo cáo cho Cơ quan Thuế định kỳ hàng quý nên đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp nhận được khấu trừ VAT đầu vào. Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
– Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp) trên hóa đơn không có các dòng thuế GTGT:
Khi bạn mua hàng hóa dịch vụ của những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của các hộ và cá nhân kinh doanh thì những đơn vị này sẽ xuất hóa đơn trực tiếp cho bạn.
Đây là loại hóa đơn thuế quản lý và cũng cần phải báo cáo cho đơn vị thuế biết định kỳ hàng quý nên đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
– Các loại hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
Đây là loại hóa đơn đặc thù của những công ty chuyên kinh doanh vận tải hành khách. Và đây là loại hóa đơn mà Cơ quan Thuế quản lý và công ty cũng phải định kỳ báo cáo cho đơn vị thuế, nên đây là loại hóa đơn mà thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN và cũng được khấu trừ VAT đầu vào nhưng do giá trị nhỏ thường khi đi làm các bạn hạch toán cả phần thuế GTGT vào chi phí.
Trên đây là Hướng dẫn kiểm tra mẫu hóa đơn có hợp lệ không? mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!